Zoho Projects Test

by Zoho Corporationletztes Update 16. September 2020
3.4/5
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Kostenlose Testphase

Zoho Projects Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.4/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
großer Funktionsumfang
sehr gute Kommunikationsmöglichkeiten
gute Übersichten auf Dashboards

Nachteile

Interface etwas altbacken
ausbaufähiger Support, nur auf Englisch
deutsche Übersetzung inkonsistent
projektübergreifendes Arbeiten eingeschränkt

Überblick

Die webbasierte Projektmanagement-Software Zoho Projects überzeugt mit vielen Funktionen für einen vergleichsweise günstigen Preis. Das macht sie besonders für Start-ups oder kleinere Unternehmen interessant. Zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten verbessern die Zusammenarbeit: von der Kommentarfunktion über Chats bis hin zu projektbezogenen Foren zum Austausch mit dem Team.

Wichtige Projektmanagement-Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Budget- und Ressourcenplanung, Automatisierungen, Fehler-Tracking und Zeiterfassung sind vorhanden. Bei Sicherheit und Datenschutz kann Zoho Projects ebenfalls punkten und durch die mobile App bleibt das Team auch unterwegs auf dem Laufenden.

Zoho Projects bietet ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Das Interface der Software erscheint aber nicht ganz auf der Höhe der Zeit und bei der deutschen Version haben sich einige Fehler in der Übersetzung eingeschlichen. Nutzer mit hohen Anforderungen werden auch ein wenig Zeit brauchen, um sich zurechtzufinden und alles nach Wunsch einzurichten. Dabei ist der unzureichende Support ein Hindernis: Er ist lediglich auf Englisch verfügbar und der Hilfebereich glänzt nicht durch Übersichtlichkeit. Auch bei den möglichen Integrationen hat das Tool noch Nachholbedarf.

In diesem Zoho Projects-Test haben unsere Experten Funktionen und viele weitere Software-Aspekte analysiert.

Zoho Projects Test Screenshot Interface Kanban

Was ist Zoho Projects?

Zoho Projects ist eines der rund 40 Produkte aus dem Hause Zoho Corporation, eine indische Software-Firma, die in erster Linie webbasierte Business Tools anbietet. Das Unternehmen wurde 1996 von Sridhar Vembu und Tony Thomas gegründet - damals noch unter dem Namen AdventNet mit Fokus auf Netzwerkmanagement. Die erste internationale Expansion erfolgte 2001 nach Japan. Mit einer Veröffentlichung 2006 ist Zoho Projects eines der älteren und etablierteren Tools im Portfolio.

2009 wurde die Firma in Zoho Corporation umbenannt. Mittlerweile bietet das Unternehmen zahlreiche Apps aus den Bereichen CRM, Marketing, Sales, Kollaboration, Finanzen, HR und IT. Über 50 Millionen Menschen weltweit nutzen die Lösungen von Zoho. Rund 7.000 Mitarbeiter sind an verschiedenen Standorten im Einsatz.

Daten und Fakten

Mitarbeiter10.000
Kunden weltweit13000000
Gründung1996
GründerSridhar Vembu, Tony Thomas
HauptsitzChennai, India and Pleasanton, California, USA
CEOSridhar Vembu

Zoho Projects Projektmanagement-Funktionen

Gerade in Anbetracht des Preises kann Zoho Projects mit zahlreichen Funktionen überzeugen und ist bei Projektplanung und Kollaboration gut aufgestellt. Unternehmen mit hohen Ansprüchen an die Ressourcenplanung und agile Teams könnten allerdings an die Grenzen des Tools stoßen. Projektübergreifendes Arbeiten ist außerdem nicht ganz leicht, da die Software immer stark von der Projektebene ausgeht.

Projektplanungs-Software

Zoho Projects bietet viele Funktionen zur Projektplanung: Teams können Vorlagen erstellen, Aufgaben verteilen und automatisieren sowie den Fortschritt im Blick behalten. Dabei helfen unter anderem Kanban- und Gantt-Übersicht. Das Interface könnte allerdings an einigen Stellen übersichtlicher sein.

Gantt-Software

Nutzer können sich hier einen zeitlichen Überblick verschaffen und Abhängigkeiten herstellen. Auf Wunsch lassen sich direkt im Diagramm Informationen wie Aufgabentitel und Verantwortlicher anzeigen. Ab dem Express-Tarif können Teams die Aufgaben auch gleich dort verschieben. Leider kann die Ansicht nicht gut angepasst werden, sodass auch bei kurzen Projektzeiträumen eine Übersicht von zwei Monaten angezeigt wird.

Kanban-Software

Neben der klassischen Aufgabenansicht als Liste sowie einer vereinfachten Ansicht mit weniger Details ist auch ein Projektüberblick nach dem Kanban-Modell für alle Tarife verfügbar. Die Tasks lassen sich per Drag&Drop verschieben und verändern dadurch automatisch den Status. Beim Klick auf eine Aufgabe öffnet sich ein großes Fenster zur Bearbeitung. Dieses verdeckt leider das komplette Board und stört ein wenig die Übersicht.

Die Aufgabenverwaltung funktioniert in Zoho Projects relativ einfach. Nutzer können viele Informationen wie Zuständiger, Zeitraum und Priorität festlegen sowie ein Aktivitätenprotokoll zu jeder Aufgabe ansehen. Das Dashboard bietet außerdem einen guten Überblick für jedes Projekt. Das etwas unausgereifte Interface stört aber manchmal den Projektmanagement-Flow.

Ab dem Premium-Tarif können Teams ihre Workflows mit sogenannten Blueprints abbilden und automatisieren. Zum Beispiel lassen sich Personen automatisch zuteilen und Benachrichtigungen für Statusänderungen einstellen. Die Erstellung braucht etwas Zeit und Arbeit, die Funktion kann aber sehr hilfreich sein.

Mit zahlreichen Funktionen unterstützt das Tool den Überblick über den aktuellen Projektfortschritt, zum Beispiel auf dem Dashboard oder über den Prozentwert, den die Zuständigen für jede Aufgabe auswählen können. Auch Meilensteine für Projektetappen lassen sich definieren.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Eine Kommentarfunktion zu Aufgaben und Projekten bieten viele Softwares. Zoho Projects hat darüber hinaus aber auch einen Chat für den direkten Austausch mit Teammitgliedern und ein Forummodul im Angebot. Auch die externe Zusammenarbeit ist möglich. 

Messaging Tools

Durch den integrierten Chat können Nutzer direkt mit Teamkollegen interagieren - einzeln oder in einer Gruppe. Das geht entweder in einem großen Fenster oder in einem kleinen am unteren Rand, sodass sie parallel weiterarbeiten können. Im Chat lassen sich auch Dokumente anhängen.

Dateien lassen sich bei jeder Aufgabe hinzufügen oder auch im Chat senden. Außerdem gibt es eine Übersicht aller Dokumente eines Projekts.

Zoho Projects unterscheidet zwei Nutzertypen: Portalbenutzer und Kundenbenutzer. Erstere gehören zum eigenen Team, letztere sind Auftraggeber, die am Projekt mitarbeiten oder auf dem Laufenden bleiben wollen. Auch für diese fallen die regulären Kosten an. Unternehmen können die Berechtigungen differenziert verwalten - dafür brauchen sie allerdings den Enterprise-Tarif.

Diskussionstools

Teams haben viele Optionen: Die projektbezogenen Foren ermöglichen einen langlebigeren Austausch zu Projektthemen als die Kommentare zu einer einzelnen Aufgabe, die ebenfalls verfügbar sind. Auch der Chat erlaubt Diskussionen. 

Ressourcenplanungstools

Zoho Projects verfügt über Funktionen für Budget- und Kapazitätsmanagement sowie zur Zeitplanung und -erfassung. Allerdings sind Ansicht und Funktionalität nicht immer optimal. Die Integration Zoho Analytics (ab dem Premium-Tarif möglich) bietet zahlreiche weitere Analyse- und Visualisierungsmöglichkeiten.

Ab dem Express-Tarif ist eine Zeiterfassung verfügbar, allerdings wenig komfortabel: Die User können dort keine Stoppuhr verwenden, sondern nur manuell ihre aufgewendete Zeit eintragen. Für die Erfassung brauchen sie möglicherweise ein separates Tool. Immerhin lassen sich die Stunden in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden gliedern.

Ab dem Premium-Tarif können Unternehmen einen Budgetüberblick gewinnen. Die Einrichtung kann etwas komplex sein, aber die Übersicht ist solide und wird regelmäßig aktualisiert. Wer Zoho Invoice oder Zoho Books für seine Finanzen nutzt, profitiert von der Integrationsmöglichkeit.

Ein Diagramm zur Ressourcenauslastung ist ab dem Premium-Tarif verfügbar. Dort lassen sich auch direkt Aufgaben verschieben und ausgewogener verteilen. Leider werden die zugeteilten und verfügbaren Stunden der einzelnen Teammitglieder in einer Wippen-Ansicht angezeigt. Das ist wenig intuitiv und erschwert die Planung. 

Alle Aufgaben lassen sich mit einem Zeitrahmen versehen und das Gantt-Diagramm veranschaulicht die Abläufe. Auch eine Kalenderansicht ist verfügbar, dort kann allerdings immer nur der Monat angezeigt werden, nicht die Woche oder das Jahr.

Agile Projektmanagement-Software

Zoho Projects ist nicht speziell auf das agile Projektmanagement ausgerichtet. Für agile Teams, zum Beispiel aus der IT, gibt es wahrscheinlich bessere Lösungen. Trotzdem ist immerhin ein Fehler-Tracking vorhanden, es lassen sich mit etwas Arbeit Scrum-Prozesse abbilden und Nutzer können sich mit einer Integration behelfen.

Scrum Software

Teams können versuchen, ihre Scrum-Prozesse mit Zoho Projects umzusetzen und sich zum Beispiel das Kanban-Board entsprechend einzurichten. Es handelt sich aber nicht um eine Scrum Software. Die Integration von Zoho Sprints hilft hier weiter und kann Lücken schließen.

Mit dem Fehler-Tracking können Probleme gemeldet und ihr Status dokumentiert werden. Sie lassen sich einem Teammitglied zuweisen, mit Informationen ergänzen sowie filtern und exportieren. Das hilft IT-Teams, aber auch anderen Abteilungen. 

Zoho Projects Preise

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Kostenlose Testphase

Zoho Projects bietet ein differenziertes Pricing an, sodass für jedes Unternehmen die richtige Variante dabei sein sollte. Die kostenlose Option ist bereits eine solide Lösung für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams. Wer Einstellungen personalisieren möchte, viele Funktionen benötigt oder ein großes Team hat, kann einen der vier kostenpflichtigen Tarife nutzen - von Standard über Express und Premium bis hin zu Enterprise.

Insgesamt ist Zoho Projects eine eher günstige Projektmanagement-Software. Bei einer jährlichen Zahlungsweise sparen Unternehmen gegenüber der monatlichen Zahlung. Alle Tarife lassen sich vorab zehn Tage kostenlos testen.

Für diesen Zoho Projects-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Zoho Projects gibt es die komplette Übersicht

Premium

ab 4 /Nutzer/Monat

alle Express-Funktionen
15-100 Nutzer
20 Projektvorlagen
100 GB Dateispeicher
Aufgabenautomatisierung
Übertragung von Daten und Fortschritt aus Unter-Tasks
Automatisierung für Fehler
Ressourcenauslastung pro Projekt
Soll/Ist-Ansicht
vier Arten von Abhängigkeiten
mehrere Integrationen
Chatbot mit künstlicher Intelligenz

Express

ab 3 /Nutzer/Monat

alle Standard-Funktionen
12-50 Nutzer
unbegrenzte Projekte
10 Projektvorlagen
20 GB Dateispeicher
wiederkehrende Aufgaben
benutzerdefinierte Ansichten
interaktive Gantt-Diagramme
Integration mit Zoho Invoice und Zoho Books
Genehmigung für Zeitnachweise
Anpassung an Geschäftszeiten (Feiertage, Wochenenden)

Enterprise

ab 5 /Nutzer/Monat

alle Premium-Funktionen
ab 20 Nutzer, unbegrenzt skalierbar
30 Projektvorlagen
120 GB Dateispeicher
personalisierbare Felder
benutzerdefinierte Rollen und Profile
globales Gantt-Diagramm
globale Ressourcenauslastung
projektübergreifende Abhängigkeiten
Service Level Agreement für Fehlerverfolgung
personalisierte Web Domain
differenzierte Berechtigungen für Rollen und Profile
kritischer Pfad im Gantt-Diagramm
visueller Vergleich geplanter und tatsächlicher Zeitplan
benutzerdefinierte Teams

Kostenlos

3 Nutzer
2 Projekte
10 MB Dateispeicher
Gantt-Diagramm-Ansicht
Dokumente teilen
Kalender und Foren
Integration von Google-Apps
Integration Zoho CRM und Zapier
personalisierte Statusoptionen

Standard

ab 2,50 /Nutzer/Monat

alle kostenlosen Funktionen
6-10 Nutzer
10 Projekte
5 Projektvorlagen
5 GB Dateispeicher
benutzerdefinierter Status für Aufgaben und Projekte
Issue-Tracker-Modul
Aufgabenabhängigkeit
Unteraufgaben
Google-Tasks-Synchronisierung
grundlegende Fehlernachverfolgung
Gamescope (Add-on für Gamification im Team)

Zoho Projects Sicherheit und Datenschutz

Zoho nimmt das Thema Sicherheit für alle seine Produkte ernst. Videoüberwachung und strenge Zugangskontrollen gewährleisten die physische Sicherheit der Rechenzentren. Das Netzwerk wird durch Firewalls geschützt und eine verteilte Architektur soll dafür sorgen, dass Nutzer Serverausfälle gar nicht erst bemerken. Daten sind sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt. Benutzerdateien werden automatisch auf Malware gescannt. Komplette Back-ups erfolgen wöchentlich, partielle täglich.

Für europäische Nutzer interessant: Zoho Projects nimmt die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ernst und hat seine Datenverarbeitung darauf angepasst. Dazu gehört zum Beispiel das Zugriffsrecht auf erfasste Quellinformationen und das Recht auf Datenlöschung nach Kündigung. Außerdem werden die Daten von europäischen Nutzern automatisch in einem Rechenzentrum innerhalb der EU gespeichert.

Zoho Projects Integrationen

Zoho Projects bietet einige Integrationen an, um das Projektmanagement zu erleichtern. Der gewählte Tarif entscheidet jeweils über die verfügbaren Integrationen. Einige davon stammen aus der Suite der Zoho Corporation, zum Beispiel Zoho Sprints für agiles Arbeiten, Zoho CRM für die Kundenpflege und Zoho Invoice/Books für die Finanzen.

Die weiteren Integrationen sind nicht sehr zahlreich, aber für viele Unternehmen wahrscheinlich schon ausreichendBesonders Zapier ist hilfreich, da sich darüber zahlreiche weitere Apps integrieren lassen. 

  • Google Drive
  • Gmail
  • Google Calendar
  • Office 365
  • Slack
  • MS Teams
  • Zapier
  • Bitbucket
  • GitHub

Interface

In puncto Design kann Zoho Projects nicht ganz mit eleganteren Tools mithalten. Das Interface wirkt etwas altbacken und die Menüpunkte bieten teilweise nicht genug Platz für die deutschen Übersetzungen, sodass sie abgeschnitten, verschoben oder falsch getrennt erscheinen. Leider ist die Benutzeroberfläche auch inkonsistent übersetzt: Der Großteil ist auf Deutsch und das auch in ausreichender Qualität, doch immer wieder stolpern Nutzer über englische Beschreibungen wie “More” oder “Discussion”. Gelegentlich stören auch kleinere Grammatikfehler das Erlebnis.

Wer sich davon nicht stören lässt, findet insgesamt aber eine Oberfläche vor, mit der er relativ gut arbeiten kann. Die Dashboards sorgen für Überblick - sowohl insgesamt als auch auf Projektebene. Sie sind personalisierbar und zeigen dem Nutzer auf einen Blick, was für ihn persönlich und in seinen Projekten ansteht. Dort sind auch Visualisierungen in Diagrammen möglich. Das Menü am linken Rand erlaubt eine solide Navigation durch das jeweilige Projekt.

Mobile App

Eine Smartphone-App zu Zoho Projects ist für iOS und Android verfügbar. Die Anpassung an die mobile Ansicht sorgt für mehr Übersichtlichkeit auf dem kleinen Display. Doch auch die Funktionen und die Benutzung unterscheiden sich: Während die Webversion mit einem großen Dashboard startet, das einen Gesamtüberblick über Aufgaben und Projekte verschafft, ist die Hauptansicht in der App ein Feed mit den letzten Aktivitäten.

Die App ist anscheinend vor allem darauf ausgerichtet, unterwegs auf dem Laufenden zu bleiben. Gantt-Diagramme oder die Kalenderansicht sind darin nicht zu finden. Wer den vollen Umfang benötigt, muss sich also an den Schreibtisch setzen.

Hilfe und Support

Leider sind Support und Hilfebereich bei Zoho Projects nur auf Englisch verfügbar. Mehrere Anleitungen sollen den Einstieg erleichtern, sind aber nur bei guten Englischkenntnissen hilfreich. Die illustrierenden Screenshots sind zum Teil so klein, dass Nutzer sie erst als Pop-up öffnen müssen, um den Inhalt zu erkennen. Einige Tutorial-Videos haben eine schlechte Auflösung, sind sehr kurz und ohne Erklärstimme, lediglich mit Musik unterlegt. Über die Seiten verstreut finden sich immer wieder auch bessere Videos, die aber nicht übersichtlich an einem Ort bereitgestellt werden. Ein umfangreicher FAQ-Bereich ist vorhanden, die Antworten umfassen allerdings meist nur ein bis zwei Sätze und helfen so oft nicht weiter.

Wer einen persönlichen Support wünscht, kann eine E-Mail schreiben oder ein Formular ausfüllen. Diese Wege sind aber wenig benutzerfreundlich oder zuverlässig, außerdem ebenfalls nur auf Englisch nutzbar. In einem Community-Forum lassen sich Fragen stellen, die von anderen Nutzern und Zoho-Mitarbeitern beantwortet werden. Besonders übersichtlich ist das aber nicht. Direkt aus dem Tool heraus ist ein Support Chat nutzbar. Dieser eignet sich eher für kurze Anfragen und ist nur auf Englisch, bietet aber schnelle Antworten und der Chat-Verlauf wird danach automatisch per E-Mail zugestellt.

Zoho Projects Alternativen

Noch nicht überzeugt von dieser Projektmanagement-Software? Hier einige Alternativen zu Zoho Projects:

Fazit

Zoho Projects kann vor allem beim Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen: Nutzer bekommen hier viele Funktionen für vergleichsweise wenig Geld und finden durch das differenzierte Preismodell sicher die richtige Option. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit finden die Teams sich wahrscheinlich gut zurecht und können ihre Projekte effizient und übersichtlich organisieren. Hier sind besonders die guten Kommunikationsmöglichkeiten hervorzuheben, doch auch die anderen Projektmanagement-Funktionen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Automatisierungen, Budgetmanagement und Fehler-Tracking sind solide. Kapazitätsplanung und Zeiterfassung sind vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig, aber immerhin vorhanden. Sicherheit und Datenschutz lassen bei Zoho Projects kaum zu wünschen übrig.

Leider trüben das etwas altbackene Interface und die zuweilen holprige deutsche Übersetzung den Spaß am Projektmanagement. Die Integrationen sind nicht besonders umfangreich und die mobile App bietet weniger Funktionen als die Webversion. Außerdem könnte der wenig hilfreiche Support zum Problem für Unternehmen werden.

FAQ

Besonders im Bereich Projektplanung und Kollaboration überzeugt Zoho Projects mit vielen Funktionen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Automatisierungen und Chats. Auch Ressourcenplanung und Fehler-Tracking sind verfügbar, aber hier kommt es auf die individuellen Anforderungen des Teams an, ob die Software ausreicht.
Zoho Projects bietet eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang an. Darüber hinaus gibt es vier Tarife, die jeweils pro Benutzer pro Monat abgerechnet werden. Der Standard-Tarif kostet bei jährlicher Zahlung 2,50 € pro Nutzer im Monat, die Express-Variante 3 €, die Premium-Option 4 € und der Enterprise-Tarif 5 €. Bei monatlicher Zahlung sind die Kosten jeweils ein wenig höher.
Es gibt bei Zoho Projects einen kostenlosen Tarif, der für kleine Teams und wenig komplexe Projekte schon ausreichend sein kann. Doch auch die anderen Tarife sind vergleichsweise günstig und können sich lohnen, um mehr Funktionen zu erhalten.