Wrike Test

by Wrike, Inc.letztes Update 16. September 2020
4.2/5
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Kostenlose Testphase

Wrike Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.2/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

viele Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten
auch komplexe Projekte darstellbar
viele Ansichtsoptionen
Interface klar strukturiert
eines der Rechenzentren in der EU

Nachteile

kann für Einsteiger unübersichtlich wirken
vergleichsweise hohe Kosten
wenige Kommunikationsmöglichkeiten

Überblick

Wrike gehört zu den etablierten Anbietern im Bereich Projektmanagement-Software und überzeugt mit vielen Funktionen. Der Überblick über die Aufgaben ist je nach Vorliebe als Liste, Tabelle, Kanban-Board oder Gantt-Diagramm möglich. Personalisierbare Vorlagen erleichtern die Arbeit und Dokumente lassen sich leicht verwalten. Obwohl es sich um ein US-Unternehmen handelt, existiert auch ein Rechenzentrum in der EU. Wrike kommt damit den europäischen Kunden mit Bedenken in puncto Datenschutz entgegen.

Wrike überzeugt als etablierter Anbieter mit vielen Funktionen.

Das differenzierte Pricing-Modell ermöglicht es, genau den richtigen Tarif für die eigenen Anforderungen zu finden. Wer im Verlauf feststellt, dass er weitere Funktionen benötigt, kann ein Upgrade in einen höheren Tarif vornehmen. Viele interessante Projektmanagement-Möglichkeiten sind nur in den beiden höchsten Tarifen oder sogar als kostenpflichtiges Add-on verfügbar. Einsteiger oder Teams, die nur wenige Funktionen brauchen, könnten sich dagegen vom vollen Funktionsumfang auch überfordert fühlen. Kleinere Unternehmen finden also möglicherweise bei einem anderen Anbieter die passende Lösung.

In diesem Wrike-Test haben unsere Software-Experten Funktionen, Preise, Support und viele weitere Aspekte analysiert.

Wrike Test Screenshot Gantt-Diagramm

Was ist Wrike?

Wrike wurde 2006 von Andrew Filev gegründet und gehört damit zu den langjährigen Playern unter den Projektmanagement-Softwares. Noch im selben Jahr veröffentlichte das Unternehmen eine Beta-Version des Tools. Zunächst wurde Wrike eigenfinanziert, erhielt aber ab 2012 auch Investments, unter anderem 10 Mio. US-Dollar von Bain Capital. 2018 erlangte das Unternehmen ein langfristiges Investment von Vista Equity Partners, die dadurch auch eine Mehrheitsbeteiligung halten.

Mittlerweile hat Wrike rund 1.000 Mitarbeiter und unterhält neben dem Firmensitz im kalifornischen San Jose auch Filialen in San Diego, Dublin, Melbourne, Tokyo und Prag. Von 2015 bis 2019 erhielt das Unternehmen jedes Jahr einen Platz unter Deloitte’s Technology Fast 500 für Nordamerika. So werden die Technologieunternehmen mit dem größten Wachstum in der jeweiligen Region ausgezeichnet.

Daten und Fakten

Mitarbeiter500
Kunden weltweit1000000
Gründung2006
GründerAndrew Filev
HauptsitzSan Jose, California, USA
CEOAndrew Filev

Wrike Projektmanagement-Funktionen

Vor allem bei der Projektplanung überzeugt Wrike mit einem großen Funktionsumfang und verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten. Die Kommunikation der Teammitglieder untereinander ist dagegen etwas eingeschränkt und auch die externe Kollaboration kann kompliziert werden. Für die Ressourcenplanung gibt es hilfreiche Funktionen, die teilweise nur in höheren Tarifen verfügbar sind. Grundsätzlich ist Wrike auch für agiles Projektmanagement geeignet, erfüllt aber vielleicht nicht alle Anforderungen agiler Teams, zum Beispiel aus dem IT-Bereich.

Projektplanungs-Software

Bei der Planung und Steuerung von Projekten lässt Wrike kaum Wünsche offen und bietet viele Funktionen. Eine klare Struktur und verschiedene mögliche Ansichten lassen die Organisation leicht von der Hand gehen. Die personalisierbaren Projektvorlagen helfen beim Einstieg und Teams können auch ihre eigenen Templates nach ihren Bedürfnissen erstellen.

Gantt-Software

Das Gantt-Diagramm ist ab dem Professional-Tarif verfügbar. Es zeigt die Aufgaben und ihre Abhängigkeiten übersichtlich im zeitlichen Verlauf. Die Farbcodierung macht auf einen Blick erkennbar, welchen Status die Aufgabe aktuell hat. Teilaufgaben lassen sich aus- und einklappen - je nachdem, wie detailliert oder übersichtlich das Diagramm sein soll. Nutzer können direkt im Gantt-Diagramm die Deadlines anpassen und so die Zeitplanung verändern.

Kanban-Software

Eine der in Wrike verfügbaren Ansichten ist ein Kanban-Board. Es ist klar und übersichtlich und die Aufgabenkarten lassen sich einfach per Drag&Drop verschieben. Praktisch: Ihr Status ändert sich dabei automatisch. Umgekehrt landen sie auch automatisch in einer anderen Liste, wenn ein Teammitglied den Status der Aufgabe verändert - egal in welcher Ansicht. 

Wrike bietet viele Optionen bei der Aufgabenverwaltung. Die Übersicht lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. Für viele Nutzer ist das sicher hilfreich, für manche aber vielleicht auch unübersichtlich. Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt in einem eigenen Fenster. Dort lassen sich unter anderem Aufgaben zuweisen, Dateien anhängen, Abhängigkeiten herstellen und Kommentare hinzufügen.

In einem Wrike-Workflow bilden die verschiedenen Statusoptionen die einzelnen Schritte, die jede Aufgabe durchläuft. Durch Deadlines und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ist auch erkennbar, in welcher Reihenfolge sie zu erledigen sind. Im Business- oder Enterprise-Tarif gibt es eine praktische Automatisierungsmöglichkeit: Je nach Status einer Aufgabe ordnet Wrike ihr automatisch ein bestimmtes Teammitglied zu. 

Besonders wichtige Aufgaben lassen sich als Meilensteine kennzeichnen und werden im Gantt-Diagramm anders angezeigt. So kann das Team in der Ansicht schnell erkennen, welche dieser Teilziele erreicht sind. Ab dem Business-Tarif ist auch ein automatisch errechneter Projektfortschritt verfügbar. 

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Beim Thema Zusammenarbeit hat Wrike etwas Nachholbedarf: Mitglieder können nicht miteinander chatten und die externe Kollaboration ist zwar möglich, kann aber kompliziert werden: Die unterschiedlichen Berechtigungen von externen Nutzern und Gastnutzern sind etwas unübersichtlich und eine Zusammenarbeit mit Externen kann zusätzliche Kosten verursachen.

Teammitglieder können jedem Projekt und jeder Aufgabe Dateien hinzufügen, die gesammelt in der Aufgabenansicht angezeigt werden. Außerdem sind Ordner mit allgemeinen Informationen möglich, in denen das Team alles an einem Ort findet. Die kostenpflichtigen Add-ons Wrike Proof und Wrike Publish vereinfachen bei Bedarf außerdem die Zusammenarbeit an Dateien.

Um mit Personen wie zum Beispiel einem externen Entwickler zusammenzuarbeiten, können Teams sie als externe Nutzer oder als Gastnutzer hinzufügen. Die erste Option verbraucht einen der kostenpflichtigen Nutzerplätze, die zweite nicht. So kann eine kurzzeitige Zusammenarbeit mit mehreren Externen für höhere Kosten sorgen. Auch die Berechtigungen sind unterschiedlich.

Diskussionstools

Diskussionen sind in der Ansicht der einzelnen Aufgaben möglich. Dort lassen sich Kommentare hinzufügen, bestimmte Personen direkt ansprechen und auch Emojis verwenden. Weil in diesem Verlauf auch Änderungen wie Status-Updates angezeigt werden, kann es dort aber schnell unübersichtlich werden.

Ressourcenplanungstools

Wrike bietet einige Möglichkeiten zur Ressourcenplanung: Die Zeitplanung bei Aufgaben funktioniert und es gibt Wege für Zeiterfassung und Kapazitätsplanung. Diese sind aber erst ab einem höheren Tarif verfügbar. Ein Budgetmanagement ist nicht vorhanden.

Die Zeiterfassung ist entweder über einen Timer oder über manuelle Eingabe des Aufwands möglich. Der Timer lässt sich auch pausieren, wenn die Aufgabe unterbrochen wird. Hilfreich: Über selbst angelegte Zeiterfassungs-Kategorien können Unternehmen die Einträge besser auswerten. So wird zum Beispiel deutlich, wie viel Zeit das Team in einem Projekt mit Meetings verbracht hat. 

Das kostenpflichtige Add-on Wrike Resource unterstützt bei einem möglichst guten Einsatz der verfügbaren Ressourcen. Die Arbeitsauslastung der Teammitglieder wird visualisiert und die Ausgaben lassen sich leicht hin und her schieben, bis die richtige Verteilung gefunden ist. Ohne das Add-on bietet Wrike aber keine Möglichkeit, Ressourcen zu managen.

Jede Aufgabe und Teilaufgabe lässt sich mit einem Zeitfenster versehen. So ist die Deadline immer klar ersichtlich und im Gantt-Diagramm sind die zeitlichen Abläufe gut erkennbar. Bei Planänderungen sind sie auch schnell angepasst.

Agile Projektmanagement-Software

Wrike hat eine Kanban-Ansicht und ermöglicht die Darstellung von Scrum-Prozessen. Für Teams mit dem kostenlosen oder einem günstigeren Tarif könnte es aber schwierig sein, die Projekte nach ihren Anforderungen aufzubauen.

Scrum Software

Wrike ist keine klassische Scrum-Software. Grundsätzlich ist es aber möglich, Scrum-Prozesse in Wrike abzubilden. Die Projektaufgaben lassen sich entsprechend anlegen und das Kanban-Board visualisiert den Status.

Für IT-Teams kommt Wrike in Frage, in der Regel aber vermutlich nicht als erste Wahl. Es ist nicht explizit auf die Bedürfnisse im IT-Projektmanagement ausgerichtet, kann aber eine gute Lösung für die Zusammenarbeit der IT mit anderen Abteilungen sein. 

Wrike Preise

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Kostenlose Testphase

Die Kosten für Wrike sind von dem gewählten Modell abhängig. Neben den Pricing-Optionen Free, Professional und Business gibt es auch umfassendere Lösungen, bei denen der Preis nur auf Anfrage zu erfahren ist.

In der kostenlosen Version bietet Wrike die wichtigsten Grundfunktionen für kleine Teams bis 5 Personen. Professional ist für 5, 10 oder 15 Nutzer verfügbar und bietet deutlich mehr Möglichkeiten für das Projektmanagement. Die Business-Version für 5 bis 200 Nutzer umfasst noch einmal deutlich mehr Funktionen.

Der Enterprise-Tarif erlaubt eine unbegrenzte Nutzerzahl. Seine zusätzlichen Funktionen liegen vor allem im Bereich Sicherheit und Kontrolle. Außerdem hat Wrike noch zwei weitere Optionen für große Organisationen im Angebot: Marketers ist speziell auf Marketing- und Kreativabteilungen zugeschnitten, Professional Services richtet sich an Dienstleistungsteams. Für diese drei Tarife gibt Wrike die Preise nur auf Anfrage bekannt.

Alle kostenpflichtigen Modelle lassen sich kostenlos testen.

Für diesen Wrike-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Wrike gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

auf Anfrage

alle Business-Funktionen
Active-Directory-Integrationen
SAML 2.0 Single-Sign-On
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Passwort-Richtlinien
IT-gesteuerte Berechtigungen für Admins
Nutzer-Auditberichte
Richtlinien für Netzwerkzugang und Compliance
Business-Intelligence-Integration
erweiterte Steuerung von Nutzerzugängen
100 GB Speicherplatz

Business

ab $24,80 /Nutzer/Monat

alle Professional-Funktionen
benutzerdefinierte Felder und Arbeitsabläufe
teilbare Echtzeit-Reports mit automatischen Benachrichtigungen
Report Templates
Kalender
Zeiterfassung
grafische Analytik
Anfrageformulare
Freigabe von Projekten und Aufgaben
Nutzergruppen und -berechtigungen
Salesforce-Integration
individualisierbarer Workspace
50 GB Speicherplatz

Free

kostenlos

Board-Ansicht
Tabellen-Ansicht
Aufgabenverwaltung
Dokumente teilen
Echtzeit-Aktivitäts-Stream
grundlegende Integrationen
Apps für iPhone und Android
2 GB Speicherplatz
Cloud-Speicher-Integrationen

Professional

ab $9,80 /Nutzer/Monat

alle Free-Funktionen
Verwaltung von Aufgaben und Teilaufgaben
Gantt-Diagramme
erweiterte Integrationen
teilbare Dashboards
Gast-Accounts möglich
5 GB Speicherplatz
15 GB Video-Upload monatlich

Wrike Sicherheit und Datenschutz

Das Thema Sicherheit ist für Wrike sehr relevant und das Unternehmen ergreift dafür diverse Maßnahmen:

  • durchschnittliche Verfügbarkeit von 99,9 % 
  • Verschlüsselung über TLS
  • täglich ein komplettes, verschlüsseltes Back-up auf einem separaten Server
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich
  • Zertifizierung gemäß den beiden Abkommen EU-US Privacy Shield und Swiss-US Privacy Shield

Das Add-on Wrike Lock, das nur im Enterprise-Tarif verfügbar ist, bietet zusätzliche Datensicherheit: Unternehmen können damit selbst die Kodierschlüssel ihrer verschlüsselten Daten verwalten.

Für Kunden aus der Europäischen Union hat Wrike ein Rechenzentrum in Amsterdam eingerichtet. Die Daten werden so DSGVO-konform innerhalb der EU gespeichert. Allerdings steht diese Option anscheinend nur zahlenden Kunden aus der EU zur Verfügung. Wer die kostenlose Version nutzt, muss sich mit dem Rechenzentrum am Firmensitz in San Jose zufriedengeben.

Wrike Integrationen

Wrike bietet verschiedene Add-ins, über die Nutzer aus anderen Anwendungen heraus mit Wrike interagieren können. Dazu gehören:

  • Slack

  • Microsoft Teams

  • Google Kalender

  • Office-Dokumente

Praktisch ist auch die E-Mail-Integration: Sie macht es möglich, aus E-Mails heraus Aufgaben zu bearbeiten oder Kommentare zu erstellen.

Einige Integrationen sind nur für zahlende Kunden erhältlich, häufig auch erst ab dem Business-Tarif. Das gilt zum Beispiel für Salesforce oder den Datei-Import und -Export mit Excel. Wer sich viele Integrationen wünscht, benötigt das kostenpflichtige Add-On Wrike Integrate, das ab dem Business-Tarif verfügbar ist. Damit sind viele weitere App-Integrationen möglich, es fallen aber auch zusätzliche Kosten an.

Die Add-ons von Wrike sind weitere Wege, um bestimmte Projektmanagement-Bereiche besser abzudecken. Die meisten von ihnen sind erst ab dem Business-Tarif zu haben und verursachen weitere Ausgaben.

  • Wrike Resource: optimierte Ressourcenverwaltung

  • Wrike Proof: verbesserter und vereinfachter Freigabeprozess

  • Wrike Publish: Verbindung mit dem Digital Asset Management des Unternehmens

  • Wrike Integrate: benutzerdefinierte Integrationen und Automatisierungen

  • Wrike Analyze: Erweiterung durch Business Intelligence für Reports und Analysen

  • Wrike Lock: komplette Kontrolle über Datenzugriff

  • 2-Wege-Sync mit GitHub & Jira: Synchronisation von Aufgaben und Tickets, einfache Zusammenarbeit mit anderen Teams

    Interface

    Die Benutzeroberfläche von Wrike ist klar strukturiert. Nutzer haben die Möglichkeit, eins von 14 Workspace-Motiven auszuwählen und so die Farben anzupassen. Es gibt einen Menübereich am linken Rand und eine weitere Menüzeile oben. Sie bleiben dauerhaft sichtbar und ermöglichen eine schnelle Navigation. Für mehr Platz lässt sich das linke Menü aber auch einklappen. Der markante “+”-Button ist gut erkennbar und ermöglicht eine schnelle Erstellung von Aufgaben, Projekten oder Ordnern. 

    Die verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten (Liste, Board, Tabelle, Gantt-Diagramm) bieten zwar für jeden eine passende Ansicht, können aber auch überfordernd und verwirrend wirken. Ähnlich auf den Dashboards, die einen Überblick über ein Projekt oder die eigenen Aufgaben geben: Sie lassen sich durch Widgets individuell anpassen, hierfür müssen Nutzer sich aber auch intensiver damit beschäftigen. 

    Mobile App

    Eine Wrike-App gibt es sowohl für Android als auch für iOS. So können Teammitglieder auch unterwegs komfortabel zusammenarbeiten. Der Offline-Modus soll für unterbrechungsfreies Projektmanagement sorgen: Die Änderungen werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

    Auch wenn der Funktionsumfang mit der Desktop-Version übereinstimmt, unterscheidet sich die Ansicht in der App deutlich. So braucht es möglicherweise etwas Übung, bis die Teammitglieder auch mobil gut arbeiten können. Bei komplexeren Projekten kann es auch leicht unübersichtlich werden.

    Hilfe und Support

    Zentrale Anlaufstelle ist das Hilfeportal von Wrike. Hier finden Nutzer sowohl Erklärvideos als auch schriftliche Anleitungen und gebündelte Informationen zu verschiedenen Themen. Wrike veranstaltet auch Webinare, von denen Aufzeichnungen im Hilfeportal verfügbar sind. Die Videos und Webinare sind allerdings teilweise auf Englisch. Das gilt auch für die Community, in der Nutzer Fragen stellen können. Hilfreich: Die Anleitungen sind auch direkt aus Wrike heraus verfügbar, wenn ein Problem auftaucht.

    Direkter Support ist zumindest eingeschränkt verfügbar: Unter Angabe der E-Mail-Adresse lassen sich Tickets einreichen, die das Support-Team beantwortet. Einen Chat sucht man dagegen vergeblich.

    Wrike Alternativen

    Noch nicht die richtige Projektmanagement-Software? Diese Alternativen zu Wrike sind ebenfalls interessant:

    Fazit

    Wrike überzeugt anspruchsvolle Teams mit vielen Funktionen. Besonders wenn reichlich Budget für die Projektmanagement-Software vorhanden ist, erleichtern Reports, Individualisierungsmöglichkeiten, Zeiterfassung und zusätzliche Add-ons den Alltag enorm. Doch auch der Professional-Tarif bietet schon eine solide Lösung mit verschiedenen Ansichten wie Kanban-Board und Gantt-Diagramm sowie einem gut strukturierten Aufgabenmanagement. Mobile Zusammenarbeit ist durch die App gewährleistet und das EU-Rechenzentrum sorgt für mehr Datenschutz.

    Allerdings kann es für Unternehmen schnell teuer werden, wenn sie Wrike in vollem Umfang nutzen wollen. Außerdem erfordert der große Funktionsumfang eine gewisse Einarbeitungszeit, um voll davon zu profitieren. Kleinere Teams mit weniger hohen Ansprüchen sind deshalb mit einer anderen Lösung vielleicht besser beraten. Auch die fehlende Chat-Funktion könnte einige Nutzer stören, weil die Kommunikation dadurch etwas umständlich wird.

    FAQ

    Mit Wrike können Teams ihre Projekte anlegen und den Überblick über alle Aufgaben und Teilaufgaben behalten. Dafür sind verschiedene Ansichten verfügbar, zum Beispiel Listen, Kanban-Boards und Gantt-Diagramme.
    Neben einer kostenlosen Version mit eingeschränktem Funktionsumfang gibt es bei Wrike die Modelle Professional (9,80 $ pro Nutzer im Monat), Business (24,80 $ pro Nutzer im Monat) und Enterprise (Preis auf Anfrage). Die Tarife lassen sich kostenlos testen.
    Wrike eignet sich für große und kleine Teams und ermöglicht vielseitiges Projektmanagement mit einem großen Funktionsumfang. Wer nur simple Funktionen benötigt oder im IT-Bereich arbeitet, nutzt möglicherweise aber besser ein anderes Tool.