Trello Test

by Atlassian Corporation Plcletztes Update 2. September 2020
4.2/5
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Trello Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.2/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

leichte Organisation der Aufgaben
übersichtliches Kanban-Board
gute Kollaborationsmöglichkeiten für Teams
benutzerfreundliches Design

Nachteile

limitierte Built-in-Funktionen
keine Gantt-Charts, Zeitmanagement oder Budgetplanung
nicht für große Projekte geeignet
kein Telefon-Support

Überblick

Besser zusammenarbeiten und mehr erledigen steht bei Trello im Fokus. Die Software überzeugt mit einer intuitiven Bedienung und einem simplen Design. Trello kann ohne Vorkenntnisse im Projektmanagement sofort genutzt werden. Wie jede Software hat auch diese ihre Einschränkungen. So fehlen traditionelle Projektmanagement-Funktionen wie Reporting, Zeiterfassung und die Komplexität, die für umfangreichere Projekte oft nötig ist.

Ohne Vorkenntnisse im Projektmanagement sofort nutzen

Die Projekte können ausschließlich im Kanban-Modus angezeigt werden. Bei sehr großen Projekten mit mehr als 30 Listen kann dies schnell zu Verwirrung und Unübersichtlichkeit führen. Auch die Aufgabenplanung, das Zeitmanagement und detaillierte Unteraufgaben fehlen bei Trello komplett.

In diesem Trello-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Projektplanungs-Funktionen, das benutzerfreundliche Interface und die Kollaborationsmöglichkeiten genauer betrachtet.

Trello Test Kanban-Ansicht

Was ist Trello?

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die mittlerweile dem Unternehmen Atlassian angehört, und orientiert sich an der Produktionsplanungsmethode Kanban. Mit dieser lassen sich bestehende Prozesse schnell und effektiv optimieren. Im Fokus steht die Visualisierung des Projektes mit allen Workflows und Teilaufgaben. 

 Die Geschichte von Trello beginnt im Januar 2011 mit dem Prototyp Trellis, kurz danach beginnt die Entwicklung in Vollzeit. Trello startete im September 2011 nach abgeschlossener Betaphase. Seit Anfang 2017 ist Trello im Besitz von Atlassian und hilft mittlerweile über 50 Millionen Nutzern auf der ganzen Welt, ihre Projekte zu organisieren. Mitgründer Michael Pryor ist innerhalb von Atlassian weiterhin als Head of Product für Trello zuständig.

Daten und Fakten

Mitarbeiter4.000
Kunden weltweit170.000
Gründung2002
GründerMike Cannon-Brookes, Scott Farquhar
HauptsitzSydney, Australia
CEOMike Cannon-Brookes, Scott Farquhar

Trello Projektmanagement-Funktionen

Die Projekte können ausschließlich im Kanban-Modus angezeigt werden. Bei sehr großen Projekten mit mehr als 30 Listen kann dies schnell zu Verwirrung und Unübersichtlichkeit führen. Auch die Aufgabenplanung, das Zeitmanagement und detaillierte Unteraufgaben fehlen bei Trello komplett. Dennoch verfügt die Software über viele und gute Projektmanagement-Features, die besonders für kleine und mittelgroße Projekte geeignet sind.

Projektplanungs-Software

Mit Boards, Listen und Karten werden Projekte geplant, strukturiert und umgesetzt. Boards stehen immer für ein Projekt und fassen alle Aufgaben und Informationen übersichtlich zusammen. Listen stehen für Unterbereiche des Boards und können spezifische Themen umfassen, aber auch Arbeitsschritte des Gesamtprozesses festhalten. Die Anzahl an Listen ist in jedem Preismodell unbegrenzt. Karten sind der organisatorische Kern und können vielfältig genutzt werden. Auf den Karten sind Checklisten, Anhänge und Labels schnell hinzugefügt. Das Verschieben der Karten ist Dank Drag&Drop-System leicht und intuitiv. Trello bietet erst ab der Business Class eine Auswahl an personalisierbaren Templates für verschiedene Zwecke an.

Kanban-Software

Trello-Boards funktionieren im klassischen Kanban-Stil und visualisieren Projekte übersichtlich für alle Beteiligten. Das Board ist leicht anzulegen, intuitiv zu bedienen und lässt sich auch ohne Vorkenntnisse sofort produktiv nutzen.

Aufgaben zu managen, gelingt mit dieser Software garantiert. Dabei stehen Karten für die einzelnen Aufgaben. Teams können ein To Do anlegen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Außerdem lassen sich Kommentare schreiben, Dateianhänge hochladen und Aufgaben farblich kodieren - das verhilft zu einer klaren Struktur.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Trello erleichtert es Teams aller Größen, an Projekten zusammenzuarbeiten und dabei effizient zu kommunizieren. Die Zusammenarbeit steht durch zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten im Fokus. Eine Chatfunktion muss extern in Anspruch genommen werden.

Dateien zu teilen, ist mit Trello kinderleicht. Egal ob Bilder, Excel-Tabellen oder PDF-Dateien - die Karten halten neben nützlichen Informationen auch einen Platz für Dateien bereit.

Zugriff auf ein Trello-Board kann nicht nur Teammitgliedern gewährleistet werden. Findet eine Zusammenarbeit mit einer externen Person statt, ist es möglich, diese mit einem Klick dem einzelnen Board als Gast hinzuzufügen. Der Gast kann dann nur auf dieses Board zugreifen.

Kollaboration für Teams ist eines der Kernelemente der Software. Die Boards bringen alle Teammitglieder an einem Ort zusammen. Jeder ist stets darüber informiert, welche Aufgaben zu erledigen sind, wie der aktuelle Stand ist und woran das eigene Team gerade arbeitet. Durch die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen, gehen keine Informationen verloren. Die Zuweisungsfunktion sorgt dafür, dass jeder sieht, wer gerade dafür verantwortlich ist. Die Kommentare auf den einzelnen Karten bieten eine gute Diskussionsmöglichlichkeit.

Notiz-Software

Notizen lassen sich in jeder Karte vermerken. Einen anderen Ort, wo Notizen gesondert gesammelt sind, gibt es allerdings nicht.

Ressourcenplanungstools

Klassische Ressourcenplanung gestaltet sich mit dieser Software eher schwierig. Die Ressourcenplanung gewinnt erst mit der Nutzung von speziellen Integrationen für Zeiterfassung oder Budgetplanung an Wert.

Die einzelnen Karten können mit Fälligkeitsdaten versehen werden, um Deadlines für alle Teammitglieder sichtbar und transparent zu definieren

Agile Projektmanagement-Software

Trello eignet sich zu einem gewissen Maße für agiles Projektmanagement. Insbesondere beim IT-Projektmanagement zeigt die Software deutlich ihre Grenzen. Die einzelnen Funktionen sind zwar auf Agile Project Management anpassbar, für das reine APM gibt es jedoch bessere Lösungen.

Scrum Software

Das Kanban-Board kann auf Scrum-Methoden angepasst werden, um zum Beispiel die Sprintplanung zu unterstützen.

Fehler-Tracking ist besonders dann mit Trello geeignet, wenn der Rest des Teams Tickets für die Entwickler erstellt. So kann jeder mit einer Software arbeiten.

Trello Preise

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Kostenlose Testphase

Das Trello Pricing ist in vier verschiedenen Modellen verfügbar. Für weiterführende Funktionen ist Trello Gold, die Business Class oder ein Enterprise-Modell zu empfehlen.

Die kostenlose Version ist besonders für kleinere Teams, Einzelpersonen und Projektmanagement-Anfänger geeignet. Die Team-Boards sind auf 10 Stück begrenzt, weshalb größere Unternehmen hier schnell an ihre Grenzen geraten. Persönliche Boards sind unbegrenzt, ergeben für Unternehmen und die Team-Kollaboration aber wenig Sinn. 

Das kostenpflichtige Trello Gold ist für kleinere Teams mit wenigen Projekten geeignet, denen die Free-Version zu abgespeckt ist. Die Business Class ist Trellos Modell für Unternehmen, die einen größeren Umfang an Funktionen und Boards brauchen. Empfehlenswert ist dieses Modell für Unternehmen mit vielen kleineren Projekten. Dieser Tarif lässt sich vorab kostenlos testen.

Eine individuelle Enterprise-Lösung ist ebenfalls verfügbar. Die Unterschiede zur Business Class sind hauptsächlich im Admin-Bereich und bei den Sicherheitsfunktionen zu finden. Die Software bietet darüber hinaus eine Ermäßigung der Trello Kosten für Organisationen aus dem Bereich Non-Profit oder Bildung.

Für diesen Trello-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Trello gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

ab $ab 20,83 $ /Nutzer/Monat

alle Business-Class-Funktionen
Power-Up-Verwaltung
Einschränkungen für Anhänge
organisationsweite Berechtigungen
Management von öffentlichen Boards

Business Class

ab $12,50 $ /Nutzer/Monat

alle Gold-Funktionen
unbegrenzte Team-Boards
Board-Sammlungen
250 MB pro Dateianhang
erweiterte Checklisten
Prioritäts-Support
Beobachter
Team-Board-Vorlagen
benutzerdefinierte Felder
Listen-Limits
Karte wiederholen
Kalenderansicht
Kartenansicht
mehr als 100 App-Integrationen
E-Mail-Benachrichtigungen
1.000 Befehlsausführungen pro Team + 200 pro Benutzer

Free

unbegrenzte persönliche Boards
10 Team-Boards
unbegrenzte Karten und Listen
10 MB pro Dateianhang
einfache Automatisierungen
50 Befehlsausführungen pro Monat

Gold

ab $5 $ im Monat

alle Free-Funktionen
3 Power-Ups (Integrationen) pro Board
benutzerdefinierte Hintergründe, Sticker und Emojis
Premium-Sticker
250 MB pro Dateianhang
erweiterte Automatisierung

Trello Sicherheit und Datenschutz

Vertrauen ist für viele Nutzer ein wichtiges Thema. Beim Organisieren von Projekten wird oft mit sensiblen Daten gearbeitet, die es zu schützen gilt. Trello versichert eine zuverlässige Speicherung und sicheren Zugriff auf die Unternehmensdaten. Die Software stellt umfangreiche Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien zur Verfügung:

  • Datenverschlüsselung bei Übertragung und Speicherung

  • wöchentliche Scans auf Schwachstellen und Penetrationstests

  • verschlüsselte Sicherung alle 24 Stunden

  • interne Prüfung des Sicherheitsteams von Atlassian

In den Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien ist aufgeführt, welchen Bedingungen ein Unternehmen bei der Nutzung von Trello zustimmt. Wichtig ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Trello erkennt die geltenden Gesetze der DSGVO an und verpflichtet sich, diese zu respektieren. Die Server befinden sich jedoch in den USA.

 Der eigene Anspruch der Software ist eine hundertprozentige Verfügbarkeit. Diese wurde 2018 zu 99,99% erreicht.

Trello Integrationen

Trello ist eine simple Grund-Software mit wenigen Built-in-Funktionen. Mit Hilfe von zahlreichen Integrationen und Apps ist es möglich, das Funktionsspektrum zu erweitern und die Software zu einem starken Tool zu machen. Trellos sogenannte “Power-Ups” sind Integrationen, die sich mit der Software verknüpfen lassen. Hierzu gehören unter anderem:

  • Slack
  • Adobe XD
  • Jira
  • Google Drive
  • Map
  • Dropbox
  • Mailchimp
  • Twitter
  • Timespent für Trello
  • Time Tracking & Reporting

Interface

Trellos Beliebtheit lässt sich sicherlich zum Teil auch auf die kinderleichte Bedienung zurückführen. Das Unternehmen hat ein Produkt erstellt, das klar, strukturiert und visuell ansprechend ist. Die Navigation läuft auch ohne Vorkenntnisse intuitiv und fast wie von selbst. 

Die Hauptübersicht zeigt die zuletzt genutzten Boards und die persönlichen Boards. Trello funktioniert hauptsächlich per Drag&Drop-System, was das Ordnen und Sortieren von Listen und Karten sehr einfach macht.

Mobile App

Trello ist als App für iOS und Android verfügbar. Besonders anzumerken ist die fast identische Funktionalität zur Webversion. Projektmanagement an jedem Ort zu jeder Zeit ist mit Trello garantiert. Die mobile App ist besonders nützlich, um Notifications zu erhalten - zum Beispiel wenn Karten einer Person zugeordnet, upgedatet oder fertiggestellt sind. Trellos App funktioniert auch offline - Informationen lassen sich jederzeit zu Boards und Karten hinzufügen und werden so bald wie möglich synchronisiert.

Hilfe und Support

Der Trello-Support ist lediglich per E-Mail und Kontaktformular verfügbar. Bei der Problemlösung ist daher etwas mehr Zeit einzuplanen. Die Support-Mitarbeiter sprechen nur Englisch - bei Kontaktanfragen auf Deutsch greifen sie auf ein Übersetzungsprogramm zurück. Problemlösungen sind daher möglicherweise in nicht ganz korrekter Sprache verfasst und können gerade bei komplexen Problemen Verwirrung stiften.

Neben dem E-Mail-Support und dem Kontaktformular stellt Trello einen Hilfebereich zur Verfügung, der hunderte Artikel zu den gängigsten Fragen und Problemen beinhaltet.

Trello Alternativen

Noch nicht die richtige Software? Hier sind einige Trello- Alternativen für produktives Projektmanagement:

Fazit

Trello ist ein übersichtliches, einfach zu bedienendes und intuitives Projektmanagement-Tool. Die Drag&Drop-Funktion in den einzelnen Boards macht das Anordnen von Informationen kinderleicht. Durch Boards, Listen und Karten kommt das Team an einem Ort zusammen und hat zu jeder Zeit das Projekt optimal im Blick.

Trello einzurichten ist nicht zuletzt durch die personalisierten Templates zu meistern. Auch ohne Vorkenntnisse ist die Nutzung sofort effektiv. Die verschiedenen Preismodelle bedienen die einzelnen Bedürfnisse von Unternehmen optimal, sodass jeder das passende Modell für sich findet. 

Auch wenn Trello als Grund-Software eher simpel gehalten ist und viele wichtige Projektmanagement-Funktionen fehlen, sind diese durch Integrationen und Apps jederzeit erweiterbar. Die Software ist insgesamt für Teams zu empfehlen, die weniger umfangreiche Projekte zu bewältigen haben.

FAQ

Trello gibt es in vier verschiedenen Preismodellen: Free, Trello Gold, Business Class und Enterprise. Das erste Modell ist kostenlos. Trello Gold steht mit 5 $ im Monat in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Die letzten beiden Modelle sind für je 12,50 $ bzw. 20,83 $ pro User pro Monat zu haben.
Ein Trello-Board steht in der Regel für ein Projekt. Auf diesem werden im Kanban-Stil Listen und Karten passend zum Projekt und Workflow angeordnet.
Trello erkennt die geltenden Regelungen der DSGVO an und verpflichtet sich, diese zu respektieren. Dazu gehört auch die vollkommene Löschung der Daten auf Wunsch.