Todoist Test

by Doist, Inc.letztes Update 3. September 2020
4.5/5
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Todoist Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.5/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

sehr gutes Task Management
modernes Interface
viele Integrationen
preisgünstige Alternative

Nachteile

wesentliche Grundfunktionen wie Kanban oder Gantt fehlen
keine Ressourcenplanung möglich

Überblick

Die Projektmanagement-Software Todoist ist eine vergleichsweise preisgünstige Lösung, die allerdings auch mit ihren Einschränkungen einhergeht. Wie der Name schon vermuten lässt, ist das Tool besonders im Bereich Task Management sehr gut aufgestellt. Hier bietet Todoist Funktionen über die normalen To-Do-Listen heraus. Es sind zum Beispiel Visualisierungen für das Aufgabenmanagement vorhanden, die keine andere Software so anbietet. Klassische Projektansichten wie Kanban oder Gantt lassen sich nur per Integration darstellen.

Todoist ist im Bereich Task Management sehr gut aufgestellt

Todoist erscheint in einem klaren, modernen und intuitiv navigierbaren Interface. Die vielen Integrationen ermöglichen eine umfangreiche Erweiterung der Software-eigenen Grundfunktionen. Auch die mobile App verfügt über ein hohes Maß an Produktivität und Funktionen. Für Unternehmen ist insbesondere Todoist Business interessant.

In diesem Todoist-Test haben unsere Software-Experten unter anderem Funktionen wie das Taskmanagement, die Integrationen und das Interface bewertet.

Todoist Test Task Management

Was ist Todoist?

Hinter der Software Todoist steckt das Unternehmen Doist, das im Jahr 2007 gegründet wurde und seither mit einem kompletten Remote Team auf der ganzen Welt verteilt arbeitet. Neben der Produktivitäts-Software Todoist hat das Unternehmen auch ein Kommunikations-Tool namens twist entwickelt. Dieses ähnelt auf den ersten Blick dem beliebten Chat Tool Slack und ist mit Todoist kompatibel.

Doist folgt der Philosophie “Arbeiten ohne Grenzen”. Damit ist gemeint, dass es gute Mitarbeiter überall auf der Welt gibt und diese nicht dazu gezwungen sein sollten, an den Ort des Büros zu ziehen oder demselben Zeitplan folgen zu müssen. Genau das will das Unternehmen mit seinen Softwares auch anderen Unternehmen ermöglichen. Todoist wird von führenden Firmen und Organisationen wie Apple, Facebook, Netflix und der NASA genutzt.

Daten und Fakten

Mitarbeiter70
Gründung2007
GründerAmir Salihefendic
CEOAmir Salihefendic

Todoist Projektmanagement-Funktionen

Todoist verfügt über eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen. Während die Features im Task Management und den personalisierten Templates sehr gut sind, fehlen wesentliche Funktionen wie das Kanban-Board oder Gantt-Diagramme in den Grundfunktionen. Todoist stellt dem Nutzer jedoch eine Vielzahl an Integrationen bereit, die die Produktivität wieder erhöhen.

Projektplanungs-Software

Die Software Todoist legt den Fokus auf To Do’s und Tasks, weshalb die Funktionen für die Projektplanung schmaler ausfallen als bei vielen Konkurrenten. Es ist möglich, ganzheitliche Projektplanung mit Hilfe von Integrationen zu erreichen. Todoist verfügt über eine sehr große Vorlagen-Bibliothek für personalisierbare Templates.

Gantt-Software

Gantt-Diagramme stehen per Ganttify-Integration für den Nutzer bereit. Auch hier ist die Integration an sich sehr gut und nützlich, die externe Nutzung jedoch ein kleiner Umweg, den sicherlich nicht jedes Unternehmen in Kauf nehmen möchte.

Kanban-Software

Kanban-Boards werden über Kanbanist bereitgestellt. Dies ist ein Kanban-Board, das mittlerweile vom Doist-Team entwickelt wurde. Jeder Todoist-Account verfügt über einen API Token, der den Zugang zum Kanban-Board ermöglicht. Auch wenn das Kanban-Board an sich über grundlegende Features verfügt, ist die externe Nutzung leider etwas umständlich.

Das Task Management ist die Hauptfunktion von Todoist und daher besonders gut und umfangreich. Aufgaben zu managen wird kinderleicht und der Organisation sind fast keine Grenzen gesetzt. Das Tool ermöglicht unter anderem die Schnelleingabe von Aufgaben, eine übersichtliche Aufgabenansicht, die Erstellung von Favoriten, Abschnitte und Unteraufgaben, Priorisierung, Zuweisung eines Verantwortlichen, Benachrichtigungen und vieles mehr.

Workflow Management wird in dieser Software lediglich durch wiederkehrende Aufgaben und kleinere Automatisierungen möglich gemacht. So erhält der Nutzer beispielsweise jeden Freitag um 12 Uhr die Erinnerung, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Auch die Funktionen für Kommunikation und Kollaboration sind grundlegend vorhanden, aber eingeschränkt. Auch das lässt sich darauf zurückführen, dass Todoist mit dem Hintergedanken entwickelt wurde, Aufgaben zu erstellen, zu erledigen und zu managen.

Messaging Tools

Eine direkte Nachrichtenfunktion ist leider nicht vorhanden. Jedoch haben die Entwickler von Todoist auch die Kommunikationsplattform Twist entwickelt, die mit der Software kompatibel ist. Auf den ersten Blick erinnert Twist sehr an die beliebte Chat-Software Slack. Auch hier können Nutzer in verschiedenen Channels oder direkt per Privatnachricht miteinander kommunizieren. Weiterhin stehen Integrationen zur Kommunikation zur Verfügung. Die Funktionalität hängt von der jeweiligen Integration ab.

Filesharing gehört zu den Software-eigenen Grundfunktionen von Todoist. Dateien können in jeglichen Formaten schnell und einfach an Kommentare, Tasks und Projekte angehängt werden. Der Datei-Upload ist direkt vom Computer und per Dropbox oder Google Drive möglich.

Diskussionen sind lediglich per Kommentarfunktion möglich. Die Kommentarfunktion ist an verschiedenen Stellen der Software zu finden und ermöglicht einen kurzen, aber direkten Austausch über eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist eingeschränkt möglich. Dadurch, dass das Kanban-Board nicht zum Grundrepertoire von Todoist gehört, sind auch agile Methoden schwieriger umzusetzen als bei konkurrierenden Softwares. Es ist jedoch definitiv möglich. Auch Aspekte wie das Fehler-Tracking werden unterstützt.

Scrum Software

Scrum-Methoden wie zum Beispiel die Sprint-Planung werden durch das Kanban-Board normalerweise auch von Softwares unterstützt, die nicht auf agiles Projektmanagement ausgelegt sind. Hier ist das Kanban-Board bereits ein externes Feature. Methoden wie die Sprint-Planung bleiben so weiterhin möglich, sind aber noch einmal umständlicher umzusetzen.

Das Fehler-Tracking wird von Todoist durch eine personalisierbare Vorlage unterstützt. Die Vorlage “Fehlerverfolgung” bietet dem Nutzer ein vorgefertigtes Template, um die Struktur des Bug Trackings zu erleichtern. Dies ist besonders für Anfänger nützlich. Das Fehler-Tracking erscheint hier in Form einer To-Do-Liste, die jedoch verschiedene Abschnitte beinhaltet und auch per Drag&Drop-System verschoben werden können.

Todoist Preise

Nutzer von Todoist können sich zwischen drei verschiedenen Preismodellen entscheiden: Free, Premium und Business. Während der Free-Tarif für Anfänger empfohlen wird, ist der Premium-Tarif für Profis gedacht und das Business-Modell für Teams nützlich. Somit findet jeder Nutzer den passenden Tarif für sich und das eigene Team. Die Zahlung kann entweder monatlich oder jährlich erfolgen. 

Bei jährlicher Zahlung gewährt Todoist einen Rabatt. Auch für gemeinnützige Organisationen, Lehrende und Studierende stellt das Unternehmen einen Rabatt bereit. Der Business-Tarif ist für 30 Tage kostenlos testbar. Insgesamt ist Todoist eine preisgünstige Alternative unter den Projektmanagement-Softwares, geht jedoch auch mit vergleichsweise eingeschränkten Funktionen einher. Die hier ausgewiesenen Preise beziehen sich auf eine monatliche Zahlweise.

Für diesen Todoist-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Todoist gibt es die komplette Übersicht.

Business

ab 6 € pro Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Premium
bis zu 500 Projekte
bis zu 50 Personen pro Projekt
Team-Abrechnung
Admin- und Mitgliederrollen
geteilter Team-Eingang

Free

bis zu 80 Projekte
bis zu 5 Personen pro Projekt
wiederkehrende Fälligkeitsdaten
Aufgabenprioritäten
Integrationen

Premium

ab 4 € pro Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Free
bis zu 300 Projekte
bis zu 25 Personen pro Projekt
Erinnerungen
Kommentare
Datei-Uploads
Etiketten
Filter
Produktivitätstrends
Premium Themes
automatische Backups
Aufgaben per E-Mail hinzufügen
Kalendersynchronisation
Projektvorlagen
Aktivitätenprotokoll
vorrangiger Support

Todoist Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz ist immer ein wichtiges Thema, wenn es darum geht, mit sensiblen und persönlichen Daten zu arbeiten. Die Daten werden innerhalb von Todoist auf verschiedene Arten und Weisen geschützt. So findet beispielsweise ein tägliches automatisches Backup statt, aus dem die Daten im Falle eines Datenverlusts jederzeit wiederhergestellt werden können. Die Systemverfügbarkeit beträgt 99%. Dies gilt vor allem dann, wenn geräteübergreifende Synchronisierungen stattfinden. Die Daten sind im Browser per SSL-Verschlüsselung geschützt. Server-Standorte in Deutschland gibt es nicht.

Todoist und alle anderen Services von Doist sind DGSVO-konform. Auch Drittanbieter, an die Todoist die Daten möglicherweise weiterleitet, folgen laut eigener Aussage den DSGVO-Standards.

Todoist Integrationen

Todoist stellt eine Vielzahl an Integrationen und Apps zur Verfügung. Das ist insbesondere durch die doch eher schmalen Grundfunktionen der Software nützlich. Durch Integrationen kann der Funktionsumfang wieder erhöht und die Produktivität gesteigert werden. Die Integrationen sind in sieben verschiedene Kategorien eingeteilt. Sie sind auch per Suchfunktion manuell filterbar. Die Kategorien beinhalten zum Beispiel Automatisierungen, Kommunikation, Produktivität, Zeiterfassung oder E-Mail. Mit den Integrationen zur Zeiterfassung kann die fehlende Grundfunktion ersetzt und die Ressourcenplanung aufgebessert werden.

Integrationen sind zum Beispiel:

  • Dropbox
  • Amazon Alexa
  • Zapier
  • Google Calendar
  • Slack
  • Ganttify
  • TaskClone
  • ScanBot
  • Apiant
  • Automate.io
  • Twist

Interface

Die Software Todoist erscheint in einem modernen und schlichten Design, das dezent mit der Farbe Rot ausgestattet wurde. Die Navigation erfolgt teilweise per Drag&Drop-System, was die Bedienung sehr leicht und intuitiv macht. Der Funktionsumfang des Tools ist überschaubar und die Features sind übersichtlich und strukturiert auf dem Dashboard angeordnet, weshalb sich auch Anfänger im Bereich Projektmanagement sehr schnell und gut in der Software zurechtfinden. 

Einstellungen, Integrationen und Benachrichtigungen befinden sich an der Menüleiste oberhalb des Bildrandes. Die einzelnen Projekte sowie eine Tages- und Wochenübersicht befinden sich in der linken Menüleiste. So kann der Nutzer die wichtigsten Funktionen auf einen Blick erfassen.

Mobile App

Für den Nutzer steht auf iOS- und Android-Geräten eine mobile App bereit. Die App ist insbesondere für Task Management von unterwegs aus sehr gut geeignet. Die App stellt folgende Funktionen bereit:

  • Aufgaben anlegen

  • Erinnerungen und Fälligkeitstermine erstellen

  • Push-Benachrichtigungen für fällige Termine

  • wiederkehrende Aufgaben einrichten und automatisieren

  • Aufgaben priorisieren

  • Aufgaben an Verantwortliche zuweisen

  • Produktivitätstrends verfolgen

  • Fortschritte verfolgen

  • Nutzung der Integrationen wie Google Calendar, Amazon Alexa, Slack und Gmail

Die mobile App wird zur Zeit von rund 25 Millionen Nutzern verwendet. Die App verfügt über eine Smart-Funktion, die bestimmte Befehle automatisch erkennt und in Aufgaben oder Deadlines umsetzt.

Hilfe und Support

Der Hilfebereich von Todoist ist in drei verschiedene Bereiche unterteilt: Schlüssel-Features, FAQs & Fehlerbehebung und Anleitungen. Ersteres gibt nützliche Erklärungen zu jedem Todoist Feature. Die Anleitungen halten umfangreiche Tutorials und Leitfäden bereit. Im Hilfebereich finden sich außerdem die beliebtesten Hilfeartikel und Neuigkeiten über die Software.

Wem mit dem Hilfebereich nicht geholfen ist, kann auch den Kunden-Support kontaktieren. Der Kunden-Support ist in deutscher Sprache per Kontaktformular zu erreichen. Ein Telefon-Support findet leider nicht statt.

Todoist Alternativen

Todoist ist nicht die richtige Software? Alternative Tools sind zum Beispiel:

Fazit

Insgesamt ist Todoist eine Projektmanagement-Software, die sich auf das Task Management spezialisiert hat und deswegen über eingeschränkte Funktionen in der erweiterten Projektplanung verfügt. Das Tool ist jedoch mit vielen und umfassenden Integrationen ausgestattet, die die Produktivität und den Funktionsumfang von Todoist wieder etwas erweitern. Integrationen haben auch manchmal einen Vorteil: In der Regel stehen mehrere Integrationen für ein Feature zur Verfügung. Der User kann so die Integration wählen, mit der er am besten zurechtkommt und ist nicht auf die Nutzung der Software-eigenen Funktion angewiesen.

Im Bereich Kommunikation und Kollaboration ist die Software für ein Tool mit Fokus auf To Do’s entsprechend ausgestattet. Ressourcenplanung findet leider gar nicht in der Software selbst statt.

FAQ

Todoist ist eine sichere Software für das Projektmanagement. Die Software Todoist und alle anderen Services des Anbieters Doist sind DSGVO-konform und somit beim Thema Datenschutz unbedenklich. Auch die Sicherheitsstandards sind hoch.
Todoist ist eine vergleichsweise preisgünstige Projektmanagement-Software, die jedoch auch mit eingeschränkten Funktionen einhergeht. Das Tool ist entweder kostenlos, für 4 Euro pro Nutzer und Monat oder für 6 Euro pro Nutzer und Monat zu erwerben. Die Modelle Free, Premium und Business unterscheiden sich im Leistungsumfang.
Durch das umfangreiche Task Management bietet die Software Todoist eine sehr gute und umfangreiche To-Do-Listen-Funktion. Neben klassischen To Do’s ist es zum Beispiel auch möglich, Aufgaben zu priorisieren, mit einer Deadline zu versehen, Abschnitte und Unteraufgaben hinzuzufügen sowie Benachrichtigungen zu erhalten.