Taskworld Test

by Taskworld Inc.letztes Update 16. September 2020
4.1/5
ab13
Layer 1
Kostenlose Testphase

Taskworld Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.1/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

modernes Interface
Kommunikation in der Software
sehr gute Projektplanungsfunktionen
integrierte Zeiterfassung

Nachteile

keine Budgetplanung
keine Kapazitätsplanung

Überblick


Die Projektmanagement-Software Taskworld gehört zu den cloudbasierten Softwares, die für Unternehmen jeder Größe und Projekte jeder Art geeignet ist und sich somit an großer Beliebtheit erfreut. Laut eigener Aussage verfolgen sie das Ziel, die Teameffizienz und Projektleistung zu steigern. Projektplanungs-Features wie Kanban oder Task Management ermöglichen die erfolgreiche und effiziente Bewältigung von Projekten.

Für Unternehmen und Projekte jeder Größe geeignet

Taskworld erscheint in einem modernen Interface, auf dem sich auch Anfänger schnell und einfach zurechtfinden. Die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen entsprechen europäischem Standard. Ein deutscher Kunden-Support rundet die Software noch einmal ab.

In diesem Taskworld-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Kommunikations-Features, die Projektplanungs-Funktionen und die Ressourcenplanung bewertet.

Taskworld Test Kanban-Ansicht

Was ist Taskworld?

Fred Mouawad, der Gründer von Taskworld, ist ein erfolgreicher Geschäftsmann. Im Jahr 2006 wurde die erste Version von Taskworld eigens für sein IT-Team eines anderen Projektes entwickelt. Die Idee entstand, als innerhalb des Teams große Schwierigkeiten im Bezug auf Verantwortlichkeiten und Zeitmanagement auftraten. Die Software wurde entwickelt, damit keine Aufgaben mehr durch das Raster fallen und das Projekt transparent verfolgt werden kann, auch wenn viele Mitarbeiter am gleichen Projekt arbeiten.

Weitere Unternehmen von Fred Mouawad übernahmen Taskworld als sogenanntes Task-Management-System. Es kristallisierte sich immer mehr heraus, wie sich Arbeitsabläufe im Projektmanagement verbesserten. Fred Mouawad entwickelte dann die Webseite “My Taskworld”, aus der im Jahr 2012 das Unternehmen Taskworld entstand.

Daten und Fakten

Mitarbeiter80
Gründung2012
GründerFred Mouawad
HauptsitzMontclair, New Jersey, USA
CEOFred Mouawad

Taskworld Projektmanagement-Funktionen

Taskworld erscheint als klassische Projektmanagement-Software mit den wichtigsten Funktionen im Bereich Projektplanung, Kommunikation und Kollaboration, Ressourcenplanung und im agilen Projektmanagement. Besonders hervorzuheben ist die Software-eigene Nachrichtenfunktion, die viele Konkurrenten nicht vorweisen können. Lediglich im Bereich Ressourcenplanung und IT muss der Nutzer auf einige Features verzichten.

Projektplanungs-Software

Die Software umfasst alle grundlegenden Features im Bereich Projektplanung. Besonders hervorzuheben ist das Kanban-Board, das in einem modernen und übersichtlichen Design gehalten ist. Gantt-Diagramme treten in dieser Software als sogenannte Zeitleisten auf. Personalisierbare Templates sind in der Software Taskworld vorhanden.

Gantt-Software

Gantt-Diagramme heißen in dieser Software Zeitleisten bzw. Projektzeitleisten. Es handelt sich jedoch um die üblichen Gantt-Diagramme. Mit diesen lässt sich der Arbeitsfortschritt von Projekten in dem Diagramm visualisieren und mögliche Probleme werden frühzeitig erkannt und beseitigt.

Kanban-Software

Taskworld bietet dem Nutzer unter anderem ein Kanban-Board für die Projektplanung an. Dieses ist in einem übersichtlichen und simplen Design gehalten und lässt sich intuitiv per Drag&Drop-System bedienen. Die einzelnen Karten können außerdem mit einem Fälligkeitsdatum, Dateien, Verantwortlichen, Followern und Checklisten ausgestattet werden. Die Features des Kanban-Boards sind somit sehr umfangreich.

Alle Tasks werden im Workspace gemanagt. Einzelne Tasks sind mit Fälligkeitsdaten versehbar und können mit anderen Teammitgliedern geteilt werden. Miteinander verwandte Tasks sind in Task-Listen zusammen gruppierbar. Neben Tasks stehen dem Nutzer auch Checklisten zur Verfügung. Wiederkehrende Tasks zu erstellen spart Zeit und Aufwand. Aufgaben lassen sich außerdem mit Anhängen, Tags und Etiketten versehen und mit sogenannten Task-Punkten von 0-5 nach ihrer Komplexität sortieren.

Die Software bietet einige verschiedene Möglichkeiten, Workflows zu erstellen und diese teilweise auch mit Automationen zu versehen. So ist es zum Beispiel möglich, wiederkehrende Aufgaben für tägliche oder wöchentliche Routineabläufe zu erstellen, für die automatisch eine Erinnerung versendet wird.

Jedes Projekt verfügt automatisch über einen sogenannten Fortschrittsbalken. Dieser zeigt an, wie viele Aufgaben innerhalb eines Projektes erledigt sind und wie viele noch erledigt werden müssen. Diese Visualisierung hilft dem Nutzer, auf einen Blick zu erkennen, welche Meilensteine bereits erreicht wurden.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Taskworld bietet sehr gute Kollaborationsmöglichkeiten. Darüber hinaus ist die Software eine der wenigen Projektmanagement-Softwares, die eine direkte Nachrichtenfunktion bereits in dem Tool integriert hat. Das erspart dem Team die Nutzung einer weiteren Software.

Messaging Tools

Taskworld stellt als eine der wenigen Projektmanagement-Softwares eine Nachrichtenfunktion direkt in der Software zur Verfügung. Hierbei handelt es sich sowohl um öffentliche Kanäle, als auch um private Chats. Diese sind darüber hinaus in der Gruppe oder als Einzel-Chats zu führen.

Alle Dateien werden an einem Ort gespeichert. Das sorgt für Übersichtlichkeit und Struktur. Die Dateien sind per Suchbegriff filterbar und können mit Kommentaren versehen werden. In der Dateiliste ist einsehbar, wann die Datei hochgeladen wurde, welche Dateigröße sie hat und wer sie hochgeladen hat.

Eine Gästefunktion ist in der Software integriert. Je nach Preismodell steht eine verschiedene Anzahl an Gast-Accounts zur Verfügung. Der Business-Plan beinhaltet zum Beispiel 50 Gäste. Diesen kann der Administrator verschiedene Rechte zuteilen. Damit sind sie in der Lage, dem Taskworld Workspace beizutreten, Fortschritte zu verfolgen, zugewiesene Aufgaben zu erledigen, mit anderen Mitgliedern zu kommunizieren oder Dateien zu teilen.

Diskussionen in Taskworld können auf verschiedene Art und Weise stattfinden. Zum einen ist es möglich, Aufgaben mit Kommentaren zu versehen, um die verantwortliche Person direkt auf etwas hinzuweisen. Zum anderen steht ein Projekt-Chat zur Verfügung, der sich von der Nachrichtenfunktion unterscheidet. Ein Projekt-Chat ist direkt für Diskussionen zu einem bestimmten Projekt gedacht, an dem nur die Verantwortlichen teilnehmen. Tasks können außerdem mit der Feedback- und Leistungsbeurteilung mit konstruktiver Kritik versehen werden.

Ressourcenplanungstools

Taskworld verfügt über eingeschränkte Funktionen im Bereich Ressourcenplanung. Es steht eine Zeiterfassung und Zeitplanung direkt in der Software bereit. Für umfangreichere Features wie Budgetmanagement oder Kapazitätsplanung muss auf eine externe Lösung zurückgegriffen werden.

Die Software verfügt über eine sehr gute Zeiterfassungsfunktion. Diese erfasst automatisch die Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wurde. Die aufgezeichnete Gesamtzeit ist für jedes Teammitglied sichtbar.

Für die Zeitplanung steht ein umfangreicher und interaktiver Kalender in der Software Taskworld zur Verfügung. Der Kalender besitzt eine Synchronisationsfunktion und lässt sich mit Kalendern wie Google Calendar, Outlook und OS X verknüpfen.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist eingeschränkt möglich. Da die Software ein sehr guter Allrounder ist, ist sie nicht direkt auf IT Teams und ihre Aufgaben ausgelegt. Alleine durch das Kanban-Board werden jedoch agile Methoden gewissermaßen unterstützt.

Scrum Software

Dank dem interaktiven Kanban-Board, das per Drag&Drop-System schnell und einfach anpassbar ist, unterstützt Taskworld bis zu einem gewissen Maß auch Scrum-Methoden wie zum Beispiel die Sprint-Planung. Hierfür steht jedoch kein vorgefertigtes Template zur Verfügung, sondern muss von Grund auf selber gebaut werden.

Taskworld Preise

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Kostenlose Testphase

Der Nutzer kann bei Taskworld zwischen drei verschiedenen Preismodellen wählen. Die Preismodelle reichen vom Professional-Plan über den Business-Plan bis hin zum Enterprise-Modell. Das beliebteste Preismodell ist der Professional-Tarif. Dieser wird beschrieben als Modell für Teams, die eine All-in-One-Kollaborationslösung suchen. Das Business-Modell hingegen ist für größere Teams gedacht, die oft mit externen Partnern zusammenarbeiten. 

Eine kostenlose Version steht nicht zur Verfügung. Jedoch kann sowohl der Professional-Tarif als auch der Business-Tarif 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Software gewährt einen Rabatt bei jährlicher Zahlung. Die hier ausgewiesenen Preise beziehen sich auf die monatliche Zahlung.

Für diesen Taskworld-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Taskworld gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

individueller Preis

alle Funktionen von Business
unbegrenzt aktive Projekte
unbegrenzt Gäste
unbegrenzt Workspaces
unbegrenzt Speicherlimit
Single Sign-On (SAML 2.0)
deutschsprachiger Key Account Manager
erweiterte Integrationen

Professional

ab 13 €/Nutzer/Monat

100 aktive Projekte
Chat
1 Workspace
100 MB Anhangslimit
100 GB Speicherlimit
Checklisten, Tags, Deadlines
Erinnerungen
File Management
Kommentare
Task-Punkte
Zeiterfassung
Task-Abhängigkeiten
private Projekte
Zeitleiste (Gantt-Diagramm)
Projekt- und Gruppen-Chat
Benachrichtigungen

Business

ab 30 €/Nutzer/Monat

alle Funktionen von Professional
250 aktive Projekte
50 Gäste
350 MB Anhangslimit
1 TB Speicherlimit
Projektgruppen
Kalenderansicht
Projekt-Aktivitäts-Feed
Projekt exportieren
Gastzugang
priorisierter Support

Taskworld Sicherheit und Datenschutz

Taskworld stellt relativ umfangreiche Informationen zum Thema Sicherheit und Datenschutz zur Verfügung. So werden die Daten auf Amazon Web Services Servern gehostet. Dieser Anbieter gehört zu den zuverlässigsten Anbietern von Cloud-Diensten. Die Daten werden darüber hinaus regelmäßig an mehreren Orten gesichert und sind somit vor Hacker-Angriffen oder anderen Bedrohungen geschützt. Unternehmen, die Bedenken haben und ihre Daten lieber anderswo aufgehoben wissen möchten, erhalten die Möglichkeit, die Daten an einem Ort ihrer Wahl zu hosten.

Die Verschlüsselung der Daten findet mit Hilfe von SSL-Datenverschlüsselungstechniken statt. Die Server sind außerdem per Zwei-Faktor-Authentifizierung authentifiziert. Taskworld richtet sich nach dem EU/US Privacy Shield Framework im Punkt Datenschutz. Speziell für Deutschland hat die Software außerdem mit Rechtsberatern zusammengearbeitet, um die Datenschutzbestimmungen DSGVO-konform umzusetzen.

Taskworld Integrationen

Taskworld bietet vergleichsweise wenige Integrationen an. Diese sind je nach Preismodell unterschiedlich verfügbar. Lediglich im Enterprise-Modell stehen auch erweiterte Integrationen bereit, auf die Taskworld jedoch nicht weiter eingeht. Für die übrigen Preismodelle stehen folgende Integrationen und Apps zur Verfügung:

  • Trello-Datenimport
  • E-Mail-Integration
  • Dropbox
  • Google Drive
  • Outlook
  • API-Integration

Interface

Die Software erscheint in einem modernen und schlichten Interface. Taskworld setzt auf Simplizität und intuitives Navigieren. Die Funktionen sind alle mit wenigen Klicks zu finden und auch Anfänger finden sich in diesem Tool sehr schnell zurecht. Dadurch, dass Taskworld eine sehr gute Allround-Projektmanagement-Software ist, wird in den allermeisten Fällen keine längere Vorbereitungszeit benötigt, um die Software vollumfassend nutzen zu können. Die meisten Funktionen sind leicht verständlich und selbsterklärend.

Ein weiterer Vorteil: Das Interface ist in gewissem Maße personalisierbar. Taskworld stellt eine Reihe an Hintergründen und Bildern zur Verfügung, mit denen der Workspace nach dem eigenen Geschmack individuell gestaltet wird.

Mobile App

Die mobile App von Taskworld steht sowohl für iOS- als auch für Android-Nutzer zur Verfügung. Die mobile App ist der Desktop-Version ähnlich. In der App ist es möglich, Aufgaben anzulegen, zu tracken, mit dem Team zu kommunizieren und Dateien hochzuladen. Weitere Funktionen sind zum Beispiel die visuellen Datenansichten wie das Kanban-Board, automatisierte Workflows, das interaktive Dashboard und Push-Benachrichtigungen über alle wichtigen Updates im Projekt.

Alle Änderungen, die der Nutzer innerhalb der App vornimmt, werden automatisch in Echtzeit mit der Desktop-Version synchronisiert. Die Features der App sind nur 15 Tage kostenlos verfügbar.

Hilfe und Support

Auf der Webseite findet der Nutzer einen Ressourcenbereich, der mit verschiedensten Hilfsangeboten ausgestattet ist. Das sogenannte Benutzerhandbuch ist ein Hilfezentrum, auf dem sich die am häufigsten gestellten Fragen und Themenbereiche befinden. Hier kann nach Kategorie gesucht und gefiltert werden. Außerdem stehen Tutorials für Anfänger bereit, die die Taskworld Basics zusammenfassen.

Auf dem eigenen YouTube-Kanal finden sich Video-Tutorials, die besonders für visuelle Lerntypen gut geeignet sind. Die Anwendungsbeispiele zeigen, was mit Taskworld alles möglich ist.

Der deutschsprachige Kunden-Support ist entweder über das Kontaktformular oder über die E-Mail-Adresse des Supports zu erreichen. Ein telefonischer Support steht leider nicht zur Verfügung.

Taskworld Alternativen

Taskworld ist nicht die richtige Software? Alternativen sind zum Beispiel:

Fazit

Taskworld ist insgesamt eine sehr gute Allround-Projektmanagement-Software, mit der sich kleine und umfangreiche Projekte gleichermaßen gut planen und managen lassen. Das Tool ist für Unternehmen verschiedenster Größen geeignet. Die umfangreichen Projektplanungs-Features beinhalten das Kanban-Board, die Zeitleiste (Gantt-Diagramm) und das sehr umfangreiche Task Management. Insbesondere dieses hebt sich in seinem Funktionsumfang deutlich von der Konkurrenz ab.

Ein weiterer Vorteil ist die in der Software integrierte Nachrichtenfunktion, die dem Team die Nutzung eines externen Chat Tools erspart. Obwohl die Software gewissermaßen auch für agile Teams geeignet ist, gibt es für rein agile Projektmethoden sicherlich bessere Alternativen. Auch im Bereich Ressourcenplanung muss der Nutzer etwas zurückstecken. So fehlen zum Beispiel Tools zum Planen von Kapazitäten und für das Budgetmanagement.

FAQ

Taskworld steht dem Nutzer in drei verschiedenen Preismodellen zur Verfügung. Das preisgünstigste Modell ist mit 13 € pro Nutzer und Monat der Professional-Tarif. Dieser ist auch am beliebtesten. Neben dem Business-Tarif für 30 € pro Nutzer und Monat ist auch ein individueller Enterprise-Tarif erwerbbar.
Die Software kann entweder auf dem Desktop oder als mobile App genutzt werden. Das moderne Interface und die intuitive Navigation machen das Arbeiten mit Taskworld sehr einfach. Auch das Drag&Drop-System erleichtert die Bedienung erheblich.
Taskworld ist eine Projektmanagement-Software und für vielerlei Projekte aller Größen geeignet. Die wichtigsten Funktionen rund um die Projektplanung, Kommunikation und Kollaboration sind vorhanden, was Taskworld zu einem sehr guten Allrounder im Bereich Projektmanagement macht.