Smartsheet Test

by Smartsheet Inc.letztes Update 4. September 2020
3.9/5
ab12,50

Smartsheet Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.9/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

verschiedene Datenansichten verfügbar
umfangreiche Projektmanagement-Funktionen
unterstützt Workflow Automations
sehr gute Ressourcenplanung

Nachteile

altmodisches Interface
Excel-Formeln funktionieren nur teilweise

Die cloudbasierte Software eignet sich besonders für zahlen- und datenlastige Projekte. Auf den ersten Blick erinnert Smartsheet an Microsoft Excel oder Google Sheets. Die Funktionen reichen jedoch weit über die der bekannten Tabellen-Softwares hinaus. Smartsheet verfügt über ausgeprägte Kollaborationsfunktionen, die das Projektmanagement mit vielen Beteiligten erleichtern.

Erfahrene Spreadsheet-Nutzer finden sich sofort zurecht.

Die umfassende Automatisierungsfunktion hilft Unternehmen, sich wiederholende Prozesse zu automatisieren. Ein großer Vorteil: Nutzer, die bereits Erfahrungen mit Spreadsheet Softwares wie Excel oder Google Sheets haben, finden sich schnell und intuitiv in der Software zurecht. Ein modernes Interface finden User hier leider nicht vor. Das schränkt den Funktionsumfang jedoch in keinster Weise ein. Smartsheet ist, besonders für die angebotenen Funktionen, eine eher hochpreisige Software.

In diesem Smartsheet-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Projektplanungs-Funktionen, die Ressourcenplanung und das Interface bewertet.

Smartsheet Test Zeiterfassungs-Ansicht

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist ein Unternehmen, das sich mit seinem Produkt an Tabellen-Tools wie Microsoft Excel oder Google Docs orientiert, aber gleichzeitig Projektmanagement-Features integriert. Im Jahr 2019 kaufte Smartsheet das Unternehmen “10.000ft”, das für seine Ressourcenplanung bekannt ist. Der Aufkauf dieser Firma hat Smartsheets Funktionsumfang maßgeblich erweitert.

Daten und Fakten

Mitarbeiter1600
Gründung2005
GründerMark Mader, Brent Frei
HauptsitzBellevue, Washington, USA
CEOMark Mader

Smartsheet Projektmanagement-Funktionen

Die Software zeichnet sich neben dem ausgezeichneten Daten- und Informationsmanagement besonders durch erweiternde Projektplanungs-, Kollaborations- und Ressourcenplanungs-Tools aus. Besonders für Projekte, die von Daten und Zahlen geprägt sind, ist sie eine nützliche Software. Lediglich für Projekte mit einem kreativen Fokus ist Smartsheet weniger geeignet. Hierfür ist die Software zu tabellen- und datenlastig.

Projektplanungs-Software

Smartsheet zeichnet sich dadurch aus, dass neben der Kernfunktion der Spreadsheets auch Projektplanungs-Tools vorhanden sind, die das Projektmanagement insgesamt erweitern. Zu erwähnen sind hier besonders die verschiedenen Datenansichten (Kanban, Gantt, Grid, Kalender). Smartsheet stellt darüber hinaus zahlreiche personalisierbare Templates zur Verfügung.  User müssen in den meisten Fällen lediglich die Vorlage mit ihren eigenen Daten füllen.

Gantt-Software

Per Mausklick lässt sich das Projekt im Gantt-Format anzeigen. Gantt-Diagramme sind mit Smartsheet immer dann verfügbar, wenn der User mindestens zwei datenlastige Spalten angelegt hat, zum Beispiel ein Start- und Enddatum. Das Diagramm kann kinderleicht mit Abhängigkeiten versehen werden. Gantt-Diagramme visualisieren, wie einzelne Aufgaben, Meilensteine und Deadlines miteinander in Verbindung stehen.

Kanban-Software

Eine der unterstützten Datenansichten ist das Kanban-Board. Die kartenbasierte Projektmethode hilft dabei, Projekte zu visualisieren und zu veranschaulichen. Die Karten können mit personalisierten Feldern, Bildern, Dateien und Farbcodierungen versehen werden. Per Drag&Drop-System werden der Status angepasst und die einzelnen Karten im Board beliebig verschoben.

Im Punkt Task Management macht Smartsheet es dem Nutzer sehr leicht. Die Software beinhaltet in den Grundfunktionen eine Aufgaben- und To-Do-Liste. Hier ist es möglich, unter anderem die Aufgabe zu betiteln, ein Anfangsdatum und eine Deadline einzutragen sowie einen Verantwortlichen zu benennen. Die Rechte der Verantwortlichen lassen sich einschränken im Bezug darauf, wer die Aufgabe und das angeknüpfte Spreadsheet ansehen, editieren und managen darf. Auch Unteraufgaben können problemlos erstellt werden.

Mit dieser Software lassen sich Workflows nicht nur durch To-Do-Listen und die verschiedenen Datenansichten wie Kanban-Board oder Tabellenansicht aufsetzen. Smartsheet unterstützt eine Vielzahl an Workflow-Automation-Prozessen, um zeitsparend Projekte durchzuführen. Die Workflow Automations können in drei simplen Schritten erstellt werden. Hierfür ist lediglich ein Trigger, eine Kondition und eine Aktion zu bestimmen. Einige Workflow-Automationen beinhalten sogar Status-Updates und automatische Erinnerungen.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Als Spreadsheet Software mit erweiterten Projektmanagementfunktionen ist die Kommunikation nicht die Stärke von Smartsheet. Hier müssen Nutzer auf Integrationen zurückgreifen, um mit beispielsweise Slack oder Google Hangouts die Kommunikation zu gewährleisten.

Die Funktion “Anlagen” erlaubt es, Dateien, die in einer anderen Online-Ressource gespeichert sind, in Smartsheet hochzuladen. So können zum Beispiel Google-Drive-Dateien schnell und einfach an Spreadsheets, Zeilen oder Kommentare angehängt werden. Für das Hochladen und Synchronisieren von Dateien steht außerdem ein automatisierter Workflow zur Verfügung.

Spreadsheets können mit externen Gästen geteilt werden. Dafür müssen die Kollaborationspartner keine Smartsheet User sein. Der Administrator kann genau festlegen, welche Rechte der Gast für das jeweilige Spreadsheet bekommt. Rechte können zum Beispiel das alleinige Ansehen oder das Bearbeiten von Spreadsheets sein.

Ein Diskussions-Feature im klassischen Sinne ist nicht verfügbar. Die Korrekturfunktion ersetzt dieses jedoch in gewissem Maße. Mit dieser Funktion wird es dem Team möglich, Inhalte hochzuladen, Rückmeldungen von Kollegen einzufordern, einzelne Versionen zu korrigieren und Genehmigungen einzuholen.

Ressourcenplanungstools

Smartsheet überzeugt mit umfangreichen Möglichkeiten zur Ressourcenplanung in der sogenannten “10.000ft Ressourcenverwaltung” und ist anderen Softwares im Projektmanagement damit einen Schritt voraus. Im Bezug auf die Ressourcenplanung sind die Grundfunktionen völlig ausreichend und müssen nicht mit Integrationen und Apps ergänzt werden.

Im Rahmen der 10.000ft Ressourcenverwaltung ist es für Teammitglieder kein Problem, ihre Arbeit zeitlich zu tracken. Das Tracking kann im Nachhinein sogar als Stundenzettel fungieren und direkt eingereicht werden.

Projektbudgetierung ist für viele Projekte ein relevantes Thema. Die Software macht es möglich, das Projektbudget übersichtlich zu erstellen und zu veranschaulichen. Dabei ist Smartsheet besonders flexibel: Lässt sich der User die geplanten Stunden gegenüber den tatsächlich aufgewendeten Stunden anzeigen, wird eine große Hilfe geschaffen, das Projektbudget auch wirklich einzuhalten.

Smartsheet stellt eine Kapazitätsplanung zur Verfügung, bei der Projekte detailliert basierend auf den zur Verfügung stehenden menschlichen und finanziellen Ressourcen geplant werden können.

Die vorgefertigte One-Click-Zeiterfassung macht die Zeitplanung zum Kinderspiel. Hierbei wird nicht nur auf das Projekt an sich eingegangen, sondern neben der genau aufgewendeten Arbeitszeit auch der Urlaub und andere Abwesenheiten kalkuliert. So kann der Projektverantwortliche jederzeit sehen, wer wann für ein Projekt zur Verfügung steht. Das interaktive Team Scheduling zeigt an, wer bereits in welche Projekte involviert ist. Ein zu hoher Workload wird so vermieden. Die Zeitplanung kann auch mobil erfolgen.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist mit Smartsheet gut umzusetzen. Hierfür stehen nicht nur Grundfunktionen zur Verfügung. Integrationen und insbesondere personalisierbare Templates erleichtern das agile Projektmanagement maßgeblich.

Smartsheet unterstützt die Sprint-Planung vor allem durch personalisierbare Templates. Das Sprint Planning Board hilft dem Nutzer dabei, Aufgaben im agilen Projekt zu überwachen, zu managen und zu planen. Die Auswirkungen der einzelnen Schritte können sofort im Template identifiziert werden. Das sorgt für eine schnelle Reaktion seitens des Verantwortlichen und verhindert größere Setbacks.

Reports helfen dabei, Gefahren und Potenziale innerhalb eines Projektes aufzudecken und entsprechend reagieren zu können. Mit Smartsheet lassen sich personalisierte Reports erstellen, die je nach gefilterten Daten zur Anforderung des Nutzers passen. Vorhandene Reports lassen sich für die Zukunft als Template speichern.

Smartsheet Preise

Smartsheet ist in vier verschiedenen Preismodellen verfügbar: Einzelbenutzer und Business in der Standardkategorie sowie Enterprise und Premier in der Enterprise-Kategorie. Letztere beinhalten umfangreiche Funktionen. Alle Pläne bieten verschiedene Datenansichten, die Kollaboration, die Nutzung der mobilen App und das Verknüpfen von Integrationen.

Für diesen Smartsheet-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Smartsheet gibt es die komplette Übersicht.

Premier

auf Anfrage

alle Funktionen des Enterprise-Modells
Premium Hilfe
Premium-Apps
Premium-Anwendungskonnektoren

Enterprise

auf Anfrage

alle Funktionen des Business-Plans
Einmalanmeldung
erweiterte administrative und Zugriffssteuerung
System- und Gruppenadministrator-Funktionen

Individual

ab 12,50 €/Monat

Solution Center
Berichte
verschiedene Datenansichten
ein Dashboard/Portal
Automatisierung von Workflows und repetitiven Aufgaben
Alarme
Arbeiten in der Smartsheet App
Integrationen wie Dropbox, Evernote, Google Suite, Office 365
Templates
Karten
Ressourcenplanung
Slack

Business

ab 22 €/Nutzer/Monat

alle Funktionen des Einzeltarifs
visualisieren von Live-Daten mit Dashboards und Diagrammen
Nachverfolgung des Verlaufs
Erweitern von Datenanalysen
Verwalten von Gruppen und Benutzern
individuelles Branding
Anpassung von Farben und Logos
Anzeigen, Freigeben und Empfangen von Daten
Zusammenarbeit in Tools wie Slack und Skype

Smartsheet Sicherheit und Datenschutz

Im Bezug auf Datenschutz geht Smartsheet auf die Datenschutzrichtlinien, die Datenschutz-Grundverordnung und das Privacy Shield Network ein. In den Datenschutzrichtlinien wird ausführlich erklärt, wie Smartsheet über die Webseite oder die mobile App personenbezogene Daten erfasst, verwendet und weiterleitet.

Smartsheet bezeichnet sich selbst als ein Unternehmen, das den Verpflichtungen gemäß der DSGVO nachkommt. Die Server-Standorte befinden sich größtenteils in den USA. Durch das Privacy Shield Network sind Daten geschützt, die aus der EU in die USA transportiert werden.

Die Sicherheit der Daten wird unter anderem durch externe Sicherheitsexperten gewährleistet, die regelmäßige Beurteilungen der Datensicherheit durchführen. Alle Daten, die sich auf der Plattform befinden, sind verschlüsselt. Die Informationen sind an mehreren physischen Standorten gesichert und werden regelmäßig auf Sicherheitsbedrohungen überprüft.

Smartsheet Integrationen

Smartsheet lässt sich nahtlos an derzeit rund 60 Integrationen und Apps knüpfen, um die Produktivität der Software zu erweitern und zu erhöhen. Einige dieser Integrationen sind zum Beispiel Jira oder Salesforce, womit die Software auch für IT-Projekte und das Customer Relationship Management interessant wird. Im direkten Vergleich mit ähnlichen Softwares stehen vergleichsweise wenige Integrationen zur Verfügung.

Integrationen sorgen dafür, dass zahlreiche Apps von Drittanbietern direkt in Smartsheet genutzt werden können. Zu den beliebtesten Smartsheet-Integrationen gehören unter anderem:

  • Zapier
  • Slack
  • Skype
  • Salesforce
  • Qlik
  • Outlook
  • Microsoft One Drive
  • Mircosoft Excel
  • Jira
  • Meisterplan
  • Hangout Chats
  • Google Hangouts
  • Dropbox

Interface

Obwohl die Funktionen von Smartsheet insgesamt sehr stark und überzeugend sind, wurde beim Interface leider bisher auf eine moderne und klare Struktur verzichtet. Das Interface ist auf den ersten Blick weniger ansprechend als das der Konkurrenz und wirkt altmodisch und überholt. Die einzelnen Funktionen sind so angeordnet, dass der Nutzer auf den ersten Blick möglicherweise überfordert ist. 

Wer sich mit Google Sheets oder Excel bereits auskennt, der wird sich jedoch auch in Smartsheet schnell und intuitiv zurechtfinden. Die Zusatzfunktionen im Bereich Projektmanagement voll und ganz auszuschöpfen, erfordert möglicherweise etwas Einarbeitungszeit.

Mobile App

Smartsheet stellt eine mobile App für iOS und Android-Geräte zur Verfügung. Mit dieser kann unabhängig von Ort und Zeit auf eine Vielzahl an Smartsheet-Daten zugegriffen werden. Das ist besonders praktisch, wenn der Nutzer gerade unterwegs ist oder sich in einem Meeting befindet. Das Tabellenblatt wird in Echtzeit aktualisiert und erscheint sofort auf Desktop-Geräten. Mit der mobilen App lassen sich außerdem Fotos und Dateien vom Smartphone hinzufügen, Anlagen anzeigen, Barcodes scannen, Anforderungen aktualisieren und Genehmigungen erteilen.

Das direkte Erstellen und Hochladen eines Fotos sowie das Scannen von Bar- und QR Codes ist sogar lediglich mit der mobilen App möglich. Die mobile App hat auch ihre Grenzen: So können Systemadministrator-Funktionen, Projekteinstellungen und Automatisierungsregelungen lediglich vom Desktop aus kontrolliert und angepasst werden. 

Die App benachrichtigt User per Push-Benachrichtigungen über Updates und sorgt so für einen ständigen Überblick.

Hilfe und Support

Smartsheet stellt einen umfangreichen Hilfebereich zur Verfügung, der neben häufig gestellten Fragen auch Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen beinhaltet. Die weiteren Hilfsangebote sind zwar umfangreich, aber weniger für deutschsprachige Nutzer geeignet. So können Nutzer zum Beispiel an Trainings in ausgewählten Städten der USA teilnehmen.

Die Smartsheet Community - ebenfalls in englischer Sprache - besteht derzeit aus rund 40.000 Mitgliedern und über 20.000 Diskussionen. Der Kunden-Support steht für alle Nutzer per E-Mail bzw. Kontaktformular zur Verfügung. Da Smartsheet nicht über einen Standort in Deutschland verfügt, ist damit zu rechnen, dass Support-Anfragen möglicherweise nicht immer auf Deutsch behandelt werden können.

Eine Telefonnummer ist der Webseite zu entnehmen, lässt sich aber nicht direkt auf den Kunden-Support zurückführen.

Smartsheet Alternativen

Smartsheet ist nicht die richtige Software? Alternativen sind zum Beispiel:

Fazit

Smartsheet ist eine umfangreiche Spreadsheet Software, die sich darüber hinaus durch zahlreiche Projektplanungs- und Ressourcenplanungs-Tools auszeichnet. Sie verbindet die klassischen und nützlichen Funktionen von Microsoft Excel oder Google Sheets mit Projektplanungsmethoden wie Kanban, Gantt-Diagrammen und Task Management. Das Tool ist weniger für kreative Projekte geeignet, sondern empfiehlt sich besonders für zahlen- und datenlastige Projekte. Die in den Grundfunktionen enthaltenen Ressourcenplanungsfunktionen helfen dem Nutzer bei umfangreicher Budget- und Kapazitätsplanung.

User, die komplett neu in einer Spreadsheet-basierten Software sind, finden sich aufgrund der großen Anzahl der Funktionen und dem altmodischen Interface womöglich zuerst eher schlechter zurecht und sollten eine gewisse Lernkurve einplanen. Hierbei können aber unter anderem die personalisierbaren Templates helfen. Smartsheet ist verglichen mit ähnlichen Softwares eine eher hochpreisige Alternative.

FAQ

Smartsheet zeichnet sich durch gute Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen aus. Das Unternehmen kommt allen Verpflichtungen zur DSGVO nach. Die Serverstandorte befinden sich jedoch in den USA.
Smartsheet ist als Einzelnutzer ab 12,50 € im Monat zu haben. Der Business-Tarif kostet mindestens 22 € pro Nutzer pro Monat. Die Software bietet eine 30-Tage-Testversion an. Nach diesen 30 Tagen muss der Nutzer sich für ein zahlungspflichtiges Modell entscheiden.
Ähnlich wie bei Microsoft Excel funktioniert das Smartsheet Spreadsheet unter anderem durch verschiedene Formeln. Es gibt jedoch einige Formeln, die aus Excel bekannt sind und bei Smartsheet nicht funktionieren.