Podio Test

by Citrix Systems, Inc.letztes Update 16. September 2020
3.4/5
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Kostenlose Testphase

Podio Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.4/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

große Flexibilität beim Anlegen von Projekten
Chat-Funktion
Server innerhalb der EU

Nachteile

viel Zeit für Einarbeitung und Set-up nötig
altmodisches Interface
nur grundlegende Ressourcenplanung

Überblick

Mit Podio können Teams ihre Workspaces sehr flexibel gestalten und die Bereiche hinzufügen, die sie benötigen. Diese Bereiche oder Funktionen werden als Apps bezeichnet, was zunächst etwas ungewohnt ist. So gibt es zum Beispiel Apps für Tasks, Leads, Bugs und Ausgaben. Die Apps lassen sich anpassen und Teams können auch ihre eigenen erstellen. Das hat aber auch eine Kehrseite: Es braucht eine umfangreiche Einarbeitung und einige Zeit, bis die Projekte den Wünschen der Nutzer entsprechen.

Flexible Gestaltung, aber aufwändiges Set-up

Dann bietet Podio ausreichende Projektmanagement-Funktionen mit guten Automatisierungsmöglichkeiten. Sehr überzeugend ist auch die integrierte Chat-Funktion, über die Teammitglieder sich austauschen können. Agiles Projektmanagement ist bis zu einem gewissen Grad möglich, die Ressourcenplanung kann dagegen nicht ganz überzeugen. Viele europäische Unternehmen werden sich sicher über den Serverstandort innerhalb der EU freuen. Leider wirkt Podios Interface recht altmodisch, was die Benutzerfreundlichkeit etwas einschränkt.

In diesem Podio-Test haben unsere Experten Funktionen, Preise, Support und viele andere Aspekte der Software analysiert.

Podio Test Screenshot Interface

Was ist Podio?

Podio wurde 2009 unter dem Namen Hoist von drei Studenten in Dänemark gegründet und 2010 in Podio umbenannt. In diesem Jahr stieß auch der dänische Unternehmer und spätere Politiker Tommy Ahlers als CEO und Business Angel dazu. 2012 wurde Podio für 43,6 Millionen US-Dollar an Citrix Systems verkauft und gehört seither zur Produktpalette des großen Software-Unternehmens aus den USA.

Daten und Fakten

Kunden weltweit400000
Gründung1989
GründerEd Iacobucci
HauptsitzFort Lauderdale, Florida, USA
CEODavid Henshall

Podio Projektmanagement-Funktionen

Mit Podio ist eine solide Projektplanung mit hilfreichen Automatisierungen möglich, wenn Teams genug Zeit für das Set-up investiert haben. Hervorzuheben ist die Chat-Funktion, die nicht viele Projektmanagement-Tools anbieten und die den Austausch erleichtert. Die Ressourcenplanung ist dagegen eher rudimentär ausgeprägt und für agiles Projektmanagement gibt es wahrscheinlich bessere Lösungen.

Projektplanungs-Software

Podio benötigt eine gewisse Einarbeitungszeit, was sich auch bei der Projektplanung bemerkbar macht. Das altmodische Interface erleichtert den Prozess nicht unbedingt. Hilfreich sind Automatisierungen, die Kanban-Ansicht und die anpassbaren Vorlagen. Gantt-Diagramme sind dagegen nur per Erweiterung möglich. Schön ist das Template für Ideenmanagement.

Kanban-Software

Aufgaben lassen sich in Podio in der dafür vorgesehenen App auf verschiedene Weise anzeigen, eine Möglichkeit ist das Kanban-Board. Hier können Teams die Tasks nach dem bekannten Prinzip von Status zu Status schieben und bei Bedarf die Statusoptionen anpassen. Das Design des Boards ist allerdings nicht besonders übersichtlich oder ansprechend und lässt sich auch durch eigene Anpassungen nicht wirklich verbessern.

Podio bietet solide Funktionen zum Aufgabenmanagement, wenn Nutzer sich erst einmal eingearbeitet haben - was allerdings eine Weile dauern kann. Zunächst verwirrend ist dabei die Unterscheidung von Deliverables (übergeordnete Aufgaben) und Tasks, die ihnen untergeordnet werden können. Auf dem Kanban-Board lassen sich nur erstere anzeigen, letztere nicht. Kommentare, Labels, Deadlines und Dateien können die Aufgaben ergänzen.

Automatisierungen in Podio können Teams den Alltag deutlich erleichtern und sind in den Plus- und Premium-Tarifen voll nutzbar. Nutzer können einen bestimmten Fall definieren, in dem eine Aktion eintreten soll - zum Beispiel immer bei Fertigstellung von Tasks eine weitere automatisch erstellte Aufgabe, die einer bestimmten Person zugewiesen wird.

Die App “Inspiration” lässt sich gut für das Ideenmanagement nutzen. Das Team kann Ideen vorschlagen und mit Text und Bild versehen. Andere Nutzer können darüber abstimmen und jede Idee erhält einen Status - zum Beispiel “eingereicht”, “angenommen” oder “abgelehnt”.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Durch die Chat-Funktion können Nutzer sich über Podio in Echtzeit austauschen, zusätzlich können sie auch direkt zu den Aufgaben Kommentare erstellen. Die Zusammenarbeit mit externen Gästen ist ebenfalls möglich und Dateien lassen sich teilen und übersichtlich anschauen.

Messaging Tools

Der Chat ermöglicht sowohl Einzelkonversationen als auch Gruppen-Chats. Er ist in einem kleinen oder großen Fenster nutzbar und sorgt für schnelle Absprachen. Bei vielen verschiedenen Gruppen-Chats kann es für Nutzer aber schwierig werden, eine bestimmte Konversation zu finden, weil diese sich nicht thematisch benennen lassen.

Um Dateien mit anderen Nutzern zu teilen, gibt es verschiedene Wege. Zum einen lassen sie sich an Aufgaben, Projekte und andere Elemente anhängen, zum anderen aber auch im Chat verschicken. Für jeden Workspace können auch alle Dateien in einer übersichtlichen Ansicht angezeigt werden. Ein gemeinsames Bearbeiten ist aber nicht möglich.

Alle zahlenden Kunden können eine unbegrenzte Zahl von externen Nutzern kostenlos einladen und mit ihnen zusammenarbeiten. Diese können sich nicht in der gesamten Organisation bewegen, sondern nur mit ihnen geteilte Elemente bearbeiten. Differenziertes Management von Rechten (zu Beispiel nur Lesezugriff) ist aber nicht möglich.

Diskussionstools

Der Austausch mit Teamkollegen ist einerseits direkt in den Kommentaren zu einzelnen Aufgaben und andererseits über die Chat-Funktion möglich. Da nicht viele Projektmanagement-Tools ein solches Feature bieten, kann Podio sich hier von der Konkurrenz abheben.

Ressourcenplanungstools

Ein paar grundlegende Funktionen zur Ressourcenplanung sind in Podio vorhanden. Teams können ihre Zeit erfassen, müssen aber für eine komfortable Variante auf eine Extension zurückgreifen. Das Budgetmanagement erlaubt nur die einfache Erfassung von Aufgaben und eine Kapazitätsplanung ist nicht vorhanden.

Eine sehr grundlegende Form der Zeiterfassung ist in Podio möglich: Nutzer können über die App “Timesheets” manuell Zeiten eintragen - eine Stoppuhr gibt es nicht. Außerdem müssen sie ihren Eintrag immer selbst einer Aufgabe zuordnen und können die Zeit nicht bei der Aufgabe selbst eintragen. Das kostet viel Zeit und ist wenig komfortabel.

Podio bietet eine App für die Erfassung von Ausgaben, die sich in einem Report übersichtlich nach Kategorie oder Projekt geordnet anzeigen lassen. Ein übergeordnetes Budgetmanagement, in dem gleichzeitig zum Beispiel gearbeitete Stunden erfasst werden können, gibt es aber nicht. Teams könnten dafür allerdings ihre eigenen Apps erstellen.

Agile Projektmanagement-Software

Im App Market finden sich Apps für Backlog und Sprint-Planung, sodass Teams ihren Scrum-Prozess in Podio abbilden können. Die Möglichkeit, Apps anzupassen oder selbst zu erstellen, hilft sicher weiter. Aber es handelt sich nicht um eine Scrum Software und für diese Teams gibt es sicher bessere Lösungen. 

Scrum Software

Im App Market finden sich Apps für Backlog und Sprint-Planung, sodass Teams ihren Scrum-Prozess in Podio abbilden können. Die Möglichkeit, Apps anzupassen oder selbst zu erstellen, hilft sicher weiter. Aber es handelt sich nicht um eine Scrum Software und für diese Teams gibt es sicher bessere Lösungen. 

Bug Tracking Tools

Mit der App für Bugs lassen diese sich melden und verfolgen. Teammitglieder können gefundene Fehler in ein Formular eintragen, in dem verschiedene Punkte abgefragt werden und sich auch ein Screenshot hinzufügen lässt. Für IT-Teams ist das aber wahrscheinlich nicht das praktischste Fehler-Tracking.

IT-Teams können bis zu einem gewissen Grad mit Podio arbeiten, es wird für sie aber wahrscheinlich nicht die erste Wahl sein. Die Apps für Features, Releases, Bugs und Scrum-Prozesse sind zwar hilfreich, könnten aber besser gelöst sein und reichen möglicherweise nicht ganz aus. 

Podio Preise

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Kostenlose Testphase

Die Kosten richten sich bei Podio nach der gewählten Option. Neben einer eingeschränkten kostenlosen Variante für bis zu fünf Mitarbeiter gibt es drei verschiedene Pakete: Basis, Plus und Premium. Bei jährlicher Zahlung können Unternehmen sparen. Wer sich eine maßgeschneiderte Lösung wünscht oder ein großes Team hat, kann Podio kontaktieren und ein Angebot erhalten. Abgesehen von der ohnehin kostenlosen Version ist leider kein kostenfreier Test der anderen Modelle möglich.

Für diesen Podio-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Podio gibt es die komplette Übersicht.

Premium-Paket

ab $19,20 /Nutzer/Monat

alle Plus-Funktionen
visuelle Reports
Kontakte synchronisieren
interaktive Verkaufsübersichten
interaktive Verkaufsübersichten

Plus-Paket

ab $11,20 /Nutzer/Monat

alle Basis-Funktionen
Light-Benutzerrolle
automatisierte Arbeitsabläufe
ausschließlicher Lesezugriff

Kostenlos

kostenlos

bis zu 5 Mitarbeiter
Aufgabenmanagement
Apps und Workspaces

Basis-Paket

ab $7,20 /Nutzer/Monat

alle Kostenlos-Funktionen
unbegrenzte Einträge
Benutzerverwaltung
unbegrenzte externe Anwender

Podio Sicherheit und Datenschutz

Die Nutzerdaten werden bei Podio über Amazon Web Services in Dublin gehostet, der Serverstandort befindet sich also innerhalb der EU. Im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat Citrix die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen angepasst, um die Vorgaben zu erfüllen. Außerdem können sich Podio-Nutzer darauf verlassen, dass ihre Accounts privat sind: Es gibt keine Super User innerhalb der Organisation, die auf andere Konten zugreifen können.

Das interne Sicherheitsteam von Citrix führt regelmäßige Sicherheits-Audits durch und es wird sichergestellt, dass Podio-Mitarbeiter die Kundendaten nie ohne Zustimmung einsehen können. Es erfolgen nächtliche Back-ups, um Datenverlust zu vermeiden. Die Server sind mit Firewalls ausgestattet und alle Daten werden bei der Übermittlung verschlüsselt.

Podio Integrationen

Die Integrationen, durch die Nutzer über verschiedene Tools hinweg arbeiten können, fallen bei Podio eher sparsam aus. So fehlt zum Beispiel die beliebte Kommunikationssoftware Slack und es gibt keine native Integration von IT-Projektmanagement-Tools wie Jira.

Allerdings sind über Zapier weitere Integrationen möglich. Manche Nutzer werden sicher die E-Mail-Verknüpfung praktisch finden: Durch eine eigene E-Mail-Adresse für jeden Podio-Account lassen sich Tasks erstellen.

Angeboten werden weiterhin unter anderem folgende Integrationen:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Google Calendar
  • Excel
  • OneDrive
  • Zendesk
  • GoToMeeting

Interface

Die Benutzeroberfläche von Podio wirkt eher klassisch und ist in Grau, Weiß und Blau gehalten. Teams, die sich einen modernen Look in ihrem Projektmanagement-Tool wünschen, werden hier enttäuscht. Außerdem stört die inkonsistente Übersetzung, durch die Deutsch und Englisch im Interface vermischt werden. Unternehmen, denen die Optik nicht so wichtig ist, finden aber eine funktionale Oberfläche vor, die sich nach einer gewissen Einarbeitungszeit gut navigieren lässt.

Mobile App

Mit der Podio-App für iOS und Android können Teams auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben und sich organisieren. Zum Beispiel ist ein schneller Überblick der letzten Aktivitäten möglich und Benachrichtigungen sorgen für eine zeitnahe Information der Beteiligten. Die Ansicht ist an die mobile Darstellung angepasst und lässt sich dadurch gut navigieren. Wie auch die Webversion ist die App aber nicht besonders modern gestaltet.

Hilfe und Support

Im Hilfe-Bereich finden Nutzer umfangreiche Anleitungen vor, wie Podio zu benutzen ist. Diese sind nützlich, aber nur auf Englisch verfügbar. Ergänzt werden sie durch Video-Tutorials und Aufzeichnungen von Webinaren, die allerdings schon mehrere Jahre alt sind. Auch Case Studies zur Inspiration sind vorhanden.

Der direkte Support erfolgt über Tickets, die Nutzer einreichen können. Jedoch beklagen im Community-Forum mehrere Kunden, keine Antwort vom Support zu erhalten. Interessant: Bei Podio beantworten alle Mitarbeiter Support-Tickets, nicht nur das Customer Care Team, sondern zum Beispiel auch Mitarbeiter aus der Entwicklung. 

Podio Alternativen

Noch nicht die richtige Projektmanagement-Software? Es gibt folgende Alternativen zu Podio:

Fazit

Podio kann für viele Teams eine starke Projektmanagement-Software sein, wenn sie sich einarbeiten und Zeit in das Set-up investieren. Denn nur so werden sie ein Tool erhalten, das ihren Bedürfnissen entspricht und mit dem sie gut arbeiten können. Diese Flexibilität ist aber auch ein großer Vorteil von Podio, das so eine mehr oder weniger maßgeschneiderte Lösung ermöglicht. Während die Projektplanung insgesamt gut aufgestellt ist, lässt die Ressourcenplanung zu wünschen übrig. Sehr positiv ist der Chat, der für einen schnellen und einfachen Austausch sorgt, ohne eine weitere Software nutzen zu müssen.

Die Bestimmungen zu Sicherheit und Datenschutz sowie die mobile App können überzeugen. Leider ist das Interface aber recht altmodisch gestaltet und inkonsistent übersetzt, was viele Nutzer stören könnte. Auch der Support ist eher mittelmäßig aufgestellt.

FAQ

Podio ist in Workspaces, Apps und Items aufgebaut. Workspaces können zum Beispiel für Abteilungen stehen, die sich in den Apps für verschiedene Funktionen organisieren und dort ihre Items (zum Beispiel einzelne Aufgaben) verwalten. Teams können diese Struktur nach ihrem Bedarf einsetzen und die Apps selbst anpassen.
Podio gibt es im Basis-Paket für 7,20 $ pro Nutzer im Monat, im Plus-Tarif für 11,20 $ und in der Premium-Variante für 19,20 $. Diese Preise gelten für die jährliche Zahlung, bei monatlicher Zahlung wird es etwas teurer. Daneben steht auch eine kostenlose Option mit eingeschränkten Funktionen für maximal 5 Nutzer zur Verfügung.
Ja, Podio bietet einen kostenlosen Tarif an. Hier ist die Software allerdings nur mit eingeschränkten Funktionen nutzbar. Podio gibt es weiterhin als Basis-Paket, Plus-Paket und Premium-Paket.