Paymo Test

by Paymo LLCletztes Update 8. September 2020
3.5/5
ab$8,95

Paymo Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.5/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

umfangreiches Task Management
gute Ressourcenplanung möglich
sehr guter Kunden-Support

Nachteile

für größere Teams weniger geeignet
wenige Integrationen
schlechte Datenschutzbestimmungen

Überblick

Paymo ist eine webbasierte Projektmanagement-Software mit dem Fokus auf Task Management und Team-Kollaboration. Die Grundfunktionen beinhalten eine sehr gute Ressourcenplanung, die für ganzheitliches Projektmanagement wichtig ist. Budgetplanung, Kapazitätsplanung und Zeitmanagement erfolgen direkt in der Software. Paymo eignet sich besonders dafür, viele Projekte gleichzeitig zu managen.

Viele Projekte gleichzeitig managen

Die umfangreichen Funktionen erfordern jedoch auch eine gewisse Vorbereitungs- und Lernzeit, um alle Features zu verstehen und nachhaltig zu nutzen. Obwohl sich die Software theoretisch sehr gut für größere Unternehmen eignen würde, bietet Paymo keine finanziell erschwinglichen Modelle mit hohem Nutzerumfang an. Die Zielgruppen der Software sind eindeutig kleine und mittelgroße Unternehmen sowie Freelancer und andere Einzelnutzer.

In diesem Paymo-Test haben unsere Software-Experten unter anderem das umfangreiche Task Management, den Kunden-Support und die Ressourcenplanung genauer beleuchtet.

Paymo Test Kanban-Ansicht

Was ist Paymo?

Das Unternehmen wurde im Jahr 2008 von Jan Lukacs gegründet und bietet Projektmanagement und Kollaborations-Tools für kleine und mittelgroße Unternehmen. Der Firmensitz liegt in Rumänien. Paymo hat seit 2008 bereits über 150.000 Unternehmen zu erfolgreichem Projektmanagement verholfen.

Daten und Fakten

Mitarbeiter20
Kunden weltweit150000
Gründung2008
GründerJan Lukacs
HauptsitzOradea, Romania
CEOJan Lukacs

Paymo Projektmanagement-Funktionen

Paymo kann im Bezug auf Projektmanagement-Features definitiv mit namhaften Softwares wie Asana oder Wrike mithalten. Insgesamt sind alle essentiellen Funktionen für umfangreiches Projektmanagement vorhanden. Besonders in der Ressourcenplanung überzeugt die Software.

Projektplanungs-Software

Im Bereich Projektplanung zeichnet sich Paymo durch Funktionen wie das Kanban-Board, Gantt-Diagramme und umfangreiches Workflow Management aus. Aufgaben anzulegen und zu managen, wird zum Kinderspiel. Die personalisierbaren Templates von Paymo unterscheiden sich von Templates ähnlicher Softwares. Die Vorlagen basieren auf personalisierbaren Blöcken, die zu einem Template gebaut werden können.

Gantt-Software

Mit der Gantt-Ansicht werden Projekte übersichtlich visualisiert. Paymo stellt das Projekt mit einer zeitlichen Übersicht in den direkten Vergleich und erlaubt so eine klare Einschätzung des aktuellen Standes. Die Software stellt zwei Arten der Gantt-Diagramme zur Verfügung. Im Portfolio-Gantt-Diagramm wird die Timeline aller Projekte angezeigt. Im Projekt-Gantt-Diagramm hingegen ist nur die Timeline eines einzelnen Projektes sichtbar.

Kanban-Software

Das Kanban-Board ist bei Paymo sogar schon als vorgefertigtes Board nutzbar und in der Grundfunktion mit “To Do”, “In Progress” und “Done” ausgestattet. Dies ist selbstverständlich anpassbar und kann erweitert werden. Das Board wird beliebig per Drag&Drop-System bedient. Mit Klick auf eine Karte werden die weiteren Funktionen sichtbar: Angehängte Dateien, Verantwortliche und Fälligkeitsdatum.

Das Task Management ist eine der umfangreichsten Funktionen von Paymo. Die Software bietet nicht nur traditionelle Task Management Features wie To-Do-Listen und die verschiedenen Datenansichten (Kanban, Gantt), sondern auch umfangreiche Kalenderoptionen.

Paymo bietet vorinstallierte Workflows an, die nach Belieben angepasst werden können. Vorgefertigte Workflows gibt es für die verschiedensten Arbeitsbereiche. Die Workflows zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu nutzen, spart dem User viel Zeit. Automatisierte Workflows sind mit Paymo leider nicht möglich.

Mit dem Feature des Meilenstein-Trackings ist Paymo konkurrierenden Softwares definitiv einen Schritt voraus. Nutzer können sich an beliebigen Zeitpunkten des Projektes über den Stand benachrichtigen lassen. Das erleichtert es, auf dem Laufenden zu bleiben und Zeitfenster und Deadlines einzuhalten. Benachrichtigungen über Meilensteine können auch wiederholt gesendet werden.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Die Funktionen rund um die Kommunikation und Kollaboration fallen bei Paymo eher schmal aus. Während Diskussionen und Ankündigungen kein Problem darstellen, sollten Unternehmen für alles andere mit externen Tools kalkulieren.

Diskussionstools

Paymo bietet den Nutzern Diskussionen in Echtzeit an. Diese Diskussionen finden in vorgefertigten Feldern statt, die sich an verschiedenen Orten des Projektplanungsprozesses befinden. Das erlaubt einen stetigen und zeitgerechten Austausch unter Beteiligten. Wird ein neuer Kommentar hinzugefügt, so werden automatisch alle Teammitglieder per E-Mail-Benachrichtigung darüber informiert. 

Ressourcenplanungstools

Paymo zeichnet sich durch eine sehr gute Ressourcenplanung in den Grundfunktionen aus. Viele Softwares benötigen Integrationen für eine ganzheitliche Ressourcenplanung. Hier ist Paymo der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Die Funktion der Zeiterfassung ist in dieser Software übersichtlich und modern gestaltet. Der Nutzer kann die Zeit für jede beliebige Aufgabe tracken. Dafür muss er lediglich die Uhr bei Beginn und Ende der Aufgabe betätigen. Die Zeiterfassung kann darüber hinaus mehrere Aufgaben gleichzeitig tracken. Auch eine automatische Funktion ist verfügbar. In der Projektplanung wird die aufgewendete Zeit automatisch übertragen.

Paymo macht umfangreiches Budgetmanagement möglich. Nicht nur die reine Budgetierung kann mit dieser Software übersichtlich gemanagt werden. Auch das Stellen von Rechnungen und ein Überblick der Ausgaben stellt Paymo zur Verfügung. Nutzer können zum Beispiel ein Projektbudget festlegen und am Ende vergleichen, wie gut die Planung eingehalten wurde. Im Bezug auf die Kapazitäten lassen sich Arbeitsstunden und Löhne inkludieren.

Paymo zeigt übersichtlich an, wer wann mit welcher Aufgabe beschäftigt ist und wer freie Kapazitäten hat. Das ist nicht nur für den Manager ein nützliches Feature. Auch Kollegen ersparen sich so unnötige Meetings und Kommunikation, um herauszufinden, wer gerade zur Verfügung steht.

Agile Projektmanagement-Software

Auch wenn agiles Projektmanagement mit Paymo möglich ist, eignet sich besonders für IT-Projektmanagement und IT-basierte Aufgaben eine alternative Software besser.

Scrum Software

Das Kanban-Board lässt sich prinzipiell auf Scrum-Methoden anpassen und unterstützt somit auch die Sprintplanung.

Für das reine IT-Projektmanagement gibt es sicherlich bessere Alternativen. Durch das Kanban-Board eignet sich Paymo auch bedingt für IT-Projekte insbesondere dann, wenn andere Teams an dem Projekt beteiligt sind. Das Marketing Team kann so zum Beispiel schnell und einfach auf Fehler auf der Webseite aufmerksam machen und ein Ticket erstellen.

Paymo Preise

Paymo ist in zwei verschiedenen Preismodellen verfügbar. Die Small-Office-Version eignet sich hauptsächlich für noch wachsende Teams und kleine Unternehmen. Das Business-Modell wird von Paymo für größere Teams empfohlen.

Für diesen Paymo-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Paymo gibt es die komplette Übersicht.

Small Office

ab $8,95 $/Nutzer/Monat

verschiedene Datenansichten
Meta Task Board
wiederkehrende Aufgaben
unbegrenzt Projekt-Templates
Zeiterfassung
Zeit-Reporting
unbegrenzt Rechnungen, Budgetierung und Ausgaben
In-App Tech Support
50 GB Speicherplatz
Desktop- und mobile Zeiterfassungs-Apps
Integrationen

Business

ab $14,24 $/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Small Office plus
kostenloses Onboarding und Training
Kapazitätsplanung
Gantt-Diagramme
Portfolio Gantt-Ansicht
HR Management
Online Remote Assistance
100 GB Speicherplatz

Paymo Sicherheit und Datenschutz

Paymo stellt die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien leider weniger transparent dar. So fehlen wesentliche Informationen, wenn es darum geht, wie die Daten verschlüsselt oder vor Betrug und anderen Katastrophen geschützt werden. Die Daten sind auf einem Amazon Web Service Server gehostet.

Im Falle einer Sicherheitslücke werden alle davon betroffenen Kunden innerhalb von 72 Stunden darüber informiert. Laut Paymo ist die Software so konzipiert, dass der Schutz der Daten im Fokus steht. Nur befugte Personen haben im absoluten Notfall Zugriff auf die persönlichen Daten.

Paymo ist laut eigener Aussage DSGVO-konform.

Paymo Integrationen

Fehlende Grundfunktionen sind bei Projektmanagement-Softwares in der Regel kein großes Problem, da diese normalerweise über zahlreiche externe Integrationen und Apps ergänzt werden können. Oft machen Integrationen eine Software sogar erst zu einem starken Tool. Paymo unterstützt aktuell weniger als 15 verschiedene Integrationen und wird in diesem Aspekt deutlich von der Konkurrenz überholt, die teilweise über 100 verschiedene Integrationen und Apps unterstützt.

Integrationen zu beispielsweise Jira hätten Paymo auch zu einer starken Alternative im IT-Bereich gemacht. Paymo lässt sich lediglich mit folgenden Integrationen verknüpfen:

  • Google Apps
  • Google Calendar
  • Zapier
  • Slack
  • QuickBooks Online
  • Xero
  • Adobe CC Extension
  • Typeform
  • Jotform
  • Shift
  • PomoDone
  • LambdaTest
  • Rethink
  • GrandTotal

Interface

Das Interface von Paymo wirkt auf den ersten Blick klar, modern und intuitiv bedienbar. Die Software bedient sich an klassischer und benutzerfreundlicher Navigation. Paymo ist übersichtlich und logisch strukturiert. Während die obere Leiste den Arbeitsbereich anzeigt (eigene Tasks, Team Tasks und das Dashboard), ist die Leiste auf der linken Seite für die zahlreichen Funktionen gedacht. Hier findet sich zum Beispiel die Zeiterfassung.

Obwohl die Icons intuitiv nachvollziehbar sind, fühlt sich ein Anfänger bei der Breite und Tiefe an Funktionen möglicherweise überfordert und benötigt ein wenig Zeit, sich in die Software einzufinden. Nach einer anfänglichen Lernzeit ist Paymo jedoch schnell und unkompliziert zu bedienen.

Mobile App

Paymo verfügt derzeit leider nicht über eine mobile App mit gutem Funktionsumfang. Die iOS und Android App ist lediglich als Zeiterfassung zu nutzen und gibt einen schmalen Überblick über Prioritäten, Deadlines und Projekte. Die gesamte Software kann nur von einem Desktop-Gerät aus genutzt werden.

Hilfe und Support

Das Hilfezentrum von Paymo fungiert neben vielen verschiedenen Hilfeartikeln auch als Knowledge-Basis mit zahlreichen Erklärungen und Schritt-für-Schritt-Tutorials rund um die Software.

Der Kunden-Support ist recht umfangreich. Support findet unter anderem direkt in der Software statt. Mit Klick auf das Chat Icon können User direkt mit dem Kunden-Support in Echtzeit chatten und so schnelle Hilfe für ihre Probleme erhalten. Paymo ist außerdem dafür bekannt, schnell auf Social-Media-Anfragen zu reagieren. Eine Nachfrage auf Facebook und Co. lohnt sich möglicherweise.

Im Business-Modell erhalten Nutzer priorisierten Support, wobei nicht ersichtlich ist, wo die normale Antwortzeit liegt.

Paymo Alternativen

Paymo ist nicht die richtige Software? Alternativen sind zum Beispiel:

Fazit

Paymo ist eine insgesamt sehr umfangreiche und nützliche Projektmanagement-Software, die für ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis zu haben ist. Besonders überzeugend sind die verschiedenen Datenansichten, wie zum Beispiel das Kanban-Board und die Gantt-Diagramme. Auch das Erstellen von Workflows und das gute Task Management erleichtern das Bearbeiten von Projekten nachhaltig. Besonders herausragend sind die umfangreichen Möglichkeiten zur Ressourcenplanung, wo Paymo der Konkurrenz definitiv einen Schritt voraus ist. Kaum eine andere Software bietet so umfangreiche Budgetplanung wie diese.

Trotz der zahlreichen Vorteile ist Paymo ein Tool, das eine gewisse Lernzeit benötigt und somit nicht sofort für Anfänger verständlich und geeignet ist. Auch die schwache Unterstützung von Integrationen und Apps spricht gegen Paymo. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise Integrationen zu Jira oder Salesforce, um ihre Projekte ausreichend zu managen. Die Software ist somit eher für kleine und mittelgroße Unternehmen zu empfehlen.

FAQ

Die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen sind leider eher weniger transparent dargestellt. Definitiv wird der Nutzer im Fall einer Sicherheitslücke über den Vorfall informiert. Laut eigener Aussage ist Paymo außerdem DSGVO-konform.
Die beiden Preismodelle von Paymo können beide kostenlos getestet werden. Die Small-Office-Version ist für kleinere Teams geeignet und für rund 9 $ pro Nutzer und Monat zu haben. Die Business-Version wird für größere Teams empfohlen und kostet rund 15 $ pro User pro Monat.
Paymo kann für eine Vielzahl an Projekten genutzt werden. Sowohl für kreative als auch für datenlastige Projekte ist diese Software geeignet. Lediglich für IT-Projekte eignet sich das Tool weniger. In der Cross-Team-Kollaboration kommen jedoch auch IT Teams auf ihre Kosten.