OpenProject Test

by OpenProject GmbHletztes Update 18. September 2020
3.6/5
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Kostenlose Testphase

OpenProject Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.6/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

gute Projektplanung
eigenes Hosting möglich
DSGVO-konform
Wiki-Funktion
gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Nachteile

keine mobile App
sehr wenige Integrationen
keine Kapazitätsplanung
manche Funktionen unübersichtlich

Überblick

Die Projektmanagement-Software OpenProject ist eine Open-Source-Lösung und ermöglicht es Unternehmen, das Tool selbst zu hosten und die Kontrolle über ihre Daten zu behalten. Daneben existiert aber auch eine Cloud-Variante, die mit DSGVO-Konformität und europäischen Serverstandorten ebenfalls hohe Anforderungen an den Datenschutz erfüllt. Im Vergleich zu anderen Softwares sind die beiden zahlungspflichtigen Tarife eher günstig, sodass OpenProject ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis vorweist.

Open-Source-Software mit eigenem Hosting

Die wichtigsten Projektmanagement-Funktionen wie Task Management, Kanban-Boards und Gantt-Diagramme sind vorhanden und gut umgesetzt. Auch agiles Projektmanagement ist möglich und Budgetmanagement gehört ebenfalls ins Portfolio. Leider gibt es aber keine Kapazitätsplanung oder Automatisierungen. Eine Besonderheit ist die sinnvolle Wiki-Funktion. Darin können Teams gemeinsam ihr Wissen zu einem Projekt dokumentieren oder Vorgaben festhalten.

Allerdings fallen die möglichen Integrationen extrem sparsam aus und eine mobile App ist gar nicht vorhanden. Auch wenn das Interface grundsätzlich übersichtlich und recht intuitiv gestaltet ist, sind manche Funktionen leider nicht sehr nutzerfreundlich.

In diesem OpenProject-Test haben unsere Experten Funktionen und viele weitere Software-Aspekte analysiert.

OpenProject Test Screenshot Projektplan

Was ist OpenProject?

OpenProject ist eine Open-Source-Software, kann also von der Community weiterentwickelt werden. Daneben arbeiten aber auch angestellte Entwickler daran. Das Projekt läuft seit 2010 und wurde 2012 unter dem Namen OpenProject als eigenständiges Unternehmen etabliert. Der Gründer Niels Lindenthal hatte vorher als Unternehmensberater für diverse Technologiekonzerne gearbeitet. 

Außerdem existiert der Verein OpenProject Foundation e. V., in dem Entwickler und Nutzer vertreten sind. Er widmet sich der Weiterentwicklung der Software und soll zum Austausch dienen, verfolgt aber keine wirtschaftlichen Interessen.

Daten und Fakten

Mitarbeiter15
Gründung2012
GründerNiels Lindenthal
HauptsitzBerlin, Germany
CEONiels Lindenthal

OpenProject Projektmanagement-Funktionen

Besonders bei der Projektplanung überzeugt OpenProject mit umfassenden und nutzerfreundlichen Funktionen. Die Features zur Zusammenarbeit sind nicht immer ganz ausgereift, der Wiki-Bereich kann aber sehr wertvoll sein, um Informationen zu sammeln. Bei der Ressourcenplanung ist vor allem das Budgetmanagement gut gestaltet, Kapazitätsplanung existiert leider nicht. Agiles Projektmanagement ist möglich und es gibt einige Standardfunktionen für Scrum.

Projektplanungs-Software

OpenProject bietet gute und bequem nutzbare Funktionen für die Projektplanung: Kanban-Board und Gantt-Diagramm sind sehr gut umgesetzt und das Task Management hat alle nötigen Elemente. Leider gibt es aber keine automatisierbaren Workflows oder personalisierbare Vorlagen, die den Einstieg ins Projektmanagement für Teams erleichtern.

Gantt-Software

Im Gantt-Diagramm sind alle Aufgaben anschaulich im zeitlichen Verlauf dargestellt. Projektphasen werden durch schwarze Klammern visualisiert, Meilensteine sind in Grün gekennzeichnet und Abhängigkeiten werden durch blaue Linien verdeutlicht. Deadlines und Aufgabentitel lassen sich auch direkt im Diagramm bearbeiten. Hilfreich: Beim Mouse-Over zu einer Aufgabe wird die gesamte Zeile hellblau unterlegt, sodass die Aufgabe im Chart schneller zu finden ist. Auch diese Ansicht bietet verschiedene Filtermöglichkeiten.

Kanban-Software

Das Kanban-Board in OpenProject besteht standardmäßig aus vier Statusoptionen, es lassen sich aber leicht weitere hinzufügen. Die Aufgabenkarten werden einfach per Drag&Drop in einen neuen Status geschoben und ein Icon lässt auf einen Blick den Zuständigen erkennen. Ein Doppelklick auf die Karte öffnet sie zur Bearbeitung. Die Aufgaben lassen sich außerdem nach diversen Kriterien wie Verantwortlicher, Aufwand oder Priorität filtern, um ein übersichtliches Board zu erhalten.

Das Aufgabenmanagement mit OpenProject funktioniert einfach und übersichtlich. Im Bearbeitungsfenster einer Aufgabe können Nutzer unter anderem eine Beschreibung und eine Zeitschätzung einfügen, sie jemandem zuweisen, einen Zeitraum und eine Priorität festlegen sowie Dateien anhängen. Das Aktivitätsprotokoll dort zeigt den Änderungsverlauf und Kommentare an. Teammitglieder können außerdem manuell den Fortschritt in Prozent eintragen.

Meilensteine lassen sich leicht definieren und im Gantt-Diagramm übersichtlich anzeigen. Außerdem erlaubt die prozentuale Fortschrittsanzeige einen Überblick über den Status des Projekts.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Im Bereich Zusammenarbeit stellt OpenProject einige Funktionen zur Verfügung, die aber nicht immer ganz überzeugen können, weil sie zum Beispiel nicht sehr übersichtlich gestaltet sind. Es gibt keine Chat-Funktion, aber diverse Wege für den Austausch. Auch externe Kollaboration und Filesharing sind möglich. Sehr positiv ist das Wiki, in dem Teams Wissen rund um das Projekt sammeln können. Für allgemeine Ankündigungen eignet sich die Nachrichten-Funktion, wo Teammitglieder Neuigkeiten posten können. Das ist aber immer nur auf Projektebene möglich, nicht übergeordnet.

Nutzer können in OpenProject auf mehreren Wegen Dateien miteinander teilen: An einzelne Aufgaben oder Forendiskussionen lassen sich Dateien anhängen und es gibt für jedes Projekt einen Dokumentebereich, wo Teams relevante Dateien ablegen und mit einer Beschreibung versehen können. Alle diese Optionen sind aber nicht sehr übersichtlich und bieten zum Beispiel keine Vorschau. Eine gemeinsame Bearbeitung ist ebenfalls nicht möglich.

Externe Gäste wie zum Beispiel freie Autoren oder Entwickler können leicht hinzugefügt werden. Im Prozess und bei der verbrauchten Lizenz besteht kein Unterschied zu internen Nutzern. So ist leider auch kein Lesezugriff möglich, der zum Beispiel Kunden einen Überblick verschafft, ohne Lizenzen zu kosten. Unternehmen können in den Rollen und Berechtigungen selbst eine Gastrolle sowie deren Rechte definieren und sie den Gästen zuweisen.

Diskussionstools

Eine integrierte Chat-Funktion ist zwar nicht vorhanden, OpenProject bietet aber verschiedene Möglichkeiten zum Austausch: In den Kommentaren zu den einzelnen Aufgaben lassen sich einzelne Nutzer erwähnen und so direkt ansprechen. Und die Forenfunktion erlaubt Diskussionen zu verschiedenen projektbezogenen Themen. Leider sind die Foren aber nicht besonders übersichtlich gestaltet.

Ressourcenplanungstools

OpenProject bietet eine simple Zeiterfassung, die komfortabler sein könnte. Zeitplanung ist gut möglich und das Budgetmanagement sorgt für einen Kostenüberblick - allerdings nur auf Projektebene. Eine Kapazitätsplanung ist leider nicht vorhanden.

Die Zeiterfassung in OpenProject ist eher simpel gehalten: Nutzer können den Aufgaben Zeiteinträge hinzufügen, die sie manuell eingeben müssen - eine Stoppuhr gibt es nicht. Die Einträge lassen sich mit einem Kommentar versehen und nachträglich bearbeiten oder löschen. In der Aufgabenansicht erscheint die insgesamt erfasste Zeit direkt unter der vorab geschätzten.

Das Budgetmanagement in OpenProject ist immer projektbezogen möglich, Unternehmen können aber keinen übergreifenden Gesamtüberblick bekommen. Für jedes Projekt lassen sich ein oder mehrere Budgets festlegen, in dem zwischen Personalkosten und Stückkosten unterschieden werden kann. Teams können bestimmte Arbeitspakete einem Budget zuordnen und dann Stunden und Ausgaben darauf buchen. Ein Balken zeigt den prozentualen Verbrauch an.

OpenProject ist gut auf die Arbeit mit Scrum eingestellt und ermöglicht Sprint-Planung und Bug Tracking. Damit sollten sich IT-Projekte gut steuern lassen. Manche Teams wünschen sich aber vielleicht eine intuitivere Benutzung, mehr Reports und ein leichteres Bug Tracking.

Agile Projektmanagement-Software

Einer der Schwerpunkte von OpenProject ist Agile Project Management. Einige Scrum-Funktionen sind bereits standardmäßig verfügbar und auch das Kanban-Board unterstützt agiles Arbeiten. Mit grundlegenden Möglichkeiten für Reports und Bug Tracking bietet OpenProject bereits mehr als viele andere Projektmanagement-Softwares. Es ist damit grundsätzlich auch für IT-Teams geeignet.

Scrum Software

Teams können leicht ein Scrum-Projekt anlegen, in dem Backlogs und Roadmap enthalten sind. Die Sprint-Planung ist damit einfach möglich. Für jeden Sprint lässt sich ein Task Board anzeigen, das einen guten Überblick für tägliche Scrum Meetings liefert.

Bug Tracking Tools

Standardmäßig erscheinen Bugs in derselben Ansicht wie Tasks oder Meilensteine. Über Filter können Teams sich aber schnell nur die Bugs anzeigen lassen und an ihnen arbeiten. Sie werden außerdem in Rot hervorgehoben, damit sie direkt auffallen.

Ein simples Burndown Chart ist in der Sprint-Übersicht verfügbar. Das ist allerdings der einzige mögliche Report, Ansichten wie Burnup Chart oder Velocity Report fehlen.

OpenProject ist gut auf die Arbeit mit Scrum eingestellt und ermöglicht Sprint-Planung und Bug Tracking. Damit sollten sich IT-Projekte gut steuern lassen. Manche Teams wünschen sich aber vielleicht eine intuitivere Benutzung, mehr Reports und ein leichteres Bug Tracking.

OpenProject Preise

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Kostenlose Testphase

Teams können bei OpenProject zwischen drei Modellen wählen: Neben der kostenlosen Community-Option gibt es die Variante Enterprise Cloud mit Hosting durch OpenProject und den Tarif Enterprise on-premises, bei dem Unternehmen das Tool lokal bei sich hosten. Diese beiden Modelle werden monatlich pro Nutzer abgerechnet und haben eine Mindestnutzerzahl von 5 Personen. Ab 200 Usern wird ein fixer Preis abgerechnet. Die kostenpflichtigen Modelle lassen sich auch 14 Tage kostenlos testen. Bei Vertragsabschluss für ein Jahr oder sogar mehrere Jahre sinkt der Preis pro Monat. 

Auch für den Support gibt es verschiedene Möglichkeiten mit unterschiedlichen Kosten von Professional über Premier bis hin zu Corporate. In den kostenpflichtigen Optionen ist der Professional Support bereits inklusive.

Für diesen OpenProject-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von OpenProject gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise on-premises

ab 5,95 /Nutzer/Monat

alle Cloud-Funktionen
Repositories (SVN, GIT)
LDAP-Authentifizierung
Synchronisation LDAP-Benutzer und -Gruppen
Sicherheits-Benachrichtigungen

Community

kostenlos

Projektübersicht
Arbeitspakete und Vorlagen
Gantt-Diagramme
Produkt-Roadmap
Scrum
Kalender und Terminverwaltung
Zeit- und Kostenerfassung sowie Auswertung
Budgets
Bug Tracking
Wiki und Foren
Dashboard
benutzerdefinierte Workflows
Gruppen und Berechtigungen
API
Repositories (SVN, GIT)
LDAP-Authentifizierung

Enterprise Cloud

ab 4,95 /Nutzer/Monat

alle Community-Funktionen, bis auf LDAP und Repositories
agile Boards
Logo und benutzerdefinierte Farben
Grafiken in Projektübersicht
Single Sign On
intelligente Workflows
Volltextsuche
Konfiguration Arbeitspaketformulare
Mehrfachauswahl benutzerdefinierte Felder
Relationen in Arbeitspaketliste
inhaltsspezifische Hilfe-Links
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Professional Support

OpenProject Sicherheit und Datenschutz

Mit diversen Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung oder LDAP-Authentifizierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten gibt OpenProject seinen Nutzern eine gute Basis. Regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen sollen außerdem das Vertrauen erhöhen. Die Option des eigenen Hostings ermöglicht Firmen besonders viel Kontrolle über ihre Daten. Als deutsches Unternehmen erfüllt OpenProject außerdem die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Cloud-Variante von OpenProject wird in einer auf Amazon Web Services (AWS) basierenden Cloud betrieben. Die Rechenzentren sind zertifiziert und befinden sich auf europäischem Boden. AWS arbeitet ebenfalls DSGVO-konform und ergreift zahlreiche Maßnahmen zur Datensicherheit. Nutzer von OpenProject Cloud können sich auf verschlüsselte Back-ups an verschiedenen Orten verlassen.

OpenProject Integrationen

OpenProject bietet nur sehr wenige Integrationen an, die sich teilweise auch noch im Aufbaustadium befinden. Die Zeiterfassungs-Software Toggl lässt sich integrieren und es gibt rudimentäre Slack- und GitHub-Integrationen. Daneben verweist OpenProject noch auf die Möglichkeit, Tasks aus Jira, MS Project oder Trello in Excel zu exportieren und per Excel-Plugin in OpenProject zu importieren.

    Interface

    Die Benutzeroberfläche von OpenProject ist klar aufgebaut und lässt sich intuitiv navigieren. So werden Nutzer vermutlich keine lange Einarbeitungszeit brauchen, um sich im Tool zurechtzufinden. Das Interface ist in Weiß, Blau und Dunkelgrau gehalten und wird durch sparsame farbige Elemente zum Beispiel für Diagramme, Status und Priorität aufgelockert. Eine individuell anpassbare Übersicht zeigt zum Beispiel Statistiken, Aufgaben, Kalender oder einen Überblick der Meilensteine.

    Das einklappbare Menü befindet sich im dunkelgrauen Bereich links und ist jeweils auf den Bereich bezogen, in dem der User sich bewegt. So müssen Nutzer immer einmal zurück gehen, wenn sie das übergeordnete Menü sehen wollen - zunächst etwas gewöhnungsbedürftig. Die Navigation zwischen verschiedenen Projekten ist aber schnell und einfach über die Auswahl links oben möglich. Leider hat sich in der deutschen Version der Oberfläche ab und zu ein englischer Begriff eingeschlichen (zum Beispiel “Time and costs” für die Zeiterfassungsübersicht), das hält sich aber zum Glück in Grenzen.

    Mobile App

    Es gibt keine App zu OpenProject, die Seite ist allerdings responsive gestaltet.

    Hilfe und Support

    In der kostenlosen Variante bietet OpenProject an Hilfe lediglich das Community-Forum und den User Guide, der allerdings nur auf Englisch verfügbar ist. Durch Screenshots sind die Anleitungen dort aber gut nachvollziehbar.

    Für den direkten Support gibt es drei Varianten, die zum Teil in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind oder sich hinzubuchen lassen:

    • Professional Support (125 €/Monat, enthalten in Cloud und Enterprise): über Ticket von Montag bis Freitag, 09:30-17:30, 8 h Antwortzeit bei kritischen Fehlern
    • Premier Support (980 €/Monat): über Ticket, E-Mail oder Telefon von Montag bis Freitag, 6 h Antwortzeit bei kritischen Fehlern
    • Corporate Premier Support (Preis auf Anfrage): über Ticket, E-Mail, Telefon oder als Vor-Ort-Support mit einem dedizierten Support Engineer von Montag bis Freitag, 09:00-18:00, 2 h Antwortzeit bei kritischen Fehlern

    OpenProject Alternativen

    Diese Projektmanagement-Software ist nicht die richtige? Diese Alternativen zu OpenProject könnten ebenfalls interessant sein:

    Fazit

    OpenProject ist eine sehr solide Projektmanagement-Software mit sehr guten Bestimmungen zu Sicherheit und Datenschutz sowie europäischen Serverstandorten. Unternehmen können besonders viel Kontrolle über ihre Daten behalten, wenn sie sich dafür entscheiden, selbst zu hosten. Die Projektplanung ist gut aufgestellt und auch agiles Projektmanagement und Budgetmanagement sind möglich. Das Interface ist übersichtlich aufgebaut und das personalisierbare Dashboard verschafft einen guten Gesamtüberblick. Die Wiki-Funktion erlaubt eine strukturierte Wissenssammlung. Unternehmen, die für den Support etwas tiefer in die Tasche greifen, erhalten Unterstützung über diverse Kanäle und sogar einen Vor-Ort-Service.

    Leider gibt es kaum Integrationen und keine mobile App, sodass Teams auf Tool-übergreifende Zusammenarbeit und Projektmanagement von unterwegs aus verzichten müssen. Auch wenn insgesamt viele Funktionen zur Verfügung stehen, sind einige davon nicht komplett nutzerfreundlich und übersichtlich, zum Beispiel die Zeiterfassung oder die Foren. Einige interessante Funktionen wie Kapazitätsmanagement oder Automatisierung von Workflows fehlen.

    FAQ

    Teams können in OpenProject verschiedene Projekte anlegen und sie zum Beispiel über Kanban-Boards und Gantt-Diagramme im Blick behalten. Auch Scrum-Prozesse sind möglich. Daneben hat OpenProject auch Funktionen für Budgetmanagement und Zeiterfassung sowie ein Wiki, um Informationen zu sammeln.
    Neben der kostenlosen Version bietet OpenProject zwei Tarife an: Enterprise Cloud für 4,95 € pro Nutzer monatlich und Enterprise on-premises für 5,95 €. Für beide liegt die Mindestzahl bei 5 Nutzern. In der Enterprise-Variante hostet der Kunde die Software selbst, beim Cloud-Tarif übernimmt OpenProject das.
    Ja, OpenProject bietet eine kostenlose Version an. Zwei weitere Tarife sind kostenpflichtig erhältich.