Notion Test

by Notion Labs Inc.letztes Update 4. September 2020
4.2/5
ab$0

Notion Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.2/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

personalisierbare Templates
Dokumentenmanagement
gute Kollaborationsmöglichkeiten
ausführliches Ideenmanagement möglich

Nachteile

wenige Ressourcenplanungs-Tools
sehr einfach gestricktes Aufgabenmanagement

Überblick

Notion ist ein vielseitiges Tool, das am besten als Zwischenweg von Evernote, Trello und Google Docs zu beschreiben ist. Die Software ist für Einzelnutzer und Teams gleichermaßen interessant. Insbesondere für textbasierte Inhalte eignet sich Notion sehr gut. Projekte mit Wikis, To-Do-Listen, Changelogs, Styleguides und Notizen sind in dieser Software gut aufgehoben. Die Gestaltung von Content ist vielfältig und lässt sich kinderleicht per Drag&Drop-System organisieren. Notion ist für Projekte mit viel Ressourcenplanung und Aufgabenmanagement eher weniger geeignet.

Für textbasierte Inhalte eignet sich Notion sehr gut

Das etwas veraltete aber klare Interface sorgt für ein schnelles Zurechtfinden in der Software. Die wichtigsten Sicherheits- und Datenschutzaspekte werden von Notion beachtet. Somit ist das Tool auch für Unternehmen geeignet, die großen Wert auf Datenschutz legen müssen.

In diesem Notion-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Kollaborationsmöglichkeiten, das Ideenmanagement und das Interface bewertet.

Notion Test Task Management

Was ist Notion?

Notion Labs Inc. ist ein 2012 gegründetes Unternehmen mit gleichnamiger Software. Die Idee zu Notion entstand wie so oft aus der Situation heraus. Ziel war es, einen All-in-One Workspace zu gründen, mit dem zahlreiche Browser Tabs der Vergangenheit angehören. Die Software vergleicht sich mit Google Docs, die die Schreibmaschine digitalisiert, oder Dropbox, die das Datenmanagement zur Cloud getragen haben. 

Daten und Fakten

Mitarbeiter40
Gründung2012
GründerIvan Zhao, Simon Last
HauptsitzSan Francisco, California, USA
CEOIvan Zhao

Notion Projektmanagement-Funktionen

Die Software überzeugt insbesondere mit Kollaborationsfunktionen, die den Teammitgliedern dabei helfen, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Insgesamt fehlt es an klassischen Projektplanungs-Features und Ressourcenplanungs-Tools.

Projektplanungs-Software

Notion ist im Bereich Kanban und Ideenmanagement sehr gut aufgestellt. Sie hilft Nutzern dabei, Ideen zu dokumentieren, zu organisieren und mit anderen zu teilen. Gleichzeitig an einer Idee zu arbeiten, ist mit dieser Software kein Problem.

Kanban-Software

Die Software stellt dem Nutzer ein Board im Kanban-Stil zur Verfügung, was für das tägliche Aufgabenmanagement und die Planung größerer Projekte sinnvoll ist. Das Board ist jedoch sehr simpel gehalten und es fehlen weiterführende Features wie Unteraufgaben und die Möglichkeit, Dateien anzuhängen.

Aufgaben können entweder auf dem eher simplen Kanban-Board oder per To-Do-Listen gemanagt werden. To-Do-Listen lassen sich auf jeder beliebigen Seite an jeder Stelle einfügen.

Notion eignet sich exzellent für das Ideenmanagement. Mit ausführlichen Notizfunktionen erlaubt es dem User, seine Ideen zu organisieren und zu strukturieren. Außerdem können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Um die Ideen besser zu visualisieren, ist es außerdem möglich, Bilder, Links und sogar Videos anzufügen.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Kollaboration in Echtzeit ist besonders für Teams in verschiedenen Abteilungen oder im Home Office ein wichtiger Aspekt. Im Punkt Kollaboration ist Notion vielen anderen Softwares einen Schritt voraus. Für die Kommunikation muss möglicherweise auf ein zweites Tool zurückgegriffen werden.

Arbeitet ein Unternehmen mit externen Dienstleistern zusammen, ist es oft nötig, Content mit diesen zu teilen. Notion erlaubt das Hinzufügen von Gästen auf die Notion-Seite. So ist zum Beispiel ein neuer Designentwurf schnell mit dem externen Designer abgeklärt, ohne dafür viele E-Mails hin- und herschicken zu müssen.

Diskussionen sind zu einem gewissen Grad möglich. Mit der “@”-Funktion können Mitglieder spezifisch erwähnt und zum Beispiel um Input gebeten werden.

Notiz-Software

Notizen sind der wohl wichtigste Teil von Notion. Im Block erstellt sind die Notizen schnell per Drag&Drop-Funktion verschoben und angepasst. Die Möglichkeit, Bilder, Links, Dateien und Vorlagen direkt in die Notizen einzufügen, ist fast einzigartig unter den Projektmanagement-Softwares.

Ressourcenplanungstools

Funktionen für die Ressourcenplanung sind sehr überschaubar. Für wirklich umfangreiche Ressourcenplanungs-Tools empfehlen sich Integrationen oder Apps.

Notion stellt ein personalisierbares Template zum Thema Finanzen zur Verfügung. Dieses ist jedoch relativ simpel gehalten und verfügt nicht über wichtige Aspekte der Budgetplanung wie zum Beispiel der Stundenlohn oder ein allgemeiner finanzieller Überblick über das Projekt.

Zeitplanung im abstrakten Sinn findet auf dem Kanban-Board oder über die To-Do-Listen statt. Der Nutzer ist jedoch dazu aufgefordert, sich in hohem Maße selbst um die Zeitplanung zu kümmern und bestehende Funktionen auf diese anzupassen.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist mit Notion durchaus möglich. Besonders durch das Kanban-Board und die flexiblen Content-Möglichkeiten macht Notion das agile Projektmanagement leichter. Zu empfehlen ist die Software insbesondere für die Zusammenarbeit verschiedener Teams.

Scrum Software

Notion unterstützt allgemein Scrum-Methoden. Insbesondere durch das Kanban-Board kann die Software so auch für die Sprintplanung genutzt werden. Durch die Simplizität des Boards ist jedoch auch die Sprintplanung eingeschränkt.

Notion Preise

Das Notion Pricing steht in vier verschiedenen Kategorien zur Verfügung. Die Modelle beinhalten verschiedene Leistungsspektren. Somit findet sich für jedes Unternehmen das richtige Preismodell. Für diesen Notion-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Notion gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

individueller Preis

alle Funktionen aus Team
dedizierter Manager
SAML + SSO
neue Funktionen zuerst verfügbar
personalisierter Vertrag

Personal Pro

ab $4 $/Monat

alle Funktionen aus Personal
Einzelnutzer
unbegrenzt Gäste
30 Tage Versionsverlauf
Priotität beim Support

Team

ab $8 $/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Personal Pro
unbegrenzt Nutzer
unbegrenzt Blöcke
unbegrenzte Dateigröße
Admin Tools
Zugriffsbeschränkungen

Personal

Einzelnutzer
5 Gäste
1000 Blöcke
5 MB Dateigröße
Webversion, Desktop- und mobile App
40+ Blocktypen
50+ Designer Templates
Massenexport

Notion Sicherheit und Datenschutz

Notion versichert dem Nutzer, dass alle Daten absolut sicher behandelt werden, und stellt die Datenschutzbestimmungen transparent auf der Website dar. Das Unternehmen sieht sich in der Pflicht, die personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften DSGVO-konform zu agieren. 

Sie weisen lediglich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet immer Lücken aufweisen kann und ein komplett lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter nicht möglich ist. Eine bereits erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung kann gemäß der Datenschutzgrundverordnung jederzeit per formloser Mitteilung widerrufen werden.

Auch im Punkt Sicherheit ist Notion gut aufgestellt. Alle Daten sind bei der Übertragung vollständig verschlüsselt. Die Daten sind auch einem privaten, virtuellen Netzwerk gespeichert, dessen Cloud nicht über das normal zugängliche Internet erreicht werden kann. Die Mitarbeiter erhalten regelmäßige Trainings im Bereich Sicherheit. Sollte trotz allen Maßnahmen doch eine Sicherheitslücke entstehen, so wird der Nutzer innerhalb von 72 Stunden darüber informiert.

Notion Integrationen

Die Software stellt insgesamt über 100 Integrationen und Apps zur Verfügung, die sich mit Notion verknüpfen lassen. Insbesondere Features, die als Grundfunktion nicht vorhanden sind, können somit ergänzt werden. Im Fall von Notion bietet es sich an, Integrationen zur Ressourcenplanung zu installieren. So lässt sich beispielsweise die Zeit beim Arbeiten erfassen.

Notion unterstützt unter anderem folgende Integrationen:

  • Slack
  • Google Drive
  • Zapier
  • Typeform
  • Github
  • Twitter
  • Salesforce
  • Office 365
  • Gmail
  • Mailchimp
  • Trello
  • Dropbox

Interface

Das Design von Notion ist sehr schlicht und einfach gehalten. Auf den ersten Blick wirkt es möglicherweise sogar etwas altmodisch. Das klassische Notion Interface enthält ein kleines Menü, welches während der Nutzung nicht sichtbar ist. Ein großer Vorteil: Die Leiste auf der linken Seite ist komplett personalisierbar. Unterpunkte können beliebig angelegt und verschoben werden.

Mobile App

Notion steht als mobile App für iOS und Android-Geräte als Download zur Verfügung. Die App weist die gleichen Funktionen auf wie die Desktopversion. Von unterwegs kann auf alle Blöcke zugegriffen werden. Texte, Bilder, To Dos oder Drag&Drop-Elemente sind auch auf mobilen Geräten leicht hinzuzufügen. Die mobile Version synchronisiert sich automatisch auf allen Geräten. Daten und Arbeitsfortschritte gehen somit nicht verloren.

Hilfe und Support

Notion stellt einen sehr umfangreichen Hilfebereich zur Verfügung, der von häufig gestellten Fragen über Anfängertipps bis hin zu fortgeschrittenen Tutorials alles beinhaltet. Auf der Hilfeseite lässt sich außerdem eine E-Mail senden oder live chatten. Für zahlende Nutzer bietet Notion Priority Support an. Kunden des Enterprise-Tarifs profitieren von eigenen Ansprechpartnern, die dem Priority Support noch einmal übergestellt sind.

Der gesamte Support steht jedoch nur in englischer Sprache zur Verfügung und ist somit für deutsche Unternehmen möglicherweise nicht geeignet. In jedem Fall muss bei einer Support-Frage mit einer Antwort auf Englisch oder Deutsch aus dem Übersetzer gerechnet werden.

Notion Alternativen

Notion ist nicht die richtige Software? Alternative Projektmanagement-Softwares sind zum Beispiel:

Fazit

Notion erfreut sich zu Recht einer großen Anzahl an Usern. Kaum eine andere Software bietet so umfangreiche Textfunktionen wie diese. Besonders für Notizen, To-Do-Listen oder sogar Firmenwikis ist Notion eine gute Lösung. Funktionen wie die personalisierbaren Templates helfen dabei, einen guten Einstieg in das Tool zu finden und die Struktur zu behalten.

Das Aufgabenmanagement und die allgemeine Projektplanung inklusive Ressourcenmanagement fallen eher weniger gut aus. Obwohl sich die Funktionen von Notion mit Integrationen und Apps gut ergänzen lassen, ist die Software mehr für das Produktmanagement oder kleinere Projekte geeignet.

FAQ

Notion ist eine Software, die sehr gut für Notizen geeignet ist. Mit den umfangreichen und flexiblen Textfunktionen überzeugt das Tool im Bereich Notizen definitiv. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, auch Bilder, Links und Videos in die Notizen einzufügen.
Einzelpersonen können Notion kostenlos nutzen. Es ist allerdings mit großen Einschränkungen bezüglich der maximalen Dateigröße zu rechnen. Der Preis im Personal-Pro-Tarif ist mit 4 $ pro Monat sehr erschwinglich und bietet deutlich bessere Leistungen.
Notion ist eine Software, die für die Kollaboration von Teams geeignet ist. Besonders für textbasierte Projekte ist Notion eine gute Lösung. Dem Nutzer stehen neben der umfangreichen Notizfunktion auch ein Kanban-Board und To-Do-Listen zur Verfügung.