monday.com Test

by monday.com, Ltd.letztes Update 16. September 2020
4.3/5
ab8
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Kostenlose Testphase

monday.com Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.3/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

sehr viele Personalisierungsmöglichkeiten
Templates erleichtern den Einstieg
übersichtliches und farbenfrohes Design
umfangreiche Funktionen
hilfreiche Automatisierungsoptionen

Nachteile

Set-up von Projekten kann zeitaufwändig werden
kostenintensiv bei vielen Nutzern und benötigten Funktionen
kein Chat verfügbar

Überblick

Als mächtige Projektmanagement-Software bietet monday.com eine Vielzahl von Funktionen. Die große Stärke des Tools liegt in seiner Flexibilität: Projekt-Boards sind modular aufgebaut und Teams können sie ganz nach ihren jeweiligen Bedürfnissen gestalten. Nutzer können auch Dashboards anlegen, individuell aufbauen und so den Überblick über größere Projekte behalten. So bleiben zum Beispiel wichtige Kennzahlen immer im Blick. Das Design ist modern, farbenfroh und sehr übersichtlich. Automatisierungen erleichtern die tägliche Arbeit deutlich.

Große Flexibilität für anspruchsvolle Teams

Die Flexibilität kann für manche Nutzer aber auch ein Nachteil sein: Sie müssen selbst aktiv werden und ihr Projekt aufbauen. Zwar wird das durch Vorlagen erleichtert, aber ein gewisses Maß an Eigeninitiative ist nötig. Die Kommunikation ist etwas eingeschränkt, denn einen Chat für das Team gibt es bei monday.com nicht. Unternehmen mit kleinem Budget werden sich vielleicht nach einer anderen Lösung umsehen - mit mehreren Nutzern und hohem Funktionsumfang fallen hier schnell höhere Kosten an.

In diesem monday.com-Test haben unsere Software-Experten Funktionen, Preise, Support und viele weitere Aspekte analysiert.

Monday com Test Screenshot Interface

Was ist monday.com?

Das Produkt monday.com entstand zunächst unter dem Namen dapulse im Jahr 2010 innerhalb der israelischen Firma Wix.com als interne Lösung. 2012 wurde die eigene Firma dapulse gegründet, die sich ganz auf die Weiterentwicklung des Tools konzentrierte. Durch mehrere erfolgreiche Finanzierungsrunden von 2012 bis 2019 konnte das Unternehmen eine Finanzierungssumme von insgesamt rund 234 Mio. US-Dollar verbuchen.

2017 wurden Tool und Firma von dapulse in monday.com umbenannt. Der ursprüngliche Name hatte immer wieder für Verwirrung gesorgt. Der neue soll dagegen eindeutig dem Arbeitsumfeld zuzuordnen sein - mit dem Montag als Start der Arbeitswoche.

Daten und Fakten

Mitarbeiter470
Gründung2012
GründerRoy Mann, Eran Zinman
HauptsitzTel Aviv, Israel
CEORoy Mann

monday.com Projektmanagement-Funktionen

Die große Stärke von monday.com liegt in seiner Flexibilität: Die Nutzer können Boards genau auf ihre Projekte zugeschnitten anlegen. Viele Ansichten und Funktionen machen beinahe alles möglich, was Projektmanager sich wünschen. Das kann Einsteiger allerdings auch überfordern, denn viele Funktionen müssen erst selbst konfiguriert werden. Hier schaffen aber die Templates Abhilfe, die als Basis dienen können. Leider fehlt eine Chat-Funktion zur Echtzeitkommunikation mit dem Team.

Projektplanungs-Software

monday.com überzeugt bei der Projektplanung auf ganzer Linie. Teams haben viel Spielraum beim Anlegen ihrer Boards und können diese komplett frei zusammenstellen. Der Aufbau entspricht einer Tabelle, in der die Aufgaben in Zeilen stehen und weitere Informationen sich in Spalten hinzufügen lassen. Für die Spalten gibt es umfangreiche Möglichkeiten von Deadline, Verantwortlichen und Status über Ratings bis hin zu Checkboxen. Die Boards sind dadurch sehr individuell, so ist aber auch die Eigeninitiative der Nutzer gefragt. Für einen schnellen Start stellt monday.com zahlreiche Vorlagen bereit, die nach Bedarf anpassbar sind.

Gantt-Software

Bei monday.com heißt das Gantt-Diagramm Zeitleiste oder auch Timeline. Diese Ansicht ist ab dem Standard-Tarif verfügbar und gibt Teams eine sehr gute Übersicht über den zeitlichen Verlauf. Dabei helfen Farben und verschiedene Filtermöglichkeiten. Anpassungen sind direkt in der Zeitleiste möglich. Auch hilfreich: Bei Planänderungen lassen sich die ganze Zeitleiste oder ausgewählte Aufgaben mit einem Klick verschieben.

Kanban-Software

Die Kanban-Ansicht ist in allen Tarifen verfügbar und schnell eingestellt. Dabei entspricht die Farbcodierung der einzelnen Listen den vertrauten Status-Farben. Per Drag&Drop lassen sich Aufgaben verschieben, wodurch sich automatisch ihr Status ändert. Nutzer können auch direkt neue Aufgaben erstellen. Auf Wunsch lässt sich die Ansicht nach Gruppen aufteilen, die dann untereinander dargestellt werden.

Bei der Aufgabenverteilung bietet monday.com viele individuelle Möglichkeiten. Zum Beispiel lassen sich Spalten für Zuständige und Deadlines einfügen und Aufgaben können eine Checkliste mit Teilaufgaben erhalten. Hier bleiben keine Wünsche offen, wenn ein Team bereit ist, sich ein wenig mit den Optionen zu beschäftigen.

Mit den selbst anpassbaren Boards können Teams gut ihre Workflows definieren und organisieren. Ein wenig Einarbeitung ist aber nötig, um hier gute Ergebnisse zu erzielen. Es sind auch zahlreiche Automatisierungen möglich, die sich einfach über Vorlagen einstellen lassen. Zum Beispiel gibt es automatische Benachrichtigungen oder Verschiebungen bei Statusänderungen. 

Teams können den Fortschritt ihrer Aufgaben über eine eigene Spalte im Blick behalten, die aus dem Status der Teilaufgaben eine Prozentangabe generiert. Durch Dashboard Widgets ist auch ein umfassender Überblick über mehrere Boards hinweg möglich. Die Diagramm-Ansicht macht den Fortschritt ebenfalls gut erkennbar. Eine Definition von Aufgaben als klassische Meilensteine ist aber nicht vorgesehen. Nutzer müssen sie manuell kennzeichnen. 

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Auch wenn monday.com die Zusammenarbeit deutlich erleichtert, fehlt ein Chat für die direkte Kommunikation. Dafür ist die externe Kollaboration gut möglich und Dateien können leicht geteilt werden. Ein weiteres schönes Feature für die Teamarbeit: Auf einem gemeinsamen Whiteboard können alle brainstormen und Ideen festhalten.

Dateien lassen sich in monday.com auf verschiedenen Wegen einbauen: per Updates-Bereich, Infobox, Statusbox oder Dateispalte. Das kann etwas unübersichtlich werden, es sind aber auch alle Dokumente eines Boards in der Dateiansicht gesammelt.

Um mit Kunden oder Freelancern zusammenzuarbeiten, können Teams sie als Gäste hinzufügen. Die Gastnutzer können nur das mit ihnen geteilte Board sehen, dort aber regulär mitarbeiten und Änderungen vornehmen. Externe Gäste sind ab dem Standard-Tarif möglich, aber erst ab dem Pro-Tarif in unbegrenzter Zahl.

Wer eine Nachricht in monday.com schreiben will, muss das auf ein Element bezogen tun, zum Beispiel zu einer Aufgabe oder Datei. Hier kann der Nutzer einzelne Personen oder das ganze Team ansprechen. Bei längeren Diskussionen geht die Übersicht aber leicht verloren. Immerhin ist erkennbar, ob der andere die Nachricht schon gelesen hat oder nicht.

Ressourcenplanungstools

monday.com liefert hier das volle Paket: Zeiterfassung, Zeitplanung, Budgetmanagement und Kapazitätsplanung sind möglich. Teilweise brauchen die Nutzer aber gute Kenntnisse des Tools, um die gewünschte Funktion zu konfigurieren. Zum Glück gibt es im Hilfe-Bereich detaillierte Anleitungen. 

Ab dem Pro-Tarif bietet monday.com eine Zeiterfassung. Dafür fügen Teams eine Zeiterfassungsspalte auf ihren Boards ein, in der die Nutzer die Aufwände für die jeweilige Aufgabe erfassen können. Die Einträge lassen sich bei Bedarf nachträglich bearbeiten und für Berichte in Excel exportieren. Hilfreich ist auch das Zeiterfassungs-Widget: Damit lässt sich auf einem Dashboard die Gesamtübersicht der angefallenen Aufwände einbinden.

Da monday.com so flexibel zu gestalten ist, können Nutzer auch eine Budgetübersicht erstellen. Dazu dienen die Formelspalten, mit denen sich erwartete und tatsächliche Ausgaben tracken und vergleichen lassen. Auch eine Visualisierung per Diagramm und eine Anzeige auf dem Dashboard ist möglich. Um das alles aufzusetzen, muss ein Nutzer aber schon etwas tiefer einsteigen.

Einen Überblick der Arbeitsauslastung gibt es ab der Pro-Version. Teamleiter können diese Board-Ansicht wählen, um zu ermitteln, wer stark ausgelastet ist und wer noch Kapazitäten frei hat. Die Konfigurierung braucht etwas Zeit, doch die Funktion ist sehr nützlich. Es ist auch ein Dashboard Widget für die Betrachtung über mehrere Projekte hinweg verfügbar.

Alle Aufgaben lassen sich leicht mit Deadlines oder auch geplanten Zeitfenstern versehen. Icons zeigen dabei an, ob Tasks noch im Plan oder schon überfällig sind. Die Zeitleistenansicht hilft beim Überblick und macht es leicht, Zeitfenster anzupassen.

Agile Projektmanagement-Software

Die große Flexibilität von monday.com macht es sehr geeignet für agile Projektmanagement-Ansätze. Teams können ein Board genau so gestalten, wie sie es brauchen. Das bedeutet aber auch, dass sie es selbst konfigurieren müssen und nicht sofort loslegen können. Unterstützung gibt es allerdings durch die verschiedenen Templates.

Scrum Software

Das Scrum-Template erleichtert die Arbeit des Scrum-Masters, der es bei Bedarf weiter anpassen kann. Natürlich kann er auch bei Null starten und sich das gewünschte Board im Tool bauen.

Auch für das Fehler-Tracking stellt monday.com ein personalisierbares Template bereit und liefert Teams so eine gute Ausgangsbasis. Dort sind zum Beispiel Spalten für den Reporter und den Verantwortlichen, für den Status und die Wichtigkeit vorgesehen.

IT-Projektteams schätzen vermutlich die übersichtliche Gestaltung von monday.com und die Jira-Integration. Templates wie Sprint-Planung und Feature Backlog helfen dabei, das eigene IT-Projekt abzubilden.

monday.com Preise

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Kostenlose Testphase

Beim Pricing bietet monday.com die vier Tarife Basic, Standard, Pro und Enterprise. Eine kostenlose Version ist nicht verfügbar, aber alle Tarife lassen sich 14 Tage lang kostenfrei testen. Bei einer jährlichen Zahlungsweise sparen Unternehmen 18 Prozent gegenüber der monatlichen Variante. Die Unterschiede zwischen den Optionen liegen vor allem in den verfügbaren Funktionen und Ansichten, beim Speicherplatz, den Integrationen und der zusätzlichen Sicherheit.

In jeder Tarifoption richtet sich der Preis nach der Nutzerzahl und es sind verschiedene Abstufungen von fünf bis über 200 Nutzer möglich. Unternehmen zahlen also nicht für jedes einzelne Teammitglied, sondern wählen den passenden Umfang. Wenn das Team wächst, ist es möglich, dass die Kosten zunächst noch gleich bleiben. Wer monday.com mit mehr als 50 Personen einsetzen will oder sich für den Enterprise-Tarif interessiert, muss anfragen, um den Preis zu erfahren.

Für diesen monday.com-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von monday.com gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

auf Anfrage

alle Pro-Funktionen
Dateiablage 1.000 GB
je 100.000 monatliche Aktionen bei Integrationen und Automatisierungen
25 Boards pro Dashboard möglich
einmalige Anmeldung
Audit-Protokoll
Session Management und Kontosperrung
garantierte Verfügbarkeit 99,9 %
erweiterte Kontenberechtigungen
maßgeschneidertes Onboarding

Pro

ab 16 /Nutzer/Monat

alle Standard-Funktionen
Dateiablage 100 GB
Boards mit unbegrenzt vielen Gästen teilen
Zeiterfassung
Diagrammansicht
Formelspalte
benutzerdefinierte Tags
private Boards möglich
je 25.000 monatliche Aktionen bei Integrationen und Automatisierungen
10 Boards pro Dashboard möglich
Google-Authentifizierung

Basic

ab 8 /Nutzer/Monat

unbegrenzte Board-Anzahl
über 20 Spaltentypen
App für iOS und Android
Dateiablage 5 GB
Aktivitätenprotokoll für eine Woche
Whiteboard-Integration
Dokumente einbetten
Kanban-Ansicht
integrierte Formulare
Zwei-Faktor-Authentifizierung
ein Board pro Dashboard möglich

Standard

ab 10 /Nutzer/Monat

alle Basic-Funktionen
Dateiablage 20 GB
unbegrenztes Aktivitätenprotokoll
Zoom-Integration
Timeline-Ansicht (Gantt-Diagramm)
Kalenderansicht
Boards mit Gästen teilen (4 Gäste als ein Nutzer abgerechnet)
erweiterte Suche
Formulare anpassen
je 250 monatliche Aktionen bei Integrationen und Automatisierungen
3 Boards pro Dashboard möglich

monday.com Sicherheit und Datenschutz

monday.com ergreift als Cloud-Anwendung zahlreiche Maßnahmen rund um Sicherheit und Datenschutz, um seinen Nutzern ein gutes Gefühl zu geben. Dazu gehören:

  • Das Tool ist konform mit DSGVO und EU-US Privacy Shield.
  • monday.com hat Zertifikate gemäß SOC 2, ISO 27001 und ISO 27018 erhalten.
  • Back-ups kritischer Daten erfolgen alle fünf Minuten, insgesamt einmal täglich. Sie sind verschlüsselt und werden dezentral gespeichert.
  • Externe Partner führen Penetrationstests und Sicherheits-Audits durch.
  • Alle Daten werden TLS-verschlüsselt übermittelt.
  • Unter den Mitarbeitern von monday.com haben nur Entwickler Zugriff auf Nutzerdaten und auch nur dann, wenn das für die Lösung von Nutzerproblemen nötig ist.
  • Neue Features werden sehr genau auf Sicherheit und Datenschutz überprüft.
  • Die Systeme werden im AWS-Rechenzentrum von Amazon und der Google-Cloud-Plattform gehostet, die beide diverse Zertifikate vorweisen können.

Unternehmen, die den Enterprise-Tarif nutzen, erhalten weitere Sicherheitsoptionen. Neben der in allen Tarifen enthaltenen Zwei-Faktor-Authentifizierung können sie über Audit-Protokoll und Session-Management einen besseren Überblick über die Nutzung des Tools erhalten. So können sie zum Beispiel auch das gesamte Konto sperren, wenn möglicherweise Daten gefährdet sind. Durch erweiterte Kontenberechtigungen lässt sich genauer steuern, wer welche Rechte im Konto hat. Teams, die Wert auf einen Server-Standort in Deutschland oder der EU legen, müssen sich aber nach einer Alternative umsehen.

monday.com Integrationen

monday.com bietet viele Integrationen für eine leichtere Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg. Die Software macht es auch leicht, mit anderen Projektmanagement-Tools zusammenzuarbeiten: Zum Beispiel gibt es eine Zwei-Wege-Synchronisation mit Asana, Trello und Basecamp. Dort erstellte Aufgaben laufen automatisch in monday.com ein - und umgekehrt.

Zu den verfügbaren Integrationen gehören:

  • Slack
  • Outlook
  • Jira
  • Excel
  • Salesforce
  • Google Drive
  • Shopify

Interface

Charakteristisch für monday.com sind die intensiven Farben. Neben dem ästhetischen Aspekt machen sie es auch leicht, ein Projekt und den Status der verschiedenen Aufgaben auf einen Blick zu erfassen. Das Interface ist übersichtlich, modern und intuitiv. Die verwendeten Icons erschließen sich ebenfalls leicht, zum Beispiel eine Sprechblase für den Kommentarbereich.

Die Dashboards bieten eine weitere Möglichkeit, um übersichtlich auf dem Laufenden zu bleiben. Es sind diverse Widgets zur individuellen Gestaltung verfügbar, zum Beispiel eine grafische Darstellung, wie viele der Aufgaben in einem Projekt sich gerade in welchem Status befinden. Auch finanzielle Entwicklungen lassen sich übersichtlich auf einem Dashboard tracken. Und auf Wunsch können Nutzer sogar täglich wechselnde motivierende Zitate einbauen.

Mobile App

Neben einer Desktop-App bietet monday.com auch eine mobile App. Sie ist für Android und iOS erhältlich und ähnlich aufgebaut wie die Web-Version. Teams können sich so leicht umgewöhnen und zwischen Laptop und Smartphone hin und her wechseln. So bleiben sie auch unterwegs auf dem Laufenden und dank Synchronisation erfolgen die Änderungen von jedem Gerät aus in Echtzeit.

Die Ansicht ist auf mobile Geräte angepasst, sodass einige Spalten standardmäßig eingeklappt sind. Bei komplexen Projekten braucht der Überblick so leider etwas Zeit und die Nutzer müssen viel hin und her scrollen. 

Hilfe und Support

Das Hilfe-Center von monday.com bietet umfassende Anleitungen und viel Unterstützung. Manche Inhalte sind allerdings nur auf Englisch verfügbar und manchmal wechselt die Sprache sogar innerhalb eines Artikels zwischen Deutsch und Englisch hin und her. Der Nutzer erhält:

  • Einführungen in alle Bereiche des Projektmanagements mit monday.com
  • Tutorials für fortgeschrittene Funktionen wie Automatisierung und Integrationen
  • umfangreiche Tipps für eine bessere Nutzung des Tools
  • Guides für Teams aus verschiedenen Branchen wie Marketing oder IT
  • Video-Tutorials zu diversen Funktionen
  • Webinare (täglich live sowie Aufzeichnungen)
  • Community mit der Option, Fragen zu stellen und zu diskutieren
  • Anwendungsfälle von anderen Unternehmen

Neben diesen zahlreichen Materialien bietet monday.com auch einen 24/7-Support an, der allen Tarifen zur Verfügung steht. Die Anfrage wird schriftlich gestellt und schnell beantwortet. Im Enterprise-Tarif gibt es auch eine individuelle Schulung und einen persönlichen Ansprechpartner.

monday.com Alternativen

Diese Projektmanagement-Software überzeugt noch nicht ganz? Diese Alternativen zu monday.com sind ebenfalls interessant:

Fazit

monday.com erfüllt hohe Ansprüche an eine Projektmanagement-Software. Die große Flexibilität des Tools ermöglicht zahlreiche Funktionen und Teams können ihr Projekt genau so anlegen, wie sie es brauchen. Überflüssige Spalten lassen sie dagegen einfach weg und erhalten so eine schlanke und übersichtliche Lösung mit modernem Design. Wer bereit ist, ein bisschen Arbeit zu investieren, kann zum Beispiel durch die Formelspalten seine eigenen Funktionen bauen.

Apropos Arbeit: Einsteiger könnten sich von den vielen Möglichkeiten überfordert fühlen und frustriert sein, dass sie ihr Projekt komplett selbst anlegen müssen. Sie finden aber durch die zahlreichen Vorlagen und das umfangreiche Hilfe-Center Unterstützung.

Die Automatisierungsmöglichkeiten stellen sicher für viele Teams eine große Erleichterung dar und die Dashboards verschaffen insbesondere Teamleitern und Managern einen guten Überblick. monday.com ist sehr visuell angelegt und bietet zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten wie Diagramme, die Informationen auf einen Blick vermitteln. Außerdem tut das Unternehmen viel für Sicherheit und die mobile App ermöglicht es, auch von unterwegs aus zu arbeiten.

Punktabzug gibt es für die fehlende Chat-Funktion, wodurch die Teammitglieder nicht direkt miteinander kommunizieren können. Auch die relativ hohen Kosten sind erwähnenswert. Unternehmen, die weniger Funktionen brauchen, werden vielleicht auch bei einem anderen Anbieter fündig.

FAQ

monday.com kostet im Basic-Tarif 8 € pro Nutzer monatlich bei jährlicher Zahlung. Die Mindestzahl an Nutzern liegt bei 5, sodass mindestens 39 € monatlich anfallen. Daneben gibt es noch den Standard-Tarif (10 € /Nutzer/Monat) und den Pro-Tarif (16 € /Nutzer/Monat). Den Preis für den Enterprise-Tarif gibt es nur auf Anfrage.
Nein, monday.com ist ab einem Preis von 39 € pro Monat zu haben und gilt dann für 5 Nutzer. Die genauen Kosten sind abhängig von der Nutzerzahl und dem gewünschten Tarif. Alle Tarife lassen sich aber 14 Tage lang kostenlos testen.
monday.com eignet sich für große und kleine Teams, die Lust haben, ihre Projektmanagement-Software selbst anzupassen. Die umfangreichen Funktionen erfüllen auch hohe Ansprüche und das übersichtliche Design mit klaren Farben erleichtert die tägliche Arbeit. Wer nur wenige Funktionen braucht, kann aber sicher auch eine günstigere Software nutzen.