MeisterTask Test

by MeisterLabs GmbHletztes Update 16. September 2020
4.3/5
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MeisterTask Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.3/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

intuitives Interface
anpassbare Kanban-Boards
persönliches Dashboard für Überblick
Serverstandort in Deutschland

Nachteile

kein Budget- und Kapazitätsmanagement
wenige Kommunikationsmöglichkeiten
für große Teams weniger geeignet

Überblick

MeisterTask ist eine webbasierte Projektmanagement-Software mit einem visuell ansprechenden Interface, die nach dem Kanban-Modell funktioniert. Teams haben viele Anpassungsmöglichkeiten und können ihre Boards so nach Wunsch gestalten. Außerdem steigern automatisierbare Workflows die Effizienz. Das persönliche Dashboard gewährleistet einen guten Überblick für jeden Nutzer und durch die mobile App ist die Zusammenarbeit auch unterwegs gut möglich. Der Serverstandort in Deutschland und die DSGVO-Konformität dürften viele deutsche Unternehmen überzeugen.

Visuell ansprechendes Projektmanagement mit Kanban

Teams, die Wert auf Budgetmanagement und Kapazitätsplanung legen, müssen sich vermutlich nach einer anderen Software umsehen, denn diese Funktionen bietet MeisterTask nicht. Auch die Kommunikation ist eingeschränkt, da es keinen Chat für den Austausch gibt. Das Tool ist deshalb eher für kleine bis mittlere Teams geeignet.

In diesem MeisterTask-Test haben unsere Software-Experten Funktionen, Preise, Support und vieles mehr analysiert.

MeisterTask Test Screenshot Dashboard

Was ist MeisterTask?

MeisterTask ist eine Entwicklung des Unternehmens MeisterLabs, das 2006 von Michael Hollauf und Till Vollmer gegründet wurde. Ihr erstes Produkt war 2007 die Mindmapping Software MindMeister. 2015 kam dann MeisterTask als Projektmanagement-Software hinzu. Mittlerweile hat das Unternehmen rund 50 Mitarbeiter und Büros in München, Wien und Seattle.

Daten und Fakten

Mitarbeiter50
Kunden weltweit3000000
Gründung2006
GründerMichael Hollauf, Till Vollmer
HauptsitzMunich, Germany
CEOMichael Hollauf, Till Vollmer

MeisterTask Projektmanagement-Funktionen

Als klassisches Projektmanagement-Tool im Kanban-Stil überzeugt MeisterTask mit sehr guten Möglichkeiten zur Projektplanung auf visuell ansprechenden Boards. Bis zum gewissen Grad kommen auch agile Teams auf ihre Kosten. Im Bereich Kommunikation fehlt leider eine Chat-Funktion und auch Budgetmanagement oder Kapazitätsplanung stehen nicht zur Verfügung.

Projektplanungs-Software

Bei MeisterTask bekommen Teams eine ausgereifte und ästhetisch ansprechende Kanban-Ansicht sowie eine übersichtliche Zeitleiste, die in ihrem Funktionsumfang ungefähr einem Gantt-Diagramm entspricht. Task Management gelingt leicht und Automatisierungen machen Workflows effizienter. Bei Fortschrittsübersicht und Vorlagen gibt es aber noch etwas Luft nach oben: Das Tool bietet keine Projektvorlagen an, Teams können lediglich selbst welche erstellen.

Gantt-Software

MeisterTask bietet kein klassisches Gantt-Diagramm an, hat mit der Zeitleiste aber eine ganz ähnliche Funktion: Die Aufgaben werden in einer Kalenderansicht angezeigt und lassen sich direkt dort zuweisen oder verschieben. Die Farbe zeigt den Status der Tasks. Allerdings fehlt die Möglichkeit, Abhängigkeiten unter den Aufgaben darzustellen.

Kanban-Software

MeisterTask basiert auf dem Kanban-Prinzip und stellt Projekte in dieser Ansicht dar: Karten stehen für die einzelnen Aufgaben und werden je nach Status von Liste zu Liste geschoben. Das passiert ganz einfach per Drag&Drop. Farbige Tags und diverse Icons auf den Karten sorgen für einen schnellen Überblick.

Die Aufgabenkarten bieten viele Funktionen für ein effizientes Task Management: Sie lassen sich zum Beispiel mit einer Beschreibung, Checklisten und einem Fälligkeitsdatum versehen, Zuständigen zuordnen und mit Beobachtern verbinden, die über Änderungen informiert werden. Nutzer können die Aufgaben auch nach bestimmten Kriterien wie Status, Fälligkeit oder Bearbeiter filtern und so schneller einen Überblick gewinnen.

Ab dem Pro-Tarif ermöglicht MeisterTask Automatisierungen, die Workflows deutlich effizienter machen können. Zum Beispiel lassen sich Aufgaben automatisch einem bestimmten Teammitglied zuweisen, mit einer standardisierten Checkliste ausstatten oder verschieben und eine automatische Aktualisierung von Tags oder Fälligkeitsdaten ist möglich.

Teamleiter können sich im Bereich Statistiken einen Überblick verschaffen, wie ihr Team aktuell performt. Dort sind auch Berichte verfügbar, die übersichtlich zum Beispiel erledigte, überfällige und lange laufende Aufgaben darstellen. Es ist aber nicht möglich, bestimmte Aufgaben als Meilensteine zu definieren.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Im Bereich Kommunikation haben MeisterTask-Nutzer nicht viele Möglichkeiten. Es gibt keine Chat-Funktion und die Kommentare zu Aufgaben können schnell unübersichtlich werden. Notizen und Filesharing sind verfügbar, aber ausbaufähig. Die externe Kollaboration ist dagegen gut gelöst.

Den Aufgabenkarten lassen sich Dateien hinzufügen - entweder vom Computer hochladen oder aus Google Drive, Dropbox oder Box importieren. Es gibt aber keinen Ort, an dem die Teammitglieder alle Dateien auf einmal anschauen können. Die Suche nach einem bestimmten Dokument könnte so mühsam werden.

Im Business-Tarif können Teams externe Dienstleister oder Kunden einladen und über Rollen und Berechtigungen differenziert festlegen, welche Rechte sie im Projekt haben (zum Beispiel nur lesen oder nur kommentieren, aber nichts verändern). Diese Nutzer benötigen zwar einen Account, das kann aber auch ein kostenfreier sein, sodass keine weiteren Kosten anfallen.

Teammitglieder können direkt auf den Aufgabenkarten Kommentare erstellen und sich so austauschen. Diese gehen aber schnell im Aktivitätenprotokoll unter und rutschen immer nach unten, sodass eine längere Diskussion schwer zu verfolgen ist.

Notiz-Software

Nutzer können eine persönliche, projektunabhängige Checkliste auf ihrem Dashboard erstellen und sich dort Notizen machen. Das eignet sich aber eher für To Do’s als für umfangreiche Einträge.

Ressourcenplanungstools

MeisterTask bietet keine Funktionen für Budgetmanagement und Kapazitätsplanung. Aber es stellt eine solide Zeiterfassung bereit und ermöglicht einfache Zeitplanung.

Durch die integrierte Zeiterfassung per Stoppuhr können Teammitglieder direkt zu einer Aufgabe festhalten, wie lange sie daran gearbeitet haben. Die Einträge lassen sich auch nachträglich bearbeiten und in den Berichten gibt es eine gute Übersicht aller erfassten Zeiten. Noch komfortabler wäre es aber, wenn Stunden sich auch direkt über manuellen Eintrag erfassen ließen.

Jede Aufgabe kann mit einem Start- und Fälligkeitsdatum versehen werden. Die Zeitleiste bietet außerdem einen guten Überblick der zeitlichen Abläufe, die sich auch einfach direkt dort verschieben lassen.

Agile Projektmanagement-Software

Durch den Kanban-Aufbau unterstützt MeisterTask grundsätzlich agile Methoden und lässt sich auch von Scrum-Teams nutzen. IT-Teams sind aber vermutlich mit einem anderen Tool besser beraten, das auch Funktionen wie Fehler-Tracking bietet.

Scrum Software

Da die Projekt-Boards gut anpassbar sind, können Teams sie auch für Scrum nutzen. Es handelt sich bei MeisterTask aber nicht um eine explizite Scrum Software.

MeisterTask Preise

Wie bei den meisten Projektmanagement-Softwares sind bei MeisterTask die Preise abhängig vom gewählten Tarif und der Nutzerzahl. Neben dem kostenlosen Basic-Tarif gibt es die beiden Optionen Pro und Business mit Preisen pro Monat und Nutzer. In der Enterprise-Version erhalten Unternehmen ein individuelles, auf sie zugeschnittenes Angebot. Die jährliche Zahlung ist gegenüber der monatlichen 17 % günstiger und verringert so die Kosten für MeisterTask.

Der Basic-Tarif bietet grundlegendes Projektmanagement mit unbegrenzt vielen Projektmitgliedern und Support per E-Mail. In den anderen Tarifen steigen jeweils der Funktionsumfang und die Individualisierungsmöglichkeiten. Auch der Support wird umfangreicher.

Für diesen MeisterTask-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von MeisterTask gibt es die komplette Übersicht.

Pro

ab 8,25 /Nutzer/Monat

alle Basic-Funktionen
unlimitierte Projekte
wiederkehrende Aufgaben
Projektgruppen
Automationen
mehrere Checklisten
Agenda
WIP-Grenzwerte
individuelle Hintergründe
bis zu 200 MB pro Dateianhang
durchsuchbares Task-Archiv
Statistiken und Berichte
mehrere Teammitglieder
Administratorenkonto
unlimitierte Integrationen

Enterprise

individuell

alle Business-Funktionen
persönlicher Account Manager
individuelle Onboarding-Unterstützung
persönliche Sicherheitsüberprüfung
SAML Single-Sign-On

Basic

kostenlos

bis zu 3 Projekte
unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern
anpassbare Projekt-Dashboards
Integrationsmöglichkeiten (eingeschränkt)
bis zu 20 MB pro Dateianhang
mobile Apps
E-Mail-Support

Business

ab 20,75 /Nutzer/Monat

alle Pro-Funktionen
Zeitleiste
Rollen und Berechtigungen
benutzerdefinierte Felder
Gruppen innerhalb des Teams
unlimitierte Dateianhänge
Compliance und Aktivitätsexporte
teamweite Projektfreigabe
Teilen mit Gruppen
Sicherheitsbeschränkungen
vorrangiger Support (E-Mail und Telefon)

MeisterTask Sicherheit und Datenschutz

MeisterTask bietet ein hohes Level an Datenschutz und Sicherheit. Als deutsches Unternehmen betreibt MeisterLabs das Hosting innerhalb Deutschlands, und zwar in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. In regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich und zweiwöchentlich) erfolgen dezentrale Back-ups an verschiedenen Standorten, die sich aber alle innerhalb Deutschlands befinden. So ist die Nutzung auch bei standortbezogenen Ausfällen gewährleistet. Für kostenpflichtige Nutzerkonten garantiert das Unternehmen eine Verfügbarkeit von 99,9 %.

Das Tool ist außerdem DSGVO-konform. Die Nutzerdaten werden bei Übertragung und in Ruhe standardmäßig verschlüsselt und sämtliche Systeme werden durch Firewalls geschützt. Neu erstellte Projekte sind zunächst immer privat und Nutzer müssen sie aktiv teilen. So wird verhindert, dass Informationen aus Versehen zu viele Personen erreichen. Zwei-Faktor-Authentifizierung und diverse Möglichkeiten zur Rechteverwaltung runden das Sicherheitsangebot ab.

MeisterTask Integrationen

Basic-Nutzer können zwei Integrationen pro Account verwenden, bei den kostenpflichtigen Tarifen sind sie unbegrenzt. Besonders gut kooperiert MeisterTask mit MindMeister aus demselben Unternehmen. Hier lassen sich direkt aus dem Mindmapping-Tool Projekte und Aufgaben erstellen. Darüber hinaus bietet MeisterTask eine begrenzte Zahl von möglichen Integrationen, die sich durch Zapier noch deutlich erweitern lassen. Standardmäßig sind unter anderem verfügbar:

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Outlook
  • Gmail
  • Google Calender
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Confluence
  • GitHub
  • Bitbucket
  • Zendesk
  • Harvest
  • Timely

Interface

MeisterTask kann mit einem klaren und visuell ansprechenden Interface überzeugen. Die anpassbaren kräftigen Farben auf dem Kanban-Board sorgen für Orientierung auf einen Blick. Überfällige Tasks werden automatisch gelb unterlegt und fallen so schnell auf. Erledigte Aufgaben erhalten dagegen ein grünes Häkchen.

Das Dashboard bildet eine gute Ausgangsbasis mit viel Überblick: Links befindet sich die Projektliste, deren Anordnung sich personalisieren lässt. Im rechten Bereich findet der Nutzer seine eigenen Aufgaben und daneben die Benachrichtigungen über neue Aktivitäten. Der Hintergrund des Dashboards lässt sich selbst einstellen - alternativ finden die Nutzer dort wechselnde Bilder vor. Auch den Hintergrund von Projekt-Boards können Teams nach Wunsch gestalten.

Mobile App

Neben einer Desktop App für Mac und Windows bietet MeisterTask auch eine mobile App für iOS und Android. Sie hat denselben Funktionsumfang, ist aber für mobile Geräte optimiert und ermöglicht übersichtliches Projektmanagement von unterwegs aus. Besonders praktisch: Die Projekte werden auf das Smartphone geladen und lassen sich dann auch ohne Internetverbindung bearbeiten. Sobald der Nutzer wieder online ist, wird alles automatisch synchronisiert.

Hilfe und Support

Das umfangreiche Hilfe-Center stellt viele gute Anleitungen bereit, die auch mit Screenshots illustriert sind. In den FAQs finden Nutzer Antworten auf viele Fragen und es gibt einen YouTube-Kanal mit einigen kurzen Tutorial-Videos auf Englisch. Alle 14 Tage bietet MeisterTask ein einführendes Webinar an. Dort gibt es auch Raum für Fragen von Usern.

Wer direkte Unterstützung benötigt, kann sich an den E-Mail-Support wenden - auch als Basic-Nutzer. Ab dem Business-Tarif gibt es auch Unterstützung per Telefon (zu den Geschäftszeiten in Wien und Seattle) sowie einen priorisierten E-Mail-Support. Ein großes Plus für deutsche Teams: Der Support ist auch auf Deutsch verfügbar, was die Problemlösung deutlich erleichtern kann.

MeisterTask Alternativen

Das Projektmanagement-Tool überzeugt noch nicht ganz? Mögliche Alternativen zu MeisterTask sind:

Fazit

Das simple Kanban-Prinzip und das intuitive Interface machen MeisterTask zu einer soliden Projektmanagement-Software mit kurzen Einarbeitungszeiten für Nutzer. Teams können leicht den Überblick über alle Aufgaben behalten, ihre Workflows automatisieren und über die mobile App auch unterwegs zusammenarbeiten. Das persönliche Dashboard erlaubt eine schnelle Navigation und eine gute Übersicht der Projekte und Aufgaben. In puncto Sicherheit und Datenschutz ist MeisterTask stark aufgestellt und bietet einen deutschen Serverstandort sowie DSGVO-Konformität.

Leider ist die Kommunikation durch den fehlenden Chat eingeschränkt und auf den Aufgabenkarten kann es mit Kommentaren und Aktivitätenprotokoll unübersichtlich werden. Die fehlenden Funktionen für Budgetmanagement und Kapazitätsplanung sorgen dafür, dass MeisterTask eher für kleine und mittlere Teams geeignet ist, die darauf nicht angewiesen sind.

FAQ

MeisterTask funktioniert nach dem Kanban-Modell. Dabei stehen Karten für die einzelnen Aufgaben und werden von einer Liste in die nächste geschoben. Verschiedene Anpassungsmöglichkeiten sorgen für ein bedarfsgerechtes Projektmanagement.
MeisterTask bietet einen kostenlosen Basic-Tarif. Die Pro-Variante kostet 8,25 € pro Nutzer im Monat, die Business-Option 20,75 €. Im Enterprise-Tarif werden die Preise für MeisterTask individuell auf das Unternehmen zugeschnitten.
Da MeisterTask von einem deutschen Unternehmen stammt, bietet es einen Serverstandort innerhalb Deutschlands sowie DSGVO-Konformität. Zahlreiche Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, regelmäßige Back-ups und Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen ebenfalls für hohe Sicherheit.