Insightly Test

by Insightly, Inc.letztes Update 20. November 2020
3.9/5
ab$0 monatlich
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Kostenlose Testphase

RESULTS Score

3.9/5
Jessica Schnase

getestet von

Jessica Schnase

Vorteile

gute Usability
sehr umfangreiche Analysemöglichkeiten und Dashboards
kostenlose Basisversion für zwei Nutzer
viele Automatisierungen im Sales-Bereich und E-Mail Market

Nachteile

keine Telefonanlage
Server ausschließlich in den USA
Support ausschließlich auf Englisch

Überblick

Insightly ist ein in 2009 gegründetes CRM-Software-Unternehmen, das Funktionen im Sales- und im Marketingbereich bietet. Sie richtet sich schwerpunktmäßig an kleine bis mittelgroße Unternehmen und zeichnet sich durch sehr gute Features und Prozessautomatisierungen im Sales-Modul aus. Umfassende Analyse- und Reportingmöglichkeiten, ein intuitives Interface und eine kostenlose Version für bis zu zwei Nutzer runden das Angebot ab. 

Zusätzlich bietet die Software noch ein einfaches Projektmanagement-Tool für Kundenprojekte. Die Bedienung ist bis auf die statistischen Auswertungen verhältnismäßig simpel und auch die mobile App verfügt über die wichtigsten CRM-Funktionen. 

Gute Usability und starke Analyse-Tools  

Leider stellt Insightly keine Telefonanlage bereit; eine solche kann jedoch über Drittanbieter integriert werden. Kundenservice-Tools sind ebenfalls nicht enthalten und Nutzer sollten sich im Klaren darüber sein, dass trotz guter Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen alle Server in den USA ansässig sind. 

In diesem Insightly-Test haben unsere Software-Experten die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und viele weitere Aspekte genau analysiert.

Insightly Screenshot Überblick

Was ist Insightly?

Insightly wurde 2009 vom Neuseeländer Anthony Smith in Perth, Australien gegründet und sollte ursprünglich in die Google G Suite Produkte integriert werden. 2012 zog das Unternehmen nach San Francisco um und bekam Investitionen in Höhe von 3 Millionen US-Dollar. Insightly nutzte die Finanzierung, um ein von Google unabhängiges CRM-Produkt zu entwickeln. 2016 hatte Insightly bereits 40 Millionen US-Dollar an Finanzierung erhalten und brachte im Juli 2017 eine neue CRM-Produktsuite mit einer Microsoft Outlook Integration und einem neuen Interface auf den Markt.

Die wichtigsten Unternehmenswerte, nach denen Insightly-Mitarbeiter arbeiten, sind Teamwork, Mut und die Mission, Komplexes zu entwirren, um ein Produkt für Kunden zu kreieren, das einfach zu nutzen ist und glücklich macht. 

Daten und Fakten

Mitarbeiter170
Kunden weltweit25000
Gründung2009
GründerAnthony Smith
HauptsitzSan Francisco, California, USA
CEOAnthony Smith

Insightly CRM-Funktionen

Insightly konzentriert sich auf Sales und Marketing Features. Kundenservice-Tools sind nicht vorhanden, die Kundenverwaltung kann sich jedoch sehen lassen und ist über drei Datenbanken organisiert. Sales Tools punkten mit Automatisierungen und strukturierten Dashboards, leider fehlt eine Telefonanlage. Die Marketing Tools sind umfassend in der Software enthalten: Viele Vorlagen ermöglichen die Gestaltung von Newslettern und E-Mailing und Testing und Statistik-Tools erlauben eine detaillierte Auswertung von Kampagnen.

Sales Tools

Die CRM-Funktionen von Insightly sind solide. Besonders die Automatisierung von Prozessen hilft Nutzern bei ihrer täglichen Arbeit. Opportunity Management, Lead-Zuweisung und Kalender-Synchronisierungen sind ebenfalls einige wichtige Faktoren. Besonders hervorzuheben sind die Dashboards, die sehr strukturiert und übersichtlich nach einiger Einarbeitungszeit gestaltet werden können. Google Ads sowie Facebook Ads sind nur über eine Integration verfügbar und auch eine Telefonanlage ist nicht enthalten. 

Wie schneidet andere Sales Tools im Vergleich ab?

Mit der Workflow Automation lassen sich Regeln erstellen, die beim Triggern eines bestimmten Events eine Aktion auslösen. Dies kann beispielsweise eine E-Mail sein oder eine Aufgabe, die erstellt oder aktualisiert wird, wenn sich eine Opportunity auftut. 

Nutzer können sogar eigene Apps bauen, die Workflow-Automatisierungen und Validierungsregeln enthalten. Pipelines visualisieren den Status von Opportunities im Verkaufsprozess. Kontaktprofile werden automatisch mit Informationen aus Social-Media-Profilen gefüttert und gespeichert. Durch die Synchronisierung des Kalenders können Aufgaben überwacht sowie an Termine erinnert werden. 

Insightly Screenshot Sales Force Automation

Insightly speichert und trackt relevante Informationen aller Leads. Lead Routing erlaubt eine automatische Zuweisung eines Leads an den richtigen Vertriebsmitarbeiter. Opportunities können aus Leads heraus erstellt und später in Projekte umgewandelt werden. Im Menüpunkt “Chancen” können Kunden einer Chance einen Wert zuweisen, also den erwarteten Umsatz.  

Sales-Statistiken

Mithilfe von Business Intelligence lassen sich Visualisierungen in Form von Dashboards und Diagrammen gestalten, welche Nutzer später teilen können. Das Berichte-Tool ist zu einem hohen Grad individualisierbar und User können sich Visualisierungen zu verschiedenen Sales-Bereichen erstellen: Hierzu gehören unter anderem ein Leaderboard der Sales-Mitarbeiter, Gesamtverkäufe, Opportunities oder Verkaufschancen. Die Bedienung ist komplex, daher ist eine gewisse Einarbeitung oder das Zurateziehen von Videotutorials ratsam. 

Insightly Screenshot Sales-Statistik

Kundenservice-Software

Insightly verfügt leider nicht über eine Kundenservice-Software. Insightly-Nutzer, die trotzdem einen Kundensupport anbieten möchten, können die kostenpflichtige Integration SupportBee nutzen. Dabei handelt es sich um ein Ticketsystem, das Anfragen mit Kontakten innerhalb der CRM-Software abgleicht und dementsprechende Informationen anzeigt oder Projekte verlinkt. Da Insightly keine Telefonanlage bereitstellt, können Inbound- und Outbound Calls über die Toky Integration abgewickelt werden. 

Wie schneidet andere Kundenservice-Software im Vergleich ab?

Die Kontaktverwaltung läuft über drei Datenbanken: Eine Lead-Datenbank als Kanban-Board, eine Datenbank für Unternehmen und eine für Einzelkontakte. Konvertieren Kontakte zu Leads, werden sie in letzterer Liste gespeichert. Zu jedem Kontakt können detailreiche Informationen, Notizen und Kommentare gespeichert werden sowie Dateien und Dokumente. Der Datenimport findet über einen CSV-Upload statt; Felder aus Insightly müssen mit den Feldern der Datei gemappt werden. 

Insightly Screenshot Kundenverwaltung

E-Mail Marketing Software

Die E-Mail Marketing Software von Insightly umfasst die wichtigsten Features: Mit einem guten Drag&Drop-Editor lassen sich intuitiv und mit vielen Vorlagen E-Mails und Landingpages gestalten, ein A/B-Testing Tool erlaubt ein detailliertes Testing. Ein Statistik-Tool sowie ein Formular-Editor und Marketing Automation Software erfüllen ihre Aufgaben gut. 

Wie schneidet andere E-Mail Marketing Software im Vergleich ab?

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

Insightly Screenshot Drag&Drop Editor

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

Formular-Editor

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

E-Mail-Statistiken sind in Insightly sehr umfangreich und enthalten alle wichtigen Kennzahlen. Dazu zählen die Öffnungsrate inklusive einer durchschnittlichen Öffnungsrate verschiedener Listen, Klickrate, Bounce-Rate, Abmeldungen, Zustellungsquote, letzte Öffnung, Top-Link-Klicks, Kontakte mit den meisten Öffnungen oder geografische Informationen.

Der Landingpage-Generator von Insightly funktioniert ähnlich wie der Drag&Drop-Editor. Content-Arten, die sich platzieren lassen, sind Text, Bild, Buttons, Trennelemente, Icons, Videos oder HTML. Layout und Themed Templates helfen Nutzern dabei, ihre Seite zu gestalten; sie können diese aber auch komplett individuell anlegen. Weiterhin können Unternehmen ihre eigene Subdomain für ihre Landingpage kreieren.

Insightly Preise

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Kostenlose Testphase

Insightly bietet eine kostenlose Basisversion des CRM-Systems an, die für zwei Nutzer dauerhaft kostenfrei ist und sich daher eher für selbstständige Einzelunternehmer oder Freelancer eignet. Das Preismodell ist in die Bereiche Marketing und CRM aufgeteilt, die jeweils die Tarife Plus, Professional und Enterprise enthalten. Die Tarife CRM Plus und CRM Professional lassen sich kostenlos testen.

Im Marketing-Produkt zahlen Nutzer pro 10.000 Kontakte und die Abrechnung findet jährlich statt. Der kleinste Tarif enthält bereits viele Features zur Marketing-Automatisierung, der Professional-Tarif konzentriert sich noch mehr auf die Individualisierbarkeit und die Möglichkeit, Resultate im Team teilen zu können. Der Enterprise-Tarif bietet zusätzlich unbegrenzte Formulare und Landingpages, dynamisches Seitenlayout und aktionsbasierte Segmentierung. Gegen Aufpreis kann in den Tarifen Professional und Enterprise ein zusätzlicher Support-Plan für priorisierten Support gekauft werden.

Im CRM-Produkt zahlen Kunden pro Nutzer auf monatlicher Basis. Der Plus-Tarif enthält umfangreiche Basisfunktionen, im Professional-Tarif können Kunden automatisierte Prozesse erstellen. Der Enterprise-Tarif bietet darüber hinaus unbegrenzten Speicher und einen dedizierten Account Manager. Auch im CRM-Paket können Interessenten zusätzlich gegen Aufpreis einen Service in Anspruch nehmen, bei dem sie maßgeschneiderte Produktvorschläge und API-Support erhalten. 

Für diesen Insightly-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Insightly gibt es die komplette Übersicht.

Free

Kostenlos für 2 Nutzer

Kontaktverwaltung
grundlegende Sales Funktionen
Projektmanagement

CRM Plus

ab $29 / Nutzer/Monat

Lead Management
Duplikaterkennung
Massen-E-Mails
Kanban-Visualisierung
Web-to-Lead
Profilanreicherung
Kontaktverwaltung
Opportunity Management
Lead-Zuweisung
Anrufanalyse & automatische Anrufe
mobile App
Meilenstein-Tracking
Kalendersynchronisation
BI-Dashboards
Kollaborationstools
250 Integrationen

CRM Professional

ab $49/Nutzer/Monat

alle Plus-Funktionen
Leadzuweisung und -routing
automatische E-Mails
individualisierbare und teilbare BI-Dashboards
Workflow-Automatisierung
100 Insight Cards
konfigurierbare Webhooks
unbegrenzte Rollen und Zugangsberechtigungen

CRM Enterprise

ab $99/Nutzer/Monat

alle Professional-Funktionen
unbegrenzte Insight Cards, Formulare & Landingpages
Kostenvoranschläge & Produkte
anpassbare Validierungsregeln
Formelprogramm für Berechnungen
Integration eigener Apps
dynamisches Seitenlayout
serverlose Lambda-Funktionen

Marketing Plus

ab $ab 299/Monat/ 10.000 Kontakte

E-Mail Marketing
mobil angepasste Content-Erstellung
dynamische Listensegmentierung
Formular Tracking
Journey Builder
Lead Nurturing
Landingpages
Lead Scoring
CRM Connector
intelligente & individualisierbare Dashboards
G Suite & Microsoft Integrationen

Marketing Enterprise

ab $1.299/Monat/ 10.000 Kontakte

alle Funktionen des Plus-Tarifs
angepasstes BI-Dashboard
fortgeschrittene E-Mail Analytics
Traffic-Analysen
konfigurierbare Webhooks
Integration zur Zoom-Webinar-Registrierung
mehrere Scoring-Kategorien
aktionsbasierte Segmentation
aktionsbasiertes Reporting
50 Automatisierungsregeln
unbegrenzte in Echtzeit anpassbare Insight Cards

Insightly Sicherheit und Datenschutz

Insightly verarbeitet Daten seiner europäischen Kunden DSGVO-konform.
Amerikanische Sicherheitsstandards werden erfüllt, darunter SOC2 sowie das EU-US-Privacy-Shield-Abkommen. Leider stehen aber alle Server in den USA. Diese sind nach den Standards (SSAE 16 (SSAE 16 und ISAE 3402 - zuvor SAS 70 Typ II-konform) geprüft und mit redundanter Stromversorgung und Kühlung ausgestattet. Ein Brandschutzsystem sowie System- und Netzwerkingenieure sorgen für zusätzliche Sicherheit. 

Alle im Ruhezustand gespeicherten Dateien sind verschlüsselt. Insightly verfügt über eine Speicherinfrastruktur mit mehreren eingebauten Redundanzebenen, wie zum Beispiel das synchrone Schreiben jeder Datei auf mehrere Speichereinrichtungen an verschiedenen Standorten, um Datenverluste zu vermeiden. Weiterhin ist Insightly Mitglied der Cloud Technology Alliance.

Insightly Integrationen

Die Marketing-Produktsuite erlaubt eine Integration von Google G Suite und Microsoft Office 365 sowie eine Zoom Webinar Integration und SAML Single Sign-on im Enterprise-Tarif. Insgesamt verfügt Insightly über etwa 30 Schnittstellen zu Business-Software. Cloud-Speicher-Integrationen beinhalten zum Beispiel Dropbox, Google Drive, Box oder One Drive. 

Weitere Integrationen für die Bereiche Zeiterfassung, E-Mailings, Telefonanlagen, Datenintegration oder Rechnungsstellung sind:

  • Mailchimp
  • SupportBee
  • PandaDoc
  • Xero
  • QuickBooks
  • Zapier
  • Everhour
  • Toky
  • Quotient
  • Timecamp

Interface

Die Benutzeroberfläche der CRM-Plattform wirkt auf den ersten Blick sehr übersichtlich mit einer Toolbar am linken Bildschirmrand. Nutzer können auswählen, ob sie auf der Startseite ein Dashboard angezeigt bekommen möchten oder einen Aktivitäten-Feed. Klickt man tiefer in die einzelnen Module, erscheint die Aufmachung doch ein wenig unmodern und gestaltet sich grau in grau. Auch werden die Features sehr kleinschrittig, was ein wenig Einarbeitung und Geduld erfordert.

Positiv hervorzuheben sind die Drag&Drop-Funktionen sowie übersichtliche Kanban-Ansichten. Besonders das Dashboard-Modul ist intuitiv zu bedienen und sorgt mit bunter Farbgebung für eine gute Übersicht. Die Reiter Aufgaben und Berichte hingegen erinnern im Gegenzug an Software aus dem letzten Jahrzehnt mit kleinschrittigen Eingabemasken und komplizierten Filtern. Die Usability ist somit nicht in allen Bereichen der Software konsistent und reicht von schwergängig in älterem Design bis modern und intuitiv.

Obwohl der Support, die Website und alle Hilfe-Tools nur auf Englisch verfügbar sind, ist die Benutzeroberfläche von Insightly teilweise ins Deutsche übersetzt worden; einige Bereiche in der Software sind allerdings noch auf Englisch.

Mobile App

Die Insightly App ist in allen Tarifen des CRM-Produkts für Android und iOS kostenlos enthalten. Sie ist mit der Browser-Version synchronisiert, sodass alle wichtigen Informationen an beiden Orten verfügbar sind. Eine interessante Funktion der App ist beispielsweise der Visitenkartenscanner. Hier können Visitenkarten fotografiert und die entsprechenden Kontaktdaten automatisch ins CRM-System importiert werden. Auch integriert die App Kontaktdaten aus dem Adressbuch des mobilen Geräts.

Weitere Funktionen sind das Aufgabenmanagement oder das Updaten und Schließen von Deals. Nutzer können Sprachnachrichten als Notizen aufnehmen und speichern oder Notifikationen erhalten. Sogar die Aufgabenverteilung im Team kann mobil erledigt werden.
Der Kalender des Mobilgeräts wird integriert, sodass Termine in der App angezeigt werden. Somit sind die wichtigsten Funktionen auch von unterwegs nutzbar, allerdings sind es bei Weitem nicht so viele wie in der Browser-Version. So sind beispielsweise Berichte und Dashboards nicht verfügbar.

Hilfe und Support

Insightly stellt seinen Kunden ein sehr gut strukturiertes Help Center zur Verfügung, das Neulingen einfach und mit vielen Screenshots den Einstieg in die CRM-Software ermöglicht. Das Help Center ist nach den verschiedenen Bereichen der Software aufgeteilt, was es sehr einfach macht, den richtigen Artikel zu finden. Videos und Webinar-Aufnahmen stehen als zusätzliche Stütze bereit. In der Community lassen sich ebenfalls jederzeit Fragen stellen und Probleme diskutieren.

Der Basis-Support beschränkt sich auf die Beantwortung von E-Mails ohne jede Priorisierung in verschiedenen Tarifen. Wer individueller und persönlicher umsorgt werden möchte, muss einen Extraplan für Support und Service kaufen. Dieser ist im Tarif Premium für 1.500 $, Ultimate für 300 $ und Admin für 10.000 $ pro Jahr zu haben.

Für diese Extrapakete bekommen Kunden beispielsweise schnelleren E-Mail-Support, Telefon-Support, einen dedizierten Customer Success Manager, ein Onboarding-Programm, Hilfe bei Integrationen, Training, und Webinaren. Trotz dieser umfangreichen Extraleistungen sind die Pakete verhältnismäßig teuer im Vergleich zur Konkurrenz, die oft zumindest Telefonsupport anbietet oder Onboarding bereitstellt. Wichtig zu beachten: Der komplette Support sowie das Help Center sind ausschließlich auf englischer Sprache verfügbar. 

Insightly Alternativen

Ist Insightly noch nicht das richtige CRM-System? Dann kommen eventuell diese Alternativen infrage:

Fazit

Das Insightly CRM-System eignet sich für viele Unternehmensarten: Selbständige und kleine bis große Unternehmen finden mit Insightly eine gute CRM-Lösung. Darüber hinaus bietet Insightly sogar einen kostenlosen Tarif für bis zu zwei Nutzer. Kunden, die sich hauptsächlich für Marketing- und Vertriebsfunktionen interessieren, werden nicht enttäuscht: Viele Funktionen bieten einen einfachen und intuitiven Umgang mit Kundendaten und viele Automatisierungen sowie ein gutes Pipeline Management erleichtern den Vertriebsalltag. Auch die E-Mail Marketing Features können sich durchaus sehen lassen. Für größere Unternehmen sind besonders die sehr guten Analyse-Tools, Reports und übersichtlichen Dashboards von Interesse.

Wer allerdings viel telefoniert oder eine Kundenservice-Software sucht, sollte sich gegebenenfalls eine All-in-one-Lösung suchen, da Insightly keine eigenen Kundenservice-Tools und keine Telefonanlage integriert hat. Auch sollten potentielle Nutzer bedenken, dass der Serverstandort von Insightly ausschließlich in den USA ist, auch wenn nach europäischem Datenschutzgesetz gehandelt wird. Ein Manko ist sicherlich auch, dass der Kundenservice in priorisierter Form nur innerhalb eines sehr hochpreisigen Extrapaketes verfügbar ist und dieser, sowie auch die Website und das Hilfe-Center lediglich in englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden. 

FAQ

Insightly stellt eine komplett kostenlose Version für zwei Nutzer bereit, die weniger Funktionen umfasst und sich somit für Freelancer und Einzelunternehmer eignet. 
Ja, Insightly hat seinen Hauptsitz sowie seine Server in den USA, wurde allerdings in Perth, Westaustralien, gegründet. 
Nein, das CRM-System bietet Funktionen in den Bereichen Marketing und Vertrieb an, nicht aber im Kundenservice. Auch eine Telefonanlage ist nur über externe Dienstleister integrierbar.