InLoox Test

by InLoox GmbHletztes Update 18. September 2020
3.9/5
ab0

InLoox Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.9/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

nahtlose Integration in Outlook
Serverstandorte in Deutschland
eigenes Hosting möglich
Chat-Funktion

Nachteile

Bedienung teilweise umständlich
wenige Integrationen
unterschiedliche Funktionen in Integration und Web App

Überblick

InLoox verfolgt ein eher ungewöhnliches Konzept: Das deutsche Softwareunternehmen bietet eine Projektmanagement-Integration für Outlook an, mit der Teams direkt aus dem E-Mail-Dienst heraus ihre Projekte organisieren können. Sie bewegen sich so in ihrer vertrauten Benutzeroberfläche, die um weitere Optionen ergänzt ist. Daneben gibt es aber auch eine Web App. Das Interface kann leider nicht ganz mit optisch ansprechenden und intuitiven Tools mithalten. Insgesamt ist InLoox eher für Unternehmen geeignet, die ohnehin viel mit Outlook und Microsoft arbeiten. Denn auch die Integrationen anderer Programme kommen nur aus dem Microsoft-Kosmos.

Projektmanagement direkt aus Outlook heraus

Die Kosten für InLoox variieren je nach der gewählten Variante. Firmen können entweder Einmallizenzen erwerben und die Software selbst hosten oder monatliche Abos für ihre Teams bezahlen. Auch die Cloud-Version wird auf Servern in Deutschland gehostet, was viele Unternehmen überzeugen dürfte. Die Projektmanagement-Funktionen sind solide und es gibt einen Chat für den direkten Austausch mit dem Team. Leider etwas verwirrend: Die Funktionen von Outlook-Integration und Web App unterscheiden sich teilweise.

In diesem InLoox-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Integrationen, die Chat-Funktion und die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen geprüft.

inloox-screenshot-1.jpg

Was ist InLoox?

InLoox wurde 1999 von Andreas Tremel und Tiziano Panico in München gegründet, zunächst als Tremel Digital Solutions GbR. 2001 erfolgte die Umbenennung in IQ medialab GmbH, seit 2010 heißt das Unternehmen InLoox - wie auch sein Produkt. Die Projektmanagement-Software wurde 2011 veröffentlicht. Der Name InLoox entstand aus einem abkürzenden Wortspiel zu “integriert in Outlook”.

Das Unternehmen wird immer noch von den Gründern geführt und das Tool hat nach eigenen Angaben über 60.000 Anwender in mehr als 50 Ländern. Neben dem Hauptsitz in München existiert auch eine Zweigstelle in San Francisco, USA.

Daten und Fakten

Mitarbeiter20
Kunden weltweit60000
Gründung1999
GründerDr. Andreas Tremel, Dr. Tiziano Panico
HauptsitzMunich, Germany
CEODr. Andreas Tremel, Dr. Tiziano Panico

InLoox Projektmanagement-Funktionen

Bei der Projektplanung kann InLoox mit Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen überzeugen, gestaltet das Task Management aber etwas umständlich. Pluspunkte gibt es für die integrierte Chat-Funktion und gute Möglichkeiten bei Filesharing und externer Kollaboration. Dafür ist das agile Projektmanagement nur schwach ausgeprägt und die Funktionen zur Ressourcenplanung sind eher grundlegend.

Projektplanungs-Software

Kanban-Board und Gantt-Diagramm ermöglichen einen guten Projektüberblick. Das Task Management in InLoox könnte besser gelöst sein und ist etwas aufwändig gestaltet. Automatisierte Workflows sind nicht als native Funktion vorhanden, aber über die Integration von Microsoft Power Automate möglich. InLoox bietet eine Reihe an Vorlagen für unterschiedliche Branchen und Abteilungen, allerdings nur in der Outlook-Integration.

Gantt-Software

Ein übersichtliches Gantt-Diagramm zeigt die Aufgaben im zeitlichen Verlauf, ihre Abhängigkeiten untereinander und die gesetzten Meilensteine. Die Balken beinhalten auch direkt eine Fortschrittsanzeige in Prozent. Allerdings gibt es einen Unterschied zwischen Outlook-Integration und Web App: In der ersten werden alle Aufgaben im Diagramm angezeigt, in der zweiten nur die übergeordneten Projektphasen. Das ist zwar übersichtlicher, aber auch weniger genau.

Kanban-Software

Die Aufgaben in einem Projekt werden in der Kanban-Ansicht angezeigt. Standardmäßig gibt es die Statusoptionen “Nicht begonnen”, “In Bearbeitung” und “Erledigt”, es lassen sich aber leicht weitere hinzufügen oder die bestehenden anpassen. Die Karten werden per Drag&Drop verschoben und kleine Icons zeigen an, wem die Aufgabe zugeteilt ist und ob dazu Kommentare oder Anhänge vorhanden sind. Durch den sparsamen Einsatz der Statusfarben wirkt das Board aber ziemlich blass.

Das Aufgabenmanagement mit InLoox bietet zwar gute Funktionen, ist aber nicht besonders nutzerfreundlich: Im Bearbeitungsfenster der Tasks lassen sich zum Beispiel keine Kommentare oder Dateien hinzufügen, dafür gibt es jeweils eigene Fenster. So müssen Teams mehrere Klicks machen, um alle Informationen zu sehen. Die Zeitschätzung ist ebenfalls etwas kompliziert einzutragen, weil Nutzer über Schaltflächen navigieren müssen und keine Werte direkt eingeben können.

Die Meilensteine im Gantt-Diagramm zeigen wichtige Etappenziele an. Außerdem gibt die Prozentanzeige einen guten Überblick zum aktuellen Projektstand.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

InLoox bietet anders als viele Projektmanagement-Softwares eine Chat-Funktion, die aber nur in der Web App vorhanden ist. Externe Kollaboration mit differenzierten Berechtigungen ist möglich und Teams können relativ leicht Dateien miteinander teilen.

Messaging Tools

Über die Chat-Funktion mit eigenem Fenster sind Nachrichten an Teamkollegen schnell und komfortabel möglich. Das gilt aber nur für die Web App - in Outlook müssen Teams E-Mails nutzen, um sich Nachrichten zu schicken.

Nutzer können entweder über den Chat Dokumente miteinander teilen oder sie direkt an Aufgaben anhängen. Diese Dateien erscheinen dann aber nicht direkt in der Aufgabenübersicht, sondern etwas umständlich in einem eigenen Fenster. Außerdem gibt es zu jedem Projekt den Bereich “Dokumente”, wo diese übersichtlich zu finden sind.

Externe Nutzer wie Kunden oder Kooperationspartner können zu InLoox eingeladen werden, für sie wird aber eine reguläre Benutzerlizenz fällig. Die Berechtigungen lassen sich differenziert verwalten, was aber auch einige Arbeit erfordert.

Diskussionstools

In der Web App von InLoox gibt es eine Chat-Funktion - allerdings nicht in der Outlook-Integration. Darüber können sich Teammitglieder austauschen und Dateien verschicken. Gruppen-Chats sind aber nicht verfügbar. Außerdem sind Kommentare zu den einzelnen Aufgaben möglich, wenn auch nicht besonders komfortabel: Sie befinden sich in einem gesonderten Fenster, das erst geöffnet werden muss.

Ressourcenplanungstools

InLoox kann einige Funktionen zur Ressourcenplanung vorweisen und bietet Zeiterfassung, Zeitplanung, Budgetmanagement und Kapazitätsplanung. Leider unterscheiden sich die Funktionen zwischen Outlook-Integration und Web App und sind nicht immer intuitiv zu bedienen.

InLoox ermöglicht eine Zeiterfassung über manuelle Einträge sowohl in der Webversion als auch in der Outlook-Integration. Diese Möglichkeiten sind allerdings etwas umständlich und zeitaufwändig. Die Einträge lassen sich einer Aufgabe zuordnen und mit einer Beschreibung versehen. In der Outlook-Integration ist auch eine Erfassung per Stoppuhr möglich.

Einige Funktionen erleichtern den Umgang mit Budgets. So können Teams geplante und tatsächliche Zeitaufwände sowie die zugehörigen Kosten nebeneinander stellen und vergleichen. Diese Ansicht ist auch bei den Auswertungen im Dashboard möglich. In der Outlook-Integration ist das Budgetmanagement etwas ausgereifter und differenzierter als in der Web App.

Die Auslastungsanzeige hilft dabei, die Kapazitäten gleichmäßig zu verteilen, sie ist allerdings nur in der Outlook-Integration verfügbar. Teamleiter können sich die Auslastung sowohl auf Projektebene als auch übergeordnet anschauen. Wie auch bei einigen anderen Funktionen ist die Bedienung etwas umständlich.

Aufgaben lassen sich mit Deadlines versehen und das Gantt-Diagramm ermöglicht eine gute Übersicht der zeitlichen Abläufe. Das funktioniert aber nicht immer ganz nutzerfreundlich.

Agile Projektmanagement-Software

InLoox ist keine agile Software per se. Das Kanban-Board ermöglicht zwar agiles Projektmanagement bis zu einem gewissen Grad und lässt sich für Scrum-Prozesse anpassen. Es wird aber deutlich, dass das Tool nicht für diesen Zweck entwickelt wurde. Agile Reports sind über die Integration von Microsoft Power BI möglich, aber nicht als native Funktion. Auch ein Fehler-Tracking ist nicht vorhanden, sodass IT-Teams mit InLoox vermutlich nicht glücklich werden.

Scrum Software

Teams können die Vorlage nutzen, die InLoox für die Sprint-Planung bietet. Durch individuelle Statusoptionen lässt sich das Kanban-Board auch selbst dafür anpassen. Da die Software aber nicht zu den übersichtlichsten gehört, gibt es für Scrum Teams sicher bessere Tools.

InLoox Preise

Die Preise für InLoox sind davon abhängig, welche der insgesamt sechs Optionen ein Unternehmen wählt. Firmen können ihr Projektmanagement mit InLoox auf zwei Wegen realisieren: als InLoox PM im eigenen Netzwerk gehostet oder mit InLoox now! in der Cloud. Erstere Variante bedeutet einen Einmalpreis, letztere eine monatliche Abrechnung. In jeder der beiden Varianten gibt es jeweils drei Tarife. Sie entscheiden unter anderem darüber, ob Teams die mobile App, die Web App und die Variante für Outlook nutzen können. Auch der Funktionsumfang weicht ab.

Für diesen InLoox-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von InLoox gibt es die komplette Übersicht

InLoox now! Starter

bis zu 5 User
InLoox Web App
unbegrenzte Projektanzahl
Kanban
Dokumentenmanagement
Kontaktmanagement
Chat
Checklisten
kostenloser Support (E-Mail & Telefon)
10 GB Speicherplatz je Konto

InLoox PM For Large Teams

ab 1.590 € + 590 € /Lizenz

590 €/Lizenz (einmalig)
alle Teams-Funktionen
InLoox Web App
InLoox Mobile App
Netzwerkeinsatz ab 50 Nutzer
Projektantrags-Workflow
Offline-Betrieb
Clustering & Replikation für Verbindung von Standorten
Programmierschnittstelle (API)

InLoox PM For Single Users

ab 490 € (einmalig)

InLoox für Outlook
unbegrenzte Projektanzahl
Kanban
Dokumentenmanagement
projektübergreifende Kalender
Zeiterfassung
Kontaktmanagement
Ressourcenauslastung
projektübergreifender Verlauf
projektübergreifende Dashboards
Checklisten
Mindmapping
Gantt-Diagramm
Budgetierung
Berichte
benutzerdefinierte Felder
kostenloser Support (E-Mail & Telefon)

InLoox now! Professional

ab 24,95 €/Nutzer/Monat

alle Starter-Funktionen
unbegrenzte User
InLoox für Outlook
InLoox Mobile App
projektübergreifender Kalender
Zeiterfassung
Ressourcenauslastung
projektübergreifender Verlauf
Checklisten
Mindmapping
Gantt-Diagramm
Projektgruppen
Budgetierung
Berichte
Berechtigungssystem
formatierbare Listenansichten
Unterstützung Offline-Betrieb
Programmierschnittstelle (API)
10 GB Speicherplatz je User
Anbindung Microsoft SharePoint
Anbindung Microsoft OneDrive for Business

InLoox PM For Teams

ab 990 € + 490 € /Lizenz

490 €/Lizenz (einmalig)
alle Einzelanwender-Funktionen
Netzwerkeinsatz bis zu 50 User
Berechtigungssystem
Betrieb auf Windows Terminal Server, Citrix
VPN- & RAS-Unterstützung
Anbindung Microsoft SharePoint
Anbindung Microsoft OneDrive for Business

InLoox Sicherheit und Datenschutz

InLoox kann als deutsches Unternehmen auch mit Serverstandorten in Deutschland punkten: Das Hosting erfolgt in den zertifizierten Microsoft-Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin. Die Software ist außerdem DSGVO-konform und hält die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen ein. Auch die Möglichkeit, die Software selbst zu hosten, bietet Unternehmen mehr Kontrolle über die eigenen Daten.

Sowohl Kommunikation als auch Datenspeicherung erfolgen verschlüsselt und die Server sind unter anderem durch Firewalls geschützt. In physischer Hinsicht sorgen Maßnahmen gegen Stromausfälle und strenge Zutrittskontrollen für Sicherheit in den Rechenzentren. Bei Dokumenten setzt InLoox auf geo-redundante Speicherung. Tägliche Back-ups sollen außerdem das Risiko eines Datenverlusts reduzieren.

InLoox Integrationen

InLoox wurde als Outlook-Integration entwickelt und kann überzeugen, indem sie dort nahtlos einzufügen ist und Projektmanagement ermöglicht. Abgesehen davon sind aber nur ein paar wenige Integrationen möglich, die alle aus dem Microsoft-Kosmos stammen. Für Microsoft-Nutzer ist das ein Vorteil. Doch viele Teams werden wahrscheinlich die Möglichkeit vermissen, zum Beispiel Jira zu integrieren und besser mit der IT zusammenzuarbeiten oder Dateien direkt aus Google Drive zu importieren. Also ist InLoox vor allem für Unternehmen geeignet, die ohnehin schon ganz auf Microsoft setzen. Die profitieren von:

  • SharePoint
  • OneDrive
  • MS Project
  • MS Teams
  • Excel
  • Power BI
  • Power Automate

Interface

Wie das Interface genau aussieht, hängt davon ab, welche Variante ein Team nutzt: die Outlook-Integration oder die Web App. Bei der ersten Möglichkeit entspricht das Interface dem von Outlook, weil der Nutzer direkt dort arbeitet. Die Oberfläche ist lediglich um ein paar Schaltflächen ergänzt sowie um einen eigenen Bereich für das Projektmanagement. Auch dieser fügt sich in puncto Design nahtlos in Outlook ein. Wer dieses Interface kennt und mag, wird sich also gut zurechtfinden. 

Auch die Oberfläche der Webversion erinnert in Aufbau und Gestaltung stark an die Office-Produkte. InLoox bietet dadurch einen vertrauten Look, aber kaum eigene Gestaltungsideen. Insgesamt ist das Interface übersichtlich und funktional, wirkt aber gegenüber anderen Lösungen weniger intuitiv und etwas altbacken. Wer sowohl die Integration als auch die Web App nutzt, muss hinnehmen, dass sie nicht identisch sind. Das kann zu Verwirrung führen.

Mobile App

Die mobile App von InLoox ist nur im höchsten PM-Tarif bzw. ab dem mittleren now!-Tarif verfügbar. Sie ist gut auf die mobile Nutzung angepasst, sodass User sich leicht zurechtfinden und ihre Projekte von unterwegs aus organisieren können. Alle nötigen Funktionen lassen sich auch mobil nutzen, zum Beispiel Aufgaben erstellen, verwalten und kommentieren, den Projektfortschritt verfolgen, Dokumente hochladen und Zeiten erfassen. Auch offline können Nutzer Änderungen vornehmen, die dann automatisch synchronisiert werden, wenn wieder eine Internetverbindung besteht.

Hilfe und Support

Das Support Center von InLoox ist die erste Anlaufstelle für Informationen und Unterstützung. Alle Materialien sind natürlich komplett auf Deutsch verfügbar, sodass deutsche Unternehmen gut verständliche und hilfreiche Informationen vorfinden. Es gibt schriftliche Anleitungen, Videos, Support-Artikel und Whitepaper. Die Artikel enthalten Screenshots zur Veranschaulichung. Die Videos sind allerdings nicht besonders aufwändig gestaltet und teilweise ohne Ton. Außerdem ist der Hilfebereich etwas umständlich zu navigieren.

Wer in der Datenbank nicht fündig wird, kann ein Support Ticket mit seiner Frage erstellen. Außerdem steht ein (auch deutschsprachiger) Telefon-Support zur Verfügung, der auch einen Rückrufservice umfasst. Der Anruf bei der Hotline ist aus Deutschland kostenfrei.

InLoox Alternativen

Noch nicht von dieser Projektmanagement-Software überzeugt? Dann sind diese Alternativen zu InLoox vielleicht interessant:

Fazit

InLoox eignet sich in erster Linie für Teams, die ohnehin mit Outlook und weiteren Microsoft-Programmen arbeiten. Das Konzept der nahtlosen Integration in Outlook, das einzigartig ist, kommt dann voll zur Geltung. Wer nur die Web App ohne Outlook nutzen möchte, wird vermutlich bessere Projektmanagement-Lösungen finden, die ein attraktives und nutzerfreundliches  Interface sowie mehr Integrationen bieten. 

Sehr positiv besonders für deutsche Unternehmen sind die Serverstandorte in Deutschland sowie der Support auf Deutsch. Auch die Chat-Funktion, die nicht alle Projektmanagement-Softwares bieten, ist positiv hervorzuheben. Sie ergänzt die soliden Projektplanungs-Funktionen.

FAQ

InLoox wird entweder direkt als Outlook-Integration oder als Web App beziehungsweise mobile App genutzt und bietet dort Projektmanagement-Funktionen. Zahlreiche Microsoft-Integrationen sorgen für gute Zusammenarbeit mit diesen Programmen. Auch die Benutzeroberfläche von InLoox selbst erinnert stark an Microsoft.
Eine Einzellizenz für InLoox bei eigenem Hosting kostet mindestens 490 € einmalig, bei mehreren Nutzern kommen Serverkosten hinzu. InLoox now! in der Cloud kostet ab 24,95 € pro Nutzer monatlich. Daneben gibt es eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen.
InLoox now! wird in der Cloud gehostet und Unternehmen erwerben dafür monatliche Lizenzen im Abo. Bei InLoox PM werden die Lizenzen einmalig gekauft und die Software dann selbst gehostet. In beiden Varianten gibt es verschiedene Preismodelle.