ClickUp Test

by ClickUpletztes Update 17. September 2020
4.3/5
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Kostenlose Testphase

ClickUp Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

4.3/5
Dunja Rühl

getestet von

Dunja Rühl

Vorteile

umfangreiche Projektmanagement-Funktionen
verschiedene Ansichten für Projekte große Flexibilität bei Projektgestaltung
gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Chat-Funktion

Nachteile

nicht auf Deutsch verfügbar
Funktionsumfang kann am Anfang überfordern

Überblick

Bei ClickUp erhalten Teams eine leistungsstarke Projektmanagement-Software mit zahlreichen Funktionen. Die diversen Ansichten ermöglichen es, das Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und nach Bedarf den Fokus zu wechseln. Nutzer sind sehr flexibel bei der Projektgestaltung und können ihre eigenen Spalten für benötigte Informationen hinzufügen. Durch Automatisierungen werden Workflows effizienter und die Chat-Funktion ermöglicht einen komfortablen Austausch. 

Viele Funktionen und Support 24/7  

Auch Kapazitäts- und Budgetmanagement sind mit ClickUp möglich und agile Teams können ebenfalls mit der Software arbeiten. Wenn die Funktionen noch nicht ausreichen, sind auch Integrationen zur Ergänzung möglich.
Die mobile App ermöglicht Projektmanagement von unterwegs aus - auch wenn größere Projekte dort etwas unübersichtlich werden. Sicherheit und Datenschutz sind wichtige Themen für ClickUp und das Unternehmen kann hier überzeugen, auch wenn einige deutsche Firmen sich vielleicht einen deutschen Serverstandort wünschen würden. Besonders erwähnenswert ist der Support, der rund um die Uhr zur Verfügung steht - selbst im kostenlosen Tarif. Wie auch die Software gibt es ihn aber leider nicht auf Deutsch.

In diesem ClickUp-Test haben unsere Software-Experten Funktionen, Preise, Support und viele andere Aspekte analysiert.

ClickUp Test Screenshot Interface

Was ist ClickUp?

ClickUp wurde 2016 von Zeb Evans und Alex Yurkowski unter dem Namen Mango Technologies gegründet und gehört damit zu den jüngeren Software-Firmen. Das US-amerikanische Unternehmen mit Sitz in San Diego hat es sich zum Ziel gesetzt, eine einheitliche Lösung zu präsentieren, die zahlreiche andere Tools ersetzen kann. Unternehmen sollen so nur noch eine Software benötigen. Nach eigenen Angaben nutzen bereits mehr als 100.000 Teams ClickUp.

Daten und Fakten

Mitarbeiter60
Kunden weltweit100000
Gründung2016
GründerZeb Evans, Alex Yurkowski
HauptsitzSan Diego, California, USA
CEOZeb Evans

ClickUp Projektmanagement-Funktionen

In allen Funktionsbereichen kann ClickUp überzeugen: Die Projektplanung bietet verschiedene Ansichten und effizientes Task Management und Teams können über einen Chat kommunizieren. Neben Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement gibt es auch Funktionen für agile Teams.

Projektplanungs-Software

ClickUp bietet überzeugende Funktionen für die Projektplanung: Kanban-Boards und Gantt-Diagramme sorgen für Überblick, das Task Management ist effizient gestaltet, Teams können ihre Workflows automatisieren und durch verschiedene Übersichten immer den aktuellen Fortschritt im Blick behalten. ClickUp stellt viele anpassbare Vorlagen zur Verfügung, mit denen Teams schneller ins Projektmanagement starten, sie können aber auch selbst erstellte Projekte als Template speichern.

Gantt-Software

Die Gantt-Ansicht bietet einen guten Überblick der zeitlichen Abläufe und Abhängigkeiten im Projekt. Dabei zeigen die Farben den jeweiligen Status einer Aufgabe an und Pfeile verbinden Tasks, die voneinander abhängig sind. Auch im Gantt-Diagramm können direkt neue Aufgaben erstellt und in den Projektablauf eingebunden werden.

Kanban-Software

Das Kanban-Board ist eine der möglichen Ansichten in ClickUp. Teams können es nach Wunsch anpassen, indem sie zum Beispiel einen neuen Status als Liste hinzufügen. Die Aufgabenkarten werden per Drag&Drop verschoben und es lassen sich auch direkt auf dem Board neue Aufgaben erstellen. Außerdem gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Ansicht zu verändern und so die jeweils relevanten Informationen zu sehen.

Die Aufgabenorganisation ist in ClickUp relativ intuitiv möglich. Tasks lassen sich schnell anlegen und mit Beschreibungen, Fälligkeitsdaten, Unteraufgaben und Anhängen versehen. Nutzer können dort auch Kommentare hinzufügen und sich so zu einer Aufgabe austauschen.

Teams können ihre Workflows effizient in ClickUp abbilden und Vorgänge automatisieren, um Zeit zu sparen. Dabei helfen die wiederkehrenden Aufgaben sowie eine Vielzahl an Automatisierungen. Für letztere gibt es zahlreiche Vorlagen (zum Beispiel automatische Zuweisung zu einer bestimmten Person bei Statusänderung), Nutzer können aber auch komplett eigene anlegen.

Bestimmte wichtige Aufgaben lassen sich als Meilensteine definieren. Sie werden hervorgehoben angezeigt und die gefilterte Übersicht zeigt schnell, wo das Projekt steht. Außerdem können Teams eine Spalte für den Fortschrittsüberblick hinzufügen, der für jede Aufgabe prozentual angezeigt wird.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

ClickUp überzeugt mit vielen Funktionen für Austausch und Zusammenarbeit. Anders als bei vielen anderen Projektmanagement-Softwares gibt es hier einen integrierten Chat für Diskussionen. Teams können Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten, sowie bestehende Dateien leicht teilen. Auch die externe Kollaboration ist gut durchdacht.

Messaging Tools

Über den Chat sind Nachrichten schnell und komfortabel verschickt. Es gibt aber keine Möglichkeit, mit einer einzelnen Person zu chatten, da diese Kommunikation immer auf Projektebene oder sogar übergeordnet erfolgt.

Dateien lassen sich sowohl bei einzelnen Aufgaben anhängen als auch zum Beispiel im Chat einfügen. Die Anhänge haben einen eigenen Link, über den sie auch schnell und einfach mit externen Partnern geteilt werden können. Besonders praktisch: Die Proofing-Funktion erlaubt Kommentare direkt zu geteilten Bildern oder PDF-Dateien. Teams können auch direkt in der Software Docs erstellen und gemeinsam bearbeiten.

Soll zum Beispiel ein Kunde nur den Überblick behalten, können Teams bestimmte Aufgaben oder Boards leicht mit ihm zur Ansicht teilen, ohne dass er sie bearbeiten kann. Für die direkte Zusammenarbeit, zum Beispiel mit einem externen Designer, gibt es Gastzugänge. Gäste sind für andere Nutzer durch ein Symbol erkennbar und erhalten nur eine vereinfachte Ansicht mit eingeschränkten Berechtigungen.

ClickUp bietet einen Chat, der entweder übergeordnet oder auf Projektebene verfügbar ist. Teams können sich dort austauschen, Dateien teilen und Tasks verlinken. Das ist einfach und praktisch. Zusätzlich ermöglicht auch die Kommentarfunktion direkt bei den Aufgaben Diskussionen.

Notiz-Software

Für Notizen bieten sich die internen Docs in ClickUp an. Nutzer können hier zum Beispiel Meetings protokollieren oder Ideen sammeln. Sie können auch gleichzeitig gemeinsam bearbeitet werden.

Ressourcenplanungstools

Zahlreiche Funktionen erleichtern die Ressourcenplanung in ClickUp: Neben Zeiterfassung und Zeitplanung sind auch Budgetmanagement und Kapazitätsplanung möglich. Alle Features überzeugen durch eine intuitive Bedienbarkeit.

Neben verschiedenen möglichen Integrationen dafür bietet ClickUp auch eine native Zeiterfassung, die einfach zu bedienen ist. Erfasste Zeiten lassen sich direkt Aufgaben zuordnen, mit Beschreibungen versehen und als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen. Der Timer läuft sichtbar am Rand mit, damit Nutzer ihn immer im Blick haben. Die Zeiten können auch nachträglich bearbeitet werden. 

ClickUp bietet Templates für Buchhaltung und Rechnungen, die sich wie immer noch verfeinern und anpassen lassen. Auch auf der Ebene der einzelnen Aufgaben ist ein Budget-Tracking möglich: Teams können für die Tasks Zielbudgets angeben und im Verlauf eintragen, wie viel davon schon ausgegeben wurde. Automatisch erscheint die noch verfügbare Summe.

Teamleiter haben verschiedene Möglichkeiten, um die Kapazitäten ihres Teams im Blick zu behalten. Besonders hilfreich ist die Box-Ansicht: Ein Feld zeigt die Workload-Verteilung an und für jedes Teammitglied steht ein eigenes Feld mit seinen Aufgaben. Diese lassen sich per Drag&Drop verschieben und gleichmäßiger im Team verteilen.

Gantt-Diagramme verschaffen einen guten Überblick der großen zeitlichen Abläufe. Aber auch die detaillierte Zeitplanung ist möglich: In der Kalenderansicht lassen sich Aufgaben exakt terminieren, indem Nutzer sie einfach per Drag&Drop an die gewünschten Zeiträume ziehen. Vorab definierte Stundenwerte werden automatisch übernommen und umgekehrt werden im Kalender festgelegte Zeiten in die Aufgabe übertragen.

Agile Projektmanagement-Software

Auch wenn es sich bei ClickUp nicht um eine explizit agile Software handelt, lässt sie sich leicht für agile Prozesse anpassen. Durch die personalisierbaren Spalten können Teams das Tool gut nach ihrem Bedarf gestalten und die vorhandenen Templates erleichtern den Einstieg. Durch die Berichtsfunktionen sind Teams immer auf dem aktuellsten Stand.

Scrum Software

ClickUp bietet ein Template für Scrum und ermöglicht es, die Sprintplanung in der Software abzubilden. Teams haben hier viele Anpassungsmöglichkeiten, brauchen aber vielleicht auch etwas mehr Zeit als bei der Verwendung einer expliziten Scrum-Software.

Auch für das Fehler-Tracking ist ein Template vorhanden, das sich nach Wunsch anpassen lässt. Hier ist besonders die Formularfunktion hilfreich: Teams können ein Formular für das Reporting von Bugs erstellen und dort genau die Punkte abfragen, die für sie relevant sind.

Einige ClickUp-Funktionen können sehr gut im IT-Projektmanagement zum Einsatz kommen, zum Beispiel das Fehler-Tracking oder die Sprint-Planung. Die zahlreichen Personalisierungsmöglichkeiten helfen IT-Teams, das für sie passende Tool zu erhalten. Etwas einfacher wäre das aber mit einer spezialisierten Software für das IT-Projektmanagement.

Auf den Dashboards behalten Teamleiter und Scrum Master den Überblick und finden dafür diverse Widgets wie Burndown-, Burnup- oder Velocity Charts vor.

ClickUp Preise

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Kostenlose Testphase

Das Pricing ist bei ClickUp in vier Stufen gegliedert: Neben dem kostenlosen Tarif Free Forever gibt es noch die Unlimited- und Business-Varianten sowie das Enterprise-Modell mit individuellem Preis. Bereits die kostenlose Option ermöglicht solides Projektmanagement, allerdings sind ausgefeiltere Funktionen nicht verfügbar oder limitiert und der Dateispeicher begrenzt. Der Enterprise-Tarif bietet gegenüber den beiden mittleren Modellen einen priorisierten Support mit persönlichem Customer Success Manager sowie erweiterte Sicherheitsoptionen.

Auffällig: Die jährliche Zahlung ist gegenüber der monatlichen deutlich günstiger - Teams können so rund die Hälfte einsparen.

Für diesen ClickUp-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von ClickUp gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

individueller Preis

alle Business-Funktionen
100.000 Automatisierungen/Monat
priorisierter Support
dedizierter Customer Success Manager
Onboarding und Training
personalisierbare Berechtigungen
Microsoft Single Sign-on
Custom SAML Single Sign-on

Business

ab 7,57 € /Nutzer/Monat

alle Unlimited-Funktionen
unlimitierte Dashboards
10.000 Automatisierungen/Monat
unbegrenztes Aktivitätenprotokoll
Workload
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Google Single Sign-on

Free

kostenlos

unbegrenzte Aufgaben
unbegrenzte Nutzer
100 MB Dateispeicher
24/7 Support
10 Automatisierungen/Monat
50+ native Integrationen
Zeiterfassung
Echtzeit-Kollaboration
Abhängigkeiten
ein Tag Aktivitätenprotokoll
100 Nutzungen Gantt-Diagramme
100 Nutzungen personalisierbare Felder

Unlimited

ab 4,20 € /Nutzer/Monat

alle Free-Funktionen
unbegrenzter Dateispeicher
unbegrenzte personalisierbare Felder
eingeschränkte Sichtbarkeit für Gäste
Formulare
1.000 Automatisierungen/Monat
7 Tage Aktivitätenprotokoll
Reporting
Cloud-Speicher
limitierte Dashboards
unbegrenzte Gantt-Diagramme
Meilensteine
Integration Google Drive, Dropbox, OneDrive

ClickUp Sicherheit und Datenschutz

ClickUp legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Die SSL-Verschlüsselung von Daten, automatische Sicherheitstests und Penetrationstests durch einen externen Partner sollen für ein hohes Maß an Sicherheit sorgen. Das gesamte Team wird laufend geschult, um die aktuellsten Sicherheitsprotokolle zu erfüllen. Die Verfügbarkeit der Software lag in den vergangenen zwölf Monaten bei 99,99 % und ist damit äußerst zuverlässig.

ClickUp ist mit dem EU-US Privacy Shield Framework und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konform. Das Hosting erfolgt bei Amazon Web Services (AWS), wo ein großes Know-how zur Sicherheit von Rechenzentren besteht. Für Unternehmen, die Wert auf einen garantierten Serverstandort in Deutschland legen, wird das aber vermutlich nicht ausreichen.

ClickUp Integrationen

ClickUp bietet mehr als 40 native Integrationen für bessere Zusammenarbeit über verschiedene Tools hinweg. Außerdem sind zahlreiche weitere Integrationen über Zapier möglich.

Teams, die von einem anderen Projektmanagement-Tool zu ClickUp wechseln, können in vielen Fällen ihre Projekte einfach importieren. Das geht zum Beispiel von Asana, Trello, Jira, monday.com und Wrike aus.

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Drive
  • Google Calendar
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Outlook
  • Zoom
  • GitHub
  • GitLab
  • Toggl
  • Harvest
  • Zendesk

Interface

Das Interface von ClickUp ist modern und übersichtlich gestaltet. Nutzer können die farbigen Elemente selbst nach ihren Vorlieben anpassen oder auch ein komplett dunkles Farbschema mit schwarzem Hintergrund und weißer Schrift wählen, wenn ihnen das besser gefällt.

Die verschiedenen Ansichtsoptionen ermöglichen eine gute Orientierung je nach Bedarf. Insgesamt gibt es viele Anpassungsmöglichkeiten, zum Beispiel lassen sich in der Listenansicht verschiedenen Spalten hinzufügen, löschen und anders anordnen. Auch die Dashboards für den Überblick sind anpassbar. So haben Teams viel Gestaltungsspielraum, Einsteiger können sich von den vielen Optionen zunächst aber auch etwas überfordert fühlen.

Mobile App

Eine mobile App zu ClickUp ist für Android, iOS und Amazon Fire verfügbar und ermöglicht Projektmanagement auch von unterwegs aus. Die Ansicht ist gut auf mobile Geräte angepasst und die Farben ermöglichen auch auf dem kleinen Display eine ausreichende Orientierung. Trotzdem stoßen umfangreiche Projekte in der mobilen Version leicht an ihre Grenzen, weil nicht genügend Informationen gleichzeitig angezeigt werden können. Die Navigation in der App braucht eine gewisse Übung, damit Nutzer dort so effizient arbeiten können wie in der Webversion. 

Übrigens: Es gibt auch eine Desktop App sowie die Möglichkeit, über Amazon Alexa oder Google Assistant per Sprachsteuerung zum Beispiel Aufgaben zu erstellen oder sich offene Tasks ansagen zu lassen.

Hilfe und Support

ClickUp ist stolz auf seinen umfangreichen Support, der allen Nutzern (auch denen im kostenlosen Tarif) rund um die Uhr und jeden Tag per Live Chat oder E-Mail zur Verfügung steht. Unternehmen im Enterprise-Tarif erhalten Priority Support sowie einen Customer Success Manager und personalisiertes Onboarding. Ein telefonischer Support steht allerdings nicht zur Verfügung und Kunden können sich auch nicht auf Deutsch beraten lassen.

Außerdem steht ein großer Hilfebereich aus Artikeln und Anleitungen zur Verfügung, ergänzt durch Erklärvideos im YouTube-Channel von ClickUp und durch regelmäßig angebotene Webinare.

ClickUp Alternativen

ClickUp ist noch nicht die richtige Projektmanagement-Software? Diese Alternativen könnten besser passen:

Fazit

ClickUp kann in allen Bereichen überzeugen und bietet eine Vielzahl an hilfreichen Projektmanagement-Funktionen zu einem relativ niedrigen Preis. Neben den sehr guten und umfassenden Funktionen zur Projektplanung ist besonders der Chat hervorzuheben, den viele vergleichbare Tools nicht zur Verfügung stellen. Auch Budgetmanagement und Kapazitätsplanung sind nicht in allen Softwares inklusive. Bemerkenswert ist auch der bereits im kostenlosen Tarif rund um die Uhr verfügbare Support - leider allerdings nur auf Englisch. Eine solide Anzahl an Integrationen und gute Sicherheitsfunktionen sind ebenfalls inklusive.

Der große Funktionsumfang kann aber auch einen Nachteil darstellen, wenn Teams lange brauchen, um sich zurechtzufinden und ClickUp nach ihren Wünschen nutzen zu können. Eine gewisse Einarbeitungszeit müssen Unternehmen einkalkulieren, wenn sie das Tool einführen wollen. Auch in der mobilen App kann es bei komplexen Projekten etwas unübersichtlich werden.

FAQ

Mit ClickUp haben Nutzer viele Möglichkeiten, ein Projekt nach ihren Wünschen anzulegen, indem sie zum Beispiel eigene Spalten hinzufügen oder ihre Workflows nach Bedarf automatisieren. Für die Aufgaben gibt es verschiedene Ansichten wie Kanban-Board, Liste und Gantt-Diagramm.
Neben einer kostenlosen Version bietet ClickUp den Unlimited-Tarif ab 4,42 € pro Nutzer im Monat sowie die Business-Variante ab 7,95 € pro Nutzer monatlich. Diese Preise gelten für die jährliche Zahlungsweise - mit der monatlichen wird es teurer. Den Preis für den Enterprise-Tarif erfahren Unternehmen nur auf Anfrage.
Ja, ClickUp bietet einen kostenlosen Tarif an (Free Forever). Dieser bietet unbegrenzte Aufgaben und Nutzer, 100 MB Datenspeicher, Support, über 50 Integreationen und mehr. Weitere Tarife sind kostenpflichtig buchbar.