CentralStationCRM Test

by 42he GmbHletztes Update 20. November 2020
3.9/5
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3.9/5
Jessica Schnase

getestet von

Jessica Schnase

Vorteile

gute Usability
kurze Einarbeitungszeit
kostenfrei für bis zu 3 Nutzer
Serverstandort in Deutschland
umfangreiche Kontaktverwaltung

Nachteile

keine Marketing- oder Service-Funktionen
wenige Schnittstellen und Integrationen
keine Automatisierungen

Überblick

CentralStationCRM ist eine cloud-basierte CRM Software der Firma 42he GmbH. Sie richtet sich an Freelancer, kleine und mittelgroße Unternehmen sowie Start-ups und Vereine. Die beiden Gründer haben neben dem CRM-System auch noch das Online-Reservierungs-Tool Central Planner und die Help Desk Software CentralDesk entwickelt. 

Einerseits hat das CRM Tool einen eher geringen Funktionsumfang und kann nicht mit Automatisierungen oder vielen Schnittstellen punkten, weshalb dieser Testbericht nur wenige Funktionen bewerten kann. Andererseits sind die Kontaktverwaltung, das Aufgabenmanagement und die Angebotsverwaltung übersichtlich und einfach zu bedienen. Auch ein kleines Projektmanagement-Tool ist mit inbegriffen. 

Simples CRM Tool made in Germany  

Obwohl der Support nur per Kontaktformular erreichbar ist, ist dieser doch sehr schnell und kompetent zur Stelle und vereinbart auch Telefontermine zur persönlichen Beratung. Da es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, sind die Kundenkommunikation sowie alle Online-Hilfen auf deutscher Sprache. Kleine Unternehmen, die keinen Bedarf an vielseitigen Funktionen haben, finden in CentralStationCRM ein solides und sicheres Tool.

In diesem CentralStationCRM-Test haben unsere Software-Experten die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und weitere Aspekte genau analysiert.

CentralStationCRM Screenshot Überblick

Was ist CentralStationCRM?

CentralStationCRM ist eine Software des Kölner Unternehmens 42h GmbH und wurde 2010 von den Gründern Axel von Leitner und Moritz Machner entwickelt. Die beiden Gründer haben neben dem CRM-System auch noch das Online-Reservierungs-Tool Central Planner und die Help Desk Software CentralDesk entwickelt. 

Sie starteten ihre Arbeit in kleinem Rahmen im eigenen Wohnzimmer und bereits 2011 nutzten die ersten Kunden die Beta-Version von CentralStationCRM. 2012 war das Unternehmen bereits profitabel und wächst seitdem konstant. Den Gründern ist wichtig, dass ihr Produkt organisch wächst, und sie nehmen daher kein Fremdkapital in Anspruch. Sie gewannen mit ihrer Software 2018 den ALSO Startup-Award und 2011 den Innovationspreis IT in der Kategorie CRM. Ursprünglich für den deutschen Markt konzipiert, gibt es CentralStationCRM seit 2016 auch im englisch- und spanischsprachigen Raum. 

Daten und Fakten

Mitarbeiter15
Kunden weltweit10000
Gründung2010
GründerAxel von Leitner, Moritz Machner
HauptsitzCologne, Germany
CEOAxel von Leitner, Moritz Machner

CentralStationCRM: Funktionen

Die Funktionen beschränken sich bei CentralStationCRM auf recht wenige Sales und E-Mail Marketing Features. Es gibt keinerlei Automatisierungen, Massen-E-Mail oder Telefon-Software. Der Fokus der Software liegt auf einer sehr umfangreichen Kontaktverwaltung und dem Anlegen von Aufgaben.

Sales Tools

Sales Tools sind nur sehr eingeschränkt verfügbar. Es gibt weder eine Sales Pipeline noch Lead Scoring, Lead Nurturing oder Automatisierungen jeglicher Art. Leads müssen über eine Excel-Tabelle importiert werden; Chancen auf einen Verkaufsabschluss sind zwar darstellbar, müssen aber manuell angelegt und ausgerechnet werden. Eine Anzeigen-Software oder statistische Auswertungen gibt es nicht. Auch eine Schnittstelle zur Vollintegration für eine Telefonanlage ist nicht vorhanden. Für ausgehende Anrufe können Add-ons für Browser installiert werden. 

Wie schneidet andere Sales Tools im Vergleich ab?

Eine klassische Automatisierung bietet CentralStationCRM nicht an. Trotzdem lassen sich mithilfe von Aufgabenvorlagen Prozesse erstellen. So können Nutzer zu einem bestimmten Kontakt eine Aufgabenliste anlegen, die sie vorher als Vorlage erstellt haben. Die Aufgaben sind mit Fälligkeitsdaten versehen und können Mitarbeitern zugewiesen werden. Zwar werden keine wiederkehrenden Aufgaben oder Serientermine unterstützt, es lassen sich aber Erinnerungen in die Kontaktkarten von Personen einfügen, die eine Woche vor dem Datum eine Erinnerung im Rahmen einer E-Mail-Zusammenfassung schicken.

Auch gibt es keine klassische Sales Pipeline. Allerdings können Nutzer im Modul Angebote verfolgen, wo im Verkaufsprozess sich ein Kontakt befindet. Dazu können sie interne Notizen und E-Mails oder das Zieldatum des Verkaufsabschlusses manuell hinzufügen. Letztendlich lässt sich der Verkaufsprozess gut überblicken, es gibt allerdings keinerlei Automatisierungen wie Follow-up-E-Mails, Berichte, Pipeline Management oder automatische Terminplanung.  

CentralStationCRM Screenshot Sales Force Automation

Automatische Lead-Zuweisung oder Lead Scoring gibt es nicht. Nutzer können allerdings in Prozentzahlen angeben, für wie wahrscheinlich sie einen Auftrag halten, und diesen Prozentsatz einem Angebot hinzufügen. Weiterhin können sie einen Erwartungswert (Auftragsvolumen x Wahrscheinlichkeit des Angebots) eintragen. Die Summe aller Erwartungswerte ergibt dann den erwarteten Umsatz in der Angebotsübersicht. So entsteht eine gute Übersicht aller Opportunities. 

CentralStationCRM Screenshot Lead Management

E-Mail Marketing Software

CentralStationCRM verfügt über keinerlei Marketing Features. So lassen sich keine Kampagnen planen, E-Mailings gestalten oder auswerten. Auch gibt es keinen Landingpage-Generator oder A/B-Testing Tools.Automatisierungen gibt es ebenfalls nicht, Nutzer können bis zu 30 E-Mails gleichzeitig über die CRM-Lösung versenden. Ein Formular-Editor sind hingegen vorhanden und präsentieren sich als nützliche Funktionen.

Wie schneidet andere E-Mail Marketing Software im Vergleich ab?

Formular-Editor

CentralStationCRM verfügt nicht über E-Mail Automatisierungen, E-Mail-Vorlagen oder Kampagnenplanungs-Tools. Die E-Mail-Ablage erfolgt im Standard-E-Mail-Programm wie Outlook oder Gmail, allerdings wird eine Kopie im CRM gespeichert. Das Versenden von E-Mails ist nur an bis zu 30 Kontakte gleichzeitig möglich. Die Empfänger können User in der Personenübersicht segmentieren und auswählen und über den Reiter Aktionen als E-Mail-Empfänger auswählen.

CentralStationCRM Screenshot Formular-Editor

Formulare können Nutzer im CRM-System erstellen. Hierzu wählen sie die Zielgruppe des Formulars im System aus und vergeben Tags wie zum Beispiel “Web-Formular”, damit die Herkunft der neuen Kontakte direkt im CRM-System gespeichert wird. Weiterhin kann ein Hinweistext zur Newsletter-Anmeldung hinterlegt werden, inklusive Checkbox, die einen Double-Opt-in auslöst. Auch Spamschutz via reCaptcha und Hinweise zum Datenschutz können angelegt werden. Im Anschluss kann der Nutzer Formularfelder erstellen und diese als freiwilliges Feld oder Pflichtfeld festlegen. Das Formular lässt sich per Quellcode in die eigene Website einfügen. Templates oder Design-Anpassungen sind nicht verfügbar.

CentralStationCRM Preise

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Kostenlose Testphase

CentralStationCRM bietet einen komplett kostenlosen Tarif für bis zu drei Benutzer an. Dieser umfasst dieselben Features wie alle Folgetarife mit dem Unterschied, dass nur 200 Kontakte angelegt werden können und 20 MB Datenspeicher zur Verfügung steht. 

Auch der nächstgrößere Tarif Team ist lediglich für drei Nutzer verfügbar, bietet aber mehr Kontakt- und Dateispeicher an. Allgemein unterscheiden sich alle Tarife nur in der Speicherkapazität und der Nutzeranzahl. Da sich CentralStationCRM eher an kleinere Unternehmen wendet, ist auch der größte Enterprise-Tarif nur für 40 Nutzer erhältlich. Alle Tarife lassen sich 30 Tage lang kostenlos testen.

In den Einstellungen des CRM können Kunden jederzeit den Tarif wechseln und zahlen immer tagesaktuell. Wechseln sie zum Beispiel zum nächsthöheren Tarif am 20. des Monats, so zahlen sie anteilig 20 Tage im alten und 10 Tage im neuen Tarif. Weiterhin gibt es keine Kündigungsfrist. Das heißt, Kunden können die Software jederzeit verlassen und zahlen ab diesem Zeitpunkt keine Gebühren mehr. 

Für diesen CentralStationCRM-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von CentralStationCRM gibt es die komplette Übersicht.

Starter

kostenlos für 3 Nutzer

200 Kontakte
20 MB Dateien
Kontakt- und Kundenverwaltung
Kalender
Angebotsübersicht
Opportunity Management
mobile Android App
Web-Formulare
Aufgabenmanagement
Projektmanagement

Team

ab 18/ Monat für 3 Nutzer

alle Funktionen aus dem Starter-Tarif
3.000 Kontakte
1 GB Dateien

Small Office

ab 49/ Monat für 10 Nutzer

alle Funktionen aus dem Starter-Tarif
10.000 Kontakte
3 GB Dateien

Business

ab 99/ Monat für 20 Nutzer

alle Funktionen aus dem Starter-Tarif
20.000 Kontakte
6 GB Dateien

Enterprise

ab 199/Monat für 40 Nutzer

alle Funktionen aus dem Starter-Tarif
40.000 Kontakte
15 GB Dateien

CentralStationCRM Sicherheit und Datenschutz

Eine sehr gute Bewertung verdient der SaaS-Anbieter im Bereich Sicherheit und Datenschutz: Die Speicherung der Kundendaten erfolgt auf Servern in Deutschland. Dateianhänge werden unabhängig davon in modernen Rechenzentren in Irland gespeichert. Weiterhin agiert CentralStationCRM vollständig nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und arbeitet mit externen Partnern, um die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen. In seiner Datenschutzerklärung hat CentralStationCRM verständlich formuliert, welche Daten der Website-Besucher wie, wo und von welchen Drittanbietern getrackt werden. 

Die Server befinden sich in modernen Rechenzentren, die rund um die Uhr von außen und von innen per Video und durch Sicherheitspersonal bewacht werden. Sicherheitsupdates und Server-Infrastruktur sorgen für eine sichere Verwahrung aller Daten. Back-ups und redundante Datenspeicherung finden täglich statt. Der Zugriff auf CentralStationCRM erfolgt über eine verschlüsselte SSL-Verbindung nach Bankenstandard. Es wird eine Verfügbarkeit von durchschnittlich 95% gewährleistet.

CentralStationCRM Integrationen

CentralStationCRM lässt sich mit Standardprogrammen wie Outlook, Apple Mail oder Gmail kombinieren, wobei jeder Kunde sein präferiertes System integrieren kann. Darüber hinaus gibt es Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, Marketing, Lead Generation, Live Chat und Voice Assistants. Darunter ist auch das Ticketsystem CentralDesk, eine Software aus dem Hause 42h GmbH - wie auch CentralStationCRM. Die angebotenen Integrationen sind sehr überschaubar, allerdings handelt es sich teilweise um originelle Tools, die man bei der Konkurrenz sehr selten findet. So kann man zum Beispiel mit EchtPost Postkarten als Offline-Marketingmaßnahme an Kontakte schicken lassen.

Folgende Integrationen sind dafür konkret verfügbar:

  • Outlook
  • Apple Mail
  • Gmail
  • FastBill
  • CentralDesk
  • EchtPost
  • SnapADDY
  • Userlike
  • Amazon Alexa
  • Google Home

Interface

Die Benutzeroberfläche präsentiert sich in einem schlichten Design, das weder besonders modern noch altmodisch daherkommt. Durch den schlanken Funktionsumfang ist die Einarbeitungszeit kurz und die Benutzerfreundlichkeit hoch. Alle Aktionen lassen sich intuitiv ausführen, sodass kaum Fragen auftreten. Für diesen Fall erreichen Nutzer über einen Hilfe-Button schnell das Hilfe-Center. 

Die Toolbar befindet sich am oberen Bildschirmrand und beinhaltet alle verfügbaren Features; somit übersieht der Nutzer nichts und erreicht oftmals mit nur einem Klick seinen Zielort. Auf der Startseite befinden sich alle wichtigen Aufgaben, Termine und ein Angebotsüberblick. Auch innerhalb der einzelnen Module befinden sich alle möglichen Aktivitäten auf der Benutzeroberfläche, was die Klickwege sehr gering hält. 

Mobile App

Die mobile App von CentralStationCRM ist nur für das Android-Betriebssystem verfügbar. Eine iOS App gibt es nicht, allerdings ist die mobile Version von CentralStationCRM bereits für die mobile Nutzung optimiert und stellt eine gute Alternative dar. Im Hilfe-Center befindet sich eine Anleitung, wie Nutzer das CRM auf ihrem Smartphone als Icon auf der Oberfläche ablegen können. 

Nichtsdestotrotz birgt die mobile Android App einige Vorteile gegenüber der mobilen Version: So sind die zuletzt aufgerufenen Seiten offline verfügbar und die zuletzt aktualisierten Kontakte im CRM werden mit dem Adressbuch des Smartphones synchronisiert. Auch werden alle Kalendertermine aus dem CRM mit dem Smartphone-Kalender synchronisiert. 

Die Oberfläche der App ist übersichtlich und auch hier ist der Fokus eindeutig auf der Einfachheit. Für die Sicherheit sorgt eine 2-Faktor-Authentifizierung.

Hilfe und Support

CentralStationCRM verfügt über ein gut strukturiertes Hilfe-Center, das in die verschiedenen Bereiche des CRM-Systems aufgeteilt ist. Jeder Artikel bietet ausführliche Beschreibungen von Features in Textform, Screenshots und Videotutorials, die erste Schritte in der Software anleiten. Darüber hinaus kann jeder Kunde an gratis Webinaren teilnehmen.

Persönliche Hilfe finden Teams über ein Kontaktformular auf der Website von CentralStationCRM. Das Unternehmen wirbt damit, dass die durchschnittliche Antwortzeit im letzten Jahr bei nur 10 Minuten lag! Wer Neukunde ist, kann einen Termin mit einem Mitarbeiter vereinbaren. Außerhalb dieser Erstberatung können Telefontermine verabredet werden, einen herkömmlichen Telefon-Support gibt es allerdings nicht. Alle Hilfeseiten, Tutorials, Seminare und der gesamte Service findet auf Deutsch statt. 

CentralStationCRM Alternativen

Ist CentralStationCRM noch nicht das richtige CRM-System? Dann kommen eventuell folgende Alternativen infrage:

Fazit

CentralStationCRM zeichnet sich durch eine sehr gute Usability und eine klare Struktur aus. Kleine Teams benötigen hier nur eine geringe Einarbeitungszeit, da der Funktionsumfang eher schmal und die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, sodass die Bedienung intuitiv erfolgen kann. Kontakte und Unternehmen lassen sich übersichtlich verwalten und die entsprechenden Akten mit umfassenden Informationen füllen. Das Angebotsmodul gibt eine gute Übersicht über Verkaufsprozesse und Chancen und eine Android App ermöglicht das mobile Arbeiten. Auch der Support ist kompetent und immer schnell zur Stelle.

Defizite sind in der E-Mail-Integration zu verzeichnen, da das CRM-System nicht direkt mit dem E-Mail-Programm verknüpft ist. Auch sind keine E-Mail-Kampagnen direkt über das CRM planbar, sondern sind nur über eine Integration möglich. Auch eine Telefonanlage oder ein Analyse-Tool ist nicht vorhanden. Teams, die Wert auf Künstliche Intelligenzen, Automatisierungen und Massenaktionen legen oder ihr Augenmerk auf Datenanalyse richten, sind mit einem umfangreichen Tool besser beraten. Kleine Organisationen oder Freelancer, denen Datensicherheit und ein Serverstandort in Deutschland wichtig sind und denen es überwiegend um ein strukturiertes Kontaktmanagement geht, finden in CentralStationCRM hingegen eine sympathische Lösung mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis.

FAQ

Ja, CentralStationCRM ist Teil der Firma 42he GmbH, die ihren Hauptsitz in Köln hat.
Nein, die Software bietet Features in der Kontakt- und Kundenverwaltung für das Kundenbeziehungs-Management sowie im Projektmanagement. Marketing- und Service-Funktionen sind nicht vorhanden, Sales-Funktionen sind ebenfalls eher eingeschränkt.
CentralStationCRM eignet sich für kleine Unternehmen, Start-ups oder Vereine, die überwiegend Kontakte und Kunden verwalten möchten. Die maximale Nutzeranzahl beträgt im Enterprise-Tarif 40.