Asana Test

by Asana, Inc.letztes Update 2. September 2020
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Asana Vorteile und Nachteile

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4.1/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

kinderleichtes Task Management
strukturierte Organisation einzelner Workflows
intuitive Bedienung
verschiedene Workspaces
viele Apps und Integrationen

Nachteile

keine Zeiterfassung
Budgetplanung nicht möglich
keine Ressourcenplanung
keine Asana Desktop-App verfügbar

Überblick

Asana ist eine cloudbasierte Software, die sich hauptsächlich auf das Projektmanagement spezialisiert. Die Software ist für Teams jeder Größe ein praktischer Weg, Aufgaben zu verteilen, zu tracken und zu managen. Die Projekte sind in Listenform angelegt und erlauben eine kinderleichte Kollaboration zwischen Teammitgliedern. Es fehlt Asana lediglich an höherwertigen Tracking-Funktionen für umfangreichere Projekte, was für einige Unternehmen möglicherweise von Bedeutung ist.

Zahlreiche Funktionen erhöhen die Produktivität des Teams.

Für eine Software zur Organisation von Projekten fehlen außerdem professionelle Projektmanagement-Bereiche wie die Budgetüberwachung oder das Ressourcenmanagement - hier können Apps und Integrationen jedoch Abhilfe schaffen.

In diesem Asana-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die Projektplanungs-Funktionen, die Kollaborations-Features und die zahlreichen Integrationen getestet.

Asana Test Kanban-Ansicht

Was ist Asana?

Im Jahr 2008 entwickelten Facebooks Co-Founder Dustin Moskovitz und Ex-Google/Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein die Projektmanagement-Software Asana. Die Idee entstand wie so oft aus einem akuten Problem: Sie wollten die Produktivität ihrer Mitarbeiter bei Facebook steigern. Ziel war es unter anderen, dass IT, Marketing und Design gemeinsam, aber unabhängig voneinander arbeiten.

Daten und Fakten

Mitarbeiter1108
Kunden weltweit1050000
Gründung2008
GründerDustin Moskovitz, Justin Rosenstein
HauptsitzSan Francisco, California
CEODustin Moskovitz

Asana Projektmanagement-Funktionen

Asana legt seinen Fokus auf das Task Management und überzeugt mit Unteraufgaben, Zuweisungsmöglichkeiten und Priorisierung der einzelnen To Dos. Die Produktivität des Teams wird durch vereinfachte Kommunikation und übersichtliche Informationssammlungen erhöht.

Projektplanungs-Software

Projektplanung wird mit Asana zum Kinderspiel. Zahlreiche Features ermöglichen eine strukturierte Planung von A bis Z für kleine und große Projekte. Asana bietet darüber hinaus eine große Anzahl an Templates für verschiedene Zwecke an.

Gantt-Software

Sowohl einfache, als auch komplexe Gantt-Diagramme sind mit Asana möglich. Die horizontalen Balkendiagramme helfen, die Arbeitsschritte und ihren zeitlichen Fortschritt zu veranschaulichen. Hier lässt sich unter anderem eintragen, wann das Projekt fällig ist, zu welchem Zeitpunkt die einzelnen Aufgaben starten und enden sollen, wie lange jede Aufgabe dauert, wer dafür verantwortlich ist, welche Aufgaben voneinander abhängen und wie die Aufgaben kategorisiert sind. Die Farbkodierung und Meilensteinverfolgung machen das Gantt-Diagramm noch übersichtlicher.

Kanban-Software

Das Asana-Board ist im Kanban-Stil aufgebaut und folgt dem klassischen “To Do, in Bearbeitung, erledigt”-Format der Kanban-Methode. Das Board ist sehr übersichtlich gestaltet und lässt sich intuitiv bedienen. Das Drag&Drop-System vereinfacht die Navigation.

Aufgaben in Aufgabenlisten zu tracken, ist die Hauptfunktion der Software und lässt sich sehr gut umsetzen. Die Funktion, Aufgaben zu erstellen, Verantwortlichen zuzuweisen, nachzuverfolgen und zu koordinieren ist umfangreich und für vielerlei Projekte geeignet. Die Möglichkeit, Dateien an die Aufgaben anzuhängen, Notizen zu verfassen und zu kommentieren, rundet das umfassende Task Management ab. Ganz egal ob alltägliche Aufgaben oder größere Projekte - das Task Management ist für beides ideal.

Workflows zu kreieren und diese zu überwachen ist besonders für die verantwortliche Person wichtig. Alle Projekte an einem Ort zu haben erlaubt es, schnell zu reagieren und Workflows jederzeit anzupassen. Wer ist verantwortlich? Wann ist die Aufgabe fertig? All das ist mit einem Blick sofort sichtbar. Mit benutzerdefinierten Regeln werden Prozesse automatisiert. Laut Asana spart Automatisierung dem Team bis zu 70 Arbeitsschritte pro Woche ein.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Asana stellt verschiedene Tools für Austausch und Zusammenarbeit von Teams zur Verfügung. Eine direkte Kommunikation im Tool ermöglicht produktives Arbeiten in kleinen und großen Teams gleichermaßen.

Im Fall eines Projektes mit einem anderen Unternehmen, ist es möglich, externe Gäste dem Asana-Board hinzuzufügen, um die Kollaboration zu erleichtern. Gäste sehen nur genau das, was auch mit ihnen geteilt wurde.

Jedes Mitglied eines Workspace kann alle Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben sehen. So ist auch der richtige Ansprechpartner schnell gefunden. In jeder Aufgabe steht es dem Team per Textfeld frei, offen zu diskutieren. Asana fördert Teamarbeit - jeder ist dazu aufgerufen, mitzuarbeiten.

Notiz-Software

Eine eigene Funktion für Notizen gibt es nicht. Jedoch ermöglicht das Textfeld in der einzelnen Aufgabe ein Festhalten von Notizen.

Ressourcenplanungstools

Ressourcen lassen sich mit dieser Software nur bedingt planen. Asana verfügt hauptsächlich über Features rund um die Zeitplanung. Zeiterfassung findet lediglich per externen Integrationen statt.

Da die einzelnen To Dos mit einem Fälligkeitsdatum belegt werden können, ist das Erstellen einer Zeitleiste möglich. Die Zeitplanung ist so besonders im Gantt-Diagramm gut möglich.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist mit Asana eingeschränkt möglich. Das Kanban-Board kann für IT-Projekte angepasst werden, um Sprints zu unterstützen und Bugs zu tracken. Viel mehr als klassische To Dos für den IT-Bereich sind allerdings nicht möglich. Asana eignet sich aber für das gesamte Unternehmen, um das IT-Team auf Fehler aufmerksam zu machen.

Scrum Software

Asana unterstützt Scrum-Methoden wie die Sprintplanung und ist somit auch für agiles Projektmanagement geeignet. Auch wenn Agile Project Management mit Asana möglich ist, gibt es für das reine AGM sicherlich bessere Lösungen.

Nach Erstellung eines Sprints kann der Nutzer die Milestones, den Backlog und die Go-Live-Daten sehen. Ähnlich wie beim agilen Projektmanagement gibt es für das reine IT-Projektmanagement bessere Lösungen. Es fehlen ausführliche Reports und Integrationen für professionelle IT-Projekte.

Asana Preise

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Asana ist in vier verschiedenen Preismodellen verfügbar: Basic, Premium, Business und Enterprise. Der Premium- und Business-Tarif lässt sich vorab kostenlos testen. Bei jährlicher Zahlung gewährt das Unternehmen einen Rabatt. 

Der Basic-Tarif ist kostenlos und besonders für Einzelpersonen oder kleine Teams geeignet, die noch am Beginn des Projektmanagements stehen. Für ein sehr faires Pricing können Teams bei Asana auf ein solides und umfangreiches Projektmanagement im Premium-Tarif vertrauen. Der Business-Tarif ist für größere Unternehmen, die viele Projekte auf einmal zu organisieren haben. Wenn auch die Business-Lösung noch nicht umfangreich genug ist, ist ein individueller Tarif auf Enterprise-Niveau möglich.

Für diesen Asana-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Asana gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

individueller Preis

alle Business-Funktionen
SAML (Security Assertion Markup Language)
Provisionierung/Deprovisionierung von Nutzern
Datenexport und Datenlöschung
Blockierung von Standardintegrationen
individuelles Branding
Support-Priorität

Business

ab 30,49 €/Nutzer/Monat

alle Premium-Funktionen
Portfolios
Workload
benutzerdefinierte Regeln
Genehmigungen
Korrekturhinweise
Sperren benutzerdefinierter Felder
erweiterte Integrationen mit Salesforce, Adobe Creative Cloud u.v.m.

Basic

Aufgaben
Listenansicht
Board-Ansicht
Kalenderansicht
Verantwortliche und Fälligkeitsdaten
Zusammenarbeit mit bis zu 15 Teammitgliedern
Integration in andere Apps

Premium

ab 13,49 €/Nutzer/Monat

alle Basic-Funktionen
Zeitleiste
erweiterte Suche und Berichte
benutzerdefinierte Felder
unbegrenzt kostenfreie Gäste
Formulare
Regeln
Meilensteine
Admin-Konsole
private Teams und Projekte
kostenlose Testversion

Asana Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und insbesondere Datenschutz sind für viele deutsche User ein wichtiges Thema. Asana ist SOC 2-zertifiziert, was ein wichtiger Sicherheitsaspekt im Bezug auf die Stabilität der Software ist. Das Unternehmen arbeitet außerdem im Bereich Sicherheit mit Drittanbietern zusammen, um diese Sicherheit langfristig zu testen und gewährleisten. Zum Vertrauensaufbau stellt Asana eine stetige Prüfung zur Verfügung, die die App- und API-Verfügbarkeiten der letzten 12 Stunden, 7 Tage, 30 Tage und 365 Tage für jeden Nutzer transparent darstellt. 

Die vom User eingegebenen Daten sind verschlüsselt. Asana ist sowohl mit dem EU-US Privacy Shield Framework, als auch mit dem Swiss-US Privacy Shield Framework konform. Asana hält sich allerdings im Punkt DSGVO sehr bedeckt. Es ist davon auszugehen, dass keine hundertprozentige Konformität gewährt werden kann. Die Server befinden sich in den USA.

Zusätzlich sind folgende Angebote rund um Sicherheit und Datenschutz verfügbar:

  • E-Mail-Benachrichtigung bei einer Anmeldung von einem unbekannten Gerät

  • Wiederherstellung der Datenbank innerhalb weniger Sekunden

  • Speicherung regelmäßiger Snapshots der Datenbank in einem separaten Rechenzentrum

  • Export der eigenen Daten im textbasierten JSON- oder CSV-Format

  • Verwendung von SSL-Verbindungen

Asana Integrationen

Asana verfügt leider nicht über eingebaute Funktionen wie Dokumentenbearbeitung oder Chat, lässt sich jedoch mit verschiedenen Apps verbinden, um die Produktivität zu erhöhen. So erweitert zum Beispiel die Harvest App das Tool um die genaue Zeiterfassung pro Aufgabe. Asana kann unter anderem mit folgenden Integrations und Apps verbunden werden:

  • Filesharing wie Google Drive, Dropbox
  • Adobe Creative Cloud
  • E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook
  • Litmus
  • Slack
  • zahlreiche Google-Integrationen
  • CSV-Importer
  • Zapier
  • Weekdone
  • Harvest
  • Salesforce
  • Jira Cloud
  • MailChimp
  • Confluence
  • IFTTT

Interface

Asana überzeugt mit einem klaren, strukturierten und ansprechenden Design. Das Interface ist so gebaut, dass ein schnelles Zurechtfinden fast garantiert ist. Das Board ist leicht zu bedienen und die Navigation durch die einzelnen Funktionen erfolgt logisch und intuitiv.

Nach dem Login werden automatisch alle offenen Aufgaben gezeigt - die To Dos sind somit auf den ersten Blick auffindbar. Auf der linken Seite navigiert es sich durch die einzelnen Workspaces, auch das ist sehr übersichtlich gestaltet.

Wichtig zu wissen: Die Möglichkeiten von Asana sind auch maßgeblich von den Personen abhängig, die die Software bedienen. Anfangs wirkt Asana sehr leer - Unternehmen sind selbst dafür verantwortlich, ihr Board mit Leben zu füllen und nützliche Workflows anzulegen. Wem das etwas schwerer fällt, der kann die vorgefertigten Templates nutzen und anpassen.

Mobile App

Projektmanagement immer und überall - das wird durch die mobile App möglich. Die Asana-App ist für iOS und Android verfügbar und wie eine simplere Webversion aufgebaut. Es lassen sich Benachrichtigungen empfangen, Aufgaben kreieren und managen sowie Dateien anhängen. Einige Funktionen sind auch offline verfügbar - zum Beispiel das Anordnen von Aufgaben oder Abrufen von Status-Updates.

Hilfe und Support

Asana bietet viele Möglichkeiten für Hilfe und Support an, lediglich ein Telefon-Support ist bisher nicht vorhanden. Kontaktaufnahmen und Hilfe sind wie folgt möglich:

  • E-Mail: Der Support lässt sich per E-Mail kontaktieren.

  • Kontaktformular: Auf der Website befindet sich ein Kontaktformular zum Ausfüllen.

  • Asana-Hilfe: Hier findet sich ein Hilfe-Zentrum mit Hinweisen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

  • Asana-Forum: Nutzer können Fragen stellen und von der großen Community an Asana-Nutzern Antwort erhalten.

  • Asana Academy: Der Umgang mit Asana wird durch Schulungen, Webinare und interaktive Kurse erklärt.

  • Asana-Anwendungsfälle: Case Studies können nützlich sein, um zu sehen, wie andere Teams Asana einsetzen.

  • Asana-Handbuch: Es enthält Tipps und Tricks rund um die Nutzung der Software.

Asana-Entwicklerhandbuch: Hier gibt es Tipps, wie Asana individuell angepasst wird und wie Daten mit der Asana-API genutzt werden können.

Asana Alternativen

Asana ist nicht die richtige Software? Hier sind einige Alternativen aufgelistet:

Fazit

Asana ist eine umfangreiche, übersichtliche und sehr nützliche Software für das Task- und Projektmanagement. Sie lässt sich leicht und intuitiv bedienen und ist somit auch für Anfänger gut geeignet. Kleine und größere Teams gleichermaßen können mit Asana ihre Produktivität und Organisation maßgeblich verbessern. Asana zeigt, wie wichtig es für erfolgreiches Projektmanagement ist, Verantwortliche zu benennen, eine Deadline zu setzen und die Aufgaben zu tracken.

Die kostenlose Basisversion bietet ein abgespecktes Funktionsspektrum und ist ideal geeignet, um sich im Projektmanagement auszuprobieren. Für alles Weitere ist die Premiumversion eine sehr solide Basis zu einem fairen Preis. Bei Unsicherheiten lässt sich diese Version vorher auch kostenlos ausprobieren. Für die meisten Funktionen, die Asana nicht selbst anbietet, helfen Integrationen und Apps weiter. So ergänzt sich Asana schlussendlich auch um wichtige Funktionen für das professionelle Projektmanagement.

FAQ

Die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen von Asana bewegen sich eher im Mittelfeld. Die Server befinden sich in den USA. Zum Thema DSGVO hält Asana sich bedeckt. Es ist davon auszugehen, dass es keine hundertprozentige Konformität gibt.
Asana bietet eine kostenlose Basic-Version an. Für die nächsten beiden höherwertigen Preismodelle ist eine kostenlose Testversion verfügbar. Ab 10,99 € pro Nutzer im Monat ist professionelles Projektmanagement mit Asana möglich.
Das klare Design und die intuitive Navigation macht die Bedienung sehr einfach. Durch Anordnen, Verschieben und Sortieren der Aufgaben und Projekte ist schnell Übersichtlichkeit geschaffen. Nach der Anmeldung sofort loslegen - ein großes Lernfenster muss nicht eingeplant werden.