Airtable Test

by Formagrid, Inc.letztes Update 18. September 2020
3.9/5
ab$0

Airtable Vorteile und Nachteile

RESULTS Score

3.9/5
Soraya Segni

getestet von

Soraya Segni

Vorteile

Dokumentenfunktion ähnlich zu Excel/Google Sheets
umfangreiche Datenanlegung möglich
sehr gute Visualisierung von Daten
personalisierbare Templates

Nachteile

wenig Ressourcenplanungs-Tools
keine Unteraufgaben möglich
eingeschränkte Kommunikationsmöglichkeiten

Überblick

Airtable ist eine cloudbasierte Spreadsheet Software, die besonders für die Organisation von Zahlen und Daten geeignet ist. Im Prinzip funktioniert die Software wie Microsoft Excel oder Google Sheets. Der Unterschied: Airtable verfügt zusätzlich über Projektmanagement-Funktionen wie personalisierbare Templates oder die Visualisierung von Projekten.

Zahlenlastige Projekte sind sehr gut strukturiert

Die Software gehört nicht unbedingt zu den klassischen Projektmanagement-Softwares und eignet sich weniger für kreative Aufgaben. Durch die Dokumentenfunktion und die umfangreichen Möglichkeiten, Daten anzulegen, sind zahlenlastige Projekte jedoch sehr gut strukturiert.

In diesem Airtable-Test haben unsere Software-Experten unter anderem die externe Kollaboration, die Ressourcenplanung und die Notizfunktion besonders gut bewertet.

Airtable Test Drag&Drop Beispiel

Was ist Airtable?

Airtable wurde im Jahr 2012 gegründet und hat seinen Firmensitz in San Francisco, Kalifornien, USA. Die Software wurde unter dem Motto gegründet, ein Tool zu erschaffen, das die Power einer Datenbank besitzt und dabei so simpel zu bedienen ist wie ein Dokument. Mittlerweile nutzen über 150.000 Firmen Airtable. Dazu gehören namhafte Unternehmen wie Expedia, Buzzfeed und Shopify.

Daten und Fakten

Mitarbeiter300
Kunden weltweit170000
Gründung2013
GründerHowie Liu, Andrew Ofstad, Emmett Nicholas
HauptsitzSan Francisco, California
CEOHowie Liu

Airtable Projektmanagement-Funktionen

Auch wenn die Software am besten für zahlen- und datenlastige Projekte geeignet ist, kommen klassische Projektmanagement-Funktionen wie das Kanban-Board oder Gantt-Diagramme nicht zu kurz. Lediglich die Ressourcenplanung muss über Integrationen oder externe Softwares geregelt sein.

Projektplanungs-Software

Obwohl Airtable im Ursprung als starke Alternative zu Google Sheets und Excel gedacht war, überzeugt die Software mit umfangreichen Projektmanagement-Funktionen, die sicher nicht nur für eine Fallstudie oder Statistik nützlich sind. Airtable bietet eine Vielzahl an personalisierbaren Templates an. Dem Nutzer wird eine Menge Zeit erspart, weil umfangreiche Spreadsheets nicht erst erstellt werden müssen.

Gantt-Software

In den höheren Preismodellen stehen Gantt-Diagramme zur Verfügung. Diese Funktion eignet sich vor allem dazu, Projekte über einen längeren Zeitraum zu visualisieren. Die Gantt-Diagramme können schnell und leicht angepasst werden.

Kanban-Software

Das Kanban-Board ist neben der Kalenderansicht, dem Grid und der Galerie eine der vier verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten. Der Nutzer kann das Board individuell anpassen und so zum Beispiel mit Arbeitsschritten wie “niedrige Priorität”, “mittlere Priorität” und “hohe Priorität” einteilen. Die Drag&Drop-Funktion macht das Anordnen und Verschieben besonders leicht. Wird das Kanban-Board zu lang, besteht die Möglichkeit, dieses einzuklappen. Die Option, Dateien oder Kommentare anzuhängen, fehlt leider komplett.

Die Task-Management-Funktionen von Airtable sind deutlich eingeschränkt. So fehlt zum Beispiel die Option, Unteraufgaben anzulegen. Die Funktionen, die es im Bereich Task Management gibt, sind hingegen sehr gut und umfangreich. So lassen sich Projekte in vier verschiedenen Ansichten darstellen. Die Spreadsheet-Funktion kann durchaus zum Task Management genutzt werden und beinhaltet viele interaktive Features.

Besonders durch die umfangreiche Tabellenfunktion lassen sich Workflows schnell und einfach anlegen. Diese können durch Deadlines, Zuweisung eines Verantwortlichen und To Dos gemanagt werden. Die Software an sich unterstützt keine automatisierten Workflows, diese müssen vom Nutzer immer selbst angelegt werden. Airtable stellt jedoch sogenannte “Blocks” zur Verfügung, die explizit für die Workflow-Erstellung ausgewiesen sind.

Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Für eine Software, die sich auf das Datenmanagement spezialisiert, verfügt Airtable über solide Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten. Eine reine Kommunikation über das Tool ist für die meisten Unternehmen jedoch wahrscheinlich nicht umfangreich genug und sollte durch ein externes Tool wie zum Beispiel Slack ersetzt werden.

Messaging Tools

Die Nachrichtenfunktion ist für eine Software wie Airtable überraschend, aber sehr nützlich. Es besteht die Möglichkeit, Leute innerhalb eines Spreadsheets per Nachricht direkt zu kontaktieren. Die Nachrichtenfunktion ist nicht sonderlich umfangreich, erfüllt aber in diesem Zusammenhang absolut ihren Zweck. Die Funktion lässt sich auch mit direkten Kommentaren vergleichen.

Externe Kollaboration ist mit Airtable auf verschiedene Art und Weise möglich. So können Spreadsheets zum einen per Link zur Ansicht für externe Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Zum anderen ist es Externen gestattet, Daten von außerhalb auf die Airtable-Basis zu übertragen.

Notiz-Software

Bei der Notizfunktion sind besonders die Notizen innerhalb eines Spreadsheets zu erwähnen. In jeder Zeile kann eine Notiz angelegt werden. Für die Team-Kollaboration ist diese Funktion sehr nützlich. Teammitglieder können sich so auf dem Laufenden halten.

Ressourcenplanungstools

Im Pro-Plan erlaubt die eingebaute Zeiterfassung, die aufgewendete Zeit für eine Aufgabe oder ein Projekt zu tracken. Es ist ebenfalls möglich, eine Start- und Endzeit einzustellen, um jederzeit im Blick zu haben, wie viel Zeit noch für die Aufgabe bleibt.

Durch den Aufbau eines Spreadsheets ist Airtable optimal für das Budgetmanagement geeignet. Sollte der Aufbau eines Spreadsheets zu kompliziert sein, steht auch dafür ein personalisiertes Template zur Verfügung. Budget kann im persönlichen Kontext und im Unternehmenskontext gemanagt werden. Ausgaben mit einem Label zu versehen und in Kategorien einzuordnen, macht die Nutzung übersichtlich und strukturiert.

Agile Projektmanagement-Software

Agiles Projektmanagement ist mit Airtable möglich. Besonders zur Datenerhebung oder für IT-bezogene Projekte ist die Software ein sinnvolles Tool. Für reines agiles Projektmanagement fehlen möglicherweise kreative und flexible Funktionen.

Für einen besseren Prozess beim Fehler-Tracking steht ein personalisierbares Template zur Verfügung. Dieses ist besonders für analytische Arbeit geeignet. Der Bug Tracker von Airtable hilft dem Nutzer, zu identifizieren, welche Systeme betroffen sind, oder Fehler zu beseitigen, die von Kunden gemeldet wurden. Der Fehler-Tracker hilft ebenfalls dabei, Bugs im Blick zu behalten. Hier lassen sich neben spezifischen Daten auch flexible Kommentare hinzufügen.

Im Zusammenhang mit personalisierbaren Templates stehen verschiedene Reports zur Verfügung. Der sogenannte Script Block generiert beispielsweise einen Report, der alle blockierten, kritischen und unbearbeiteten Fehler im Script anzeigt.

Airtable Preise

Airtable ist in 4 verschiedenen Preismodellen verfügbar. Die Modelle reichen von Free, über Plus und Pro bis hin zu einem Enterprise-Tarif. Eine Testversion steht nicht zur Verfügung. Für diesen Airtable-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Airtable gibt es die komplette Übersicht.

Enterprise

Preis auf Anfrage

alle Funktionen aus Pro
unbegrenzt Reihen per Basis
1.000 GB Speicherplatz pro Basis
Historie: 3 Jahre
SAML-basiertes Single Sign-On (SSO)
geförderter Unternehmensaccount
unbegrenzt Workspaces
Zahlung per Rechnung
Enterprise Admin Panel
erweiterte Wiederherstellung gelöschter Daten

Plus

ab $10 $/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Free
5.000 Reihen pro Basis
5 GB Speicherplatz pro Basis
Historie: 6 Monate

Pro

ab $20 $/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus Plus
50.000 Reihen pro Basis
20 GB Speicherplatz pro Basis
Historie: 1 Jahr
Blocks
Farboptionen
fortgeschrittene Kalenderfunktion
branded Forms
persönliche und geschlossene Ansicht
passwortgeschütztes Teilen
Freigabebeschränkungen für Spreadsheets
Early Access für neue Features

Free

unbegrenzte Basen
1.200 Reihen pro Basis
2 GB Speicherplatz pro Basis
Historie: 2 Wochen
Dateianhänge, Check-Boxen, Dropdowns
Grid-, Kalender-, Kanban-, Dokumenten-, Galerieansicht
Web, Desktop, iOS und Android App
Kollaboration in Echtzeit
E-Mail Support
Helpcenter

Airtable Sicherheit und Datenschutz

Airtable arbeitet mit fortschrittlichen Security-Protokollen, die die Sicherheit der Nutzer und ihrer Daten schützen. Bei der Übertragung werden alle Daten verschlüsselt. Sie bleiben im Besitz des Nutzers und werden nicht von Airtable angesehen, wenn es nicht zwingend notwendig ist. Die Inhalte werden regelmäßig auf einem Back-up an einem separaten Ort gespeichert, falls die Software durch Viren oder andere Umstände angegriffen wird. 

Die Mitarbeiter von Airtable sind auf ihren Hintergrund geprüft und durchlaufen ein komplettes Sicherheitstraining. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, sich über die neuesten Datenschutzbestimmungen auf dem Laufenden zu halten. Die Software ist allerdings nicht DSGVO-konform.

Airtable Integrationen

Für Airtable steht eine breite Auswahl an Integrationen und Apps zur Verfügung, die die Grundfunktionen der Software noch nützlicher machen und fehlende Funktionen erweitern. So kann Airtable zum Beispiel mit Slack, Asana, Basecamp oder Dropbox verknüpft werden, um Projektmanagement auf hohem Niveau zu betreiben. Mit der Zendesk-Integration ist es möglich, Kundendaten direkt in ein Spreadsheet zu übertragen und auszuwerten. Für viele Integrationen stehen ein Built-in-Support und robuste APIs bereit. Einige Integrationen sind zum Beispiel:

  • Instagram
  • Google Calendar
  • MailChimp
  • LinkedIn
  • Slack
  • Evernote
  • Trello
  • Twitter
  • WordPress
  • Zendesk
  • Eventbrite

Interface

Wer Excel oder Google Sheets gewöhnt ist, freut sich über die technische Simplizität und leichte Bedienung von Airtable, ohne dabei die wichtigen Funktionen einzubüßen. Das Interface ist klar und strukturiert. Auch Anfänger finden sich sofort und intuitiv zurecht. Farbcodierungen und Icons helfen bei der Übersichtlichkeit. Die verschiedenen Ansichten (Kanban, Kalender, Galerie, Grid) stellen für jeden Nutzer die präferierte Möglichkeit zur Verfügung. Daten lassen sich so auf verschiedene Art und Weisen anzeigen, um ein breites Spektrum an Nutzern zufriedenzustellen.

Mobile App

Airtable ist als iOS- und Android-App verfügbar. Der Funktionsumfang ähnelt der Webversion, ist jedoch nicht komplett gleich. Fehlende Funktionen sind zum Beispiel: Kreieren von Blocks und Dokumenten, CSV-Dateien im- oder exportieren, Workspaces upgraden und Snapshots erstellen. 

Des Weiteren gibt es Unterschiede zwischen der iOS und der Android-App, wobei die iOS-App einen höheren Funktionsumfang aufweist. Ein iOS-Nutzer kann im Gegensatz zum Android User eine Person auf die Airtable Basis einladen, Reihen gruppieren und die Übersichtsleiste ansehen. Alle Daten werden - sofern eine Internetverbindung besteht - automatisch geräteübergreifend synchronisiert.

Insgesamt ist die mobile App für Team-Kollaboration unterwegs geeignet. Nutzer sollten sich allerdings nicht allein auf die mobile App verlassen.

Hilfe und Support

Für alle Preismodelle stehen der kostenlose E-Mail-Support und das Hilfezentrum zur Verfügung. Das Hilfezentrum ist als Wissensbasis und Datenbank für häufig gestellte Fragen und Probleme zu verstehen. Im praktischen Fragen-Antworten-Format finden User hier oft schon eine passende Antwort zu ihrem Anliegen. Eine Frage per E-Mail-Support wird in der Regel innerhalb von 1-2 Werktagen beantwortet. Für dringende Fragen ist der Support weniger empfehlenswert. Erlaubt es die Situation, so sollte für die Beantwortung etwas Zeit eingeplant sein.

Ab dem Pro-Modell erhalten Nutzer höhere Priorität bei der Bearbeitung von Support-Anfragen. User im Enterprise-Tarif bekommen einen eigenen Customer Success Manager zugewiesen. Dieser versorgt den Nutzer mit individuellem Onboarding und Training rund um die Software und steht priorisiert als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Ein Telefon-Support steht bisher nicht zur Verfügung. Der E-Mail Support läuft in englischer Sprache ab.

Airtable Alternativen

Airtable ist nicht die richtige Software? Weitere Vorschläge sind zum Beispiel: 

Fazit

Airtable ist eine Software, die Projektmanagement mit der Power von Dokumenten und Datenbanken verbindet. Mit der analytischen Stärke von Spreadsheets und den organisatorischen Tools des Projektmanagements ist Airtable insbesondere für daten- und zahlenlastige Projekte geeignet. Die verschiedenen Ansichten wie das Kanban-Board, der Grid View oder die Kalenderansicht stellen dem Nutzer viele verschiedene Arten der Visualisierung zur Verfügung. Das breite Spektrum an personalisierbaren Templates erlaubt einen kinderleichten Einstieg für eine Vielzahl an Projekten. Airtable überzeugt außerdem mit Projektmanagement-Funktionen, die nur wenige Softwares als Built-In-Funktionen beinhalten. Dazu gehört zum Beispiel die Zeiterfassung und das umfangreiche Budgetmanagement per personalisierbarem Template.

Für weitere Ressourcenplanung müssen Teams jedoch auf Integrationen zurückgreifen. Umfangreiches Task Management, beispielsweise in Form von Unteraufgaben, ist mit Airtable leider nicht möglich. Zahlreiche Integrationen erlauben jedoch eine Erweiterung der Produktivität.

FAQ

Airtable wird besonders für daten- und zahlenbasierte Projekte genutzt. Informationen können gesammelt, klassifiziert, ausgewertet und organisiert werden.
Die Software stellt eine kostenlose Version zur Verfügung. Diese beinhaltet jedoch lediglich essentielle Funktionen und begrenzten Umfang an Reihen und Speicherplatz. Die weiteren Preismodelle stellen viele nützliche und umfangreiche Funktionen zur Verfügung.
Airtable ist neben einer Spreadsheet Software auch eine Projektmanagement-Software und kann außerdem für die Budgetplanung, die Projektplanung oder das Task Management genutzt werden. Airtable beinhaltet die Funktionen von Microsoft Excel ohne die komplizierten technischen Aspekte.