Act! Test

by Act! LLCletztes Update 20. November 2020
4/5
ab20 monatlich
Layer 1
Kostenlose Testphase

RESULTS Score

4/5
Jessica Schnase

getestet von

Jessica Schnase

Vorteile

gute Marketing-Funktionen
Serverstandort in Europa
umfangreiche Kontaktverwaltung
viele E-Mail-Vorlagen
Option, Daten selbst zu hosten.

Nachteile

teilweise komplizierte Bedienung
kaum Möglichkeiten zur Individualisierung
keine VoIP Software
unübersichtlicher Hilfebereich

Überblick

Act! ist eine CRM Software, die bereits vor 33 Jahren unter anderem Namen entwickelt wurde. Act! ist eine Saas-Lösung mit Installation über den Web Browser. Eine Besonderheit ist, dass Kunden von Act! die Möglichkeit haben, die Software-Lösung selbst zu hosten. 

Sicheres Tool mit Fokus auf Marketing  

Das Tool richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und umfasst Sales- und Marketing-Funktionen. Letztere sind umfangreich vorhanden und bieten viele Automatisierungen, Möglichkeiten zur Lead-Generierung und E-Mail-Kampagnen. Auch Vorlagen zur Kampagnengestaltung sind reichlich an der Zahl. Wer seinen Fokus auf Marketing Automation setzt, findet mit Act! viele Möglichkeiten, seine Maßnahmen umzusetzen. Wer hingegen Kundenservice-Funktionen oder eine Telefonanlage benötigt, kann diese bei Act! nur über Integrationen nutzen. Die Benutzeroberfläche ist zudem nicht immer konsistent und die Handhabe teilweise etwas kompliziert. 

In diesem Act!-Test haben unsere Software-Experten die Features, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und viele weitere Aspekte genau analysiert.

Act! Screenshot Übersicht

Was ist Act! ?

Das Unternehmen Conductor Software wurde 1986 in Dallas von Pat Sullivan und Mike Muhney gegründet. Ihr Produkt ACT! wurde im darauffolgenden Jahr veröffentlicht. Die Geschichte der Software ist von verschiedenen Käufen und Umbenennungen geprägt:
Der ursprüngliche Name der Software war Activity Control Technology, wurde später in Automated Contact Tracking umbenannt, bis schließlich das Akronym ACT! eingeführt wurde, als das US-amerikanische Unternehmen Swiftpage im Jahre 2013 übernahm. Der Hauptsitz des heutigen Unternehmens befindet sich in Arizona in den USA während die Software auf dem englischen, französischen und deutschen Markt verfügbar ist.

Daten und Fakten

Kunden weltweit3800000
Gründung1987
GründerPat Sullivan, Mike Muhney
HauptsitzScottsdale, Arizona, USA
CEOSteve Oriola

Act! CRM-Funktionen

Act! verfügt über gute Funktionen in den Bereichen Sales und Marketing. Auch die Kundenverwaltung ist umfangreich. Kundenservice-Tools sind nicht standardmäßig enthalten, können jedoch per Integration hinzugefügt werden. 

Sales Tools

Sales Tools sind bei Act! sehr zufriedenstellend. Eine visuelle Pipeline gibt Einblicke in Verkaufsprozesse und Automatisierung in den Kontaktinformationen ist möglich. Opportunity Management gibt Aufschluss über Verkaufschancen und durch automatisches Lead Scoring werden Leads in Gruppen eingeteilt. Anzeigen-Software oder eine Telefonanlage gibt es im Act! CRM-System allerdings nicht. 

Wie schneidet andere Sales Tools im Vergleich ab?

Die Verwaltung des Verkaufsprozesses kann entweder durch Standardeinstellungen vorgenommen werden oder benutzerdefiniert und auf den jeweiligen Prozess des CRM-Nutzers abgestimmt. Verkaufschancen, Status und Wert von Verkäufen werden in der visuellen Sales Pipeline festgehalten. Auch definierte Kennzahlen und gewählte Filter werden in der Pipeline abgebildet und liefern so eine aktuelle Berichterstattung. Durch die Kalenderintegration können Termine geplant werden. Ab dem Premier-Tarif werden Kontakte automatisch zu bestimmten Kampagnen hinzugefügt, Verkaufschancen erstellt oder andere Aktivitäten automatisch ausgelöst.

Die Lead Management Software gibt Aufschluss über die Opportunities: Verkaufschancen, den Wert der gewonnenen Verkaufschancen sowie die Abschlussquote sind einsehbar. Weiterhin gibt es ein automatisches Lead Scoring, bei dem die priorisierten Leads bestimmten Gruppen hinzugefügt werden, um das Follow-up zu erleichtern. Eine automatische Lead-Zuweisung ist nicht enthalten, allerdings benachrichtigt Act! Mitarbeiter über neue Leads, damit Follow-ups organisiert werden können.

Unter Insights erhalten Nutzer Einblicke in ihre Verkaufsaktivitäten mithilfe von interaktiven Dashboards. Anhand der vorgegebenen Kennzahlen lässt sich die Leistung der einzelnen Mitarbeiter, des Teams und des Unternehmens ablesen und herunterladen. Einige Kennzahlen lassen sich zwar benutzerdefiniert auswählen, Unternehmen können allerdings nicht ihre eigenen Metriken festlegen. Berichte in Form von Zahlen ohne Visualisierungen  können User davon unabhängig in einem anderen Modul als Dateien herunterladen.

Kundenservice-Software

Act! verfügt nicht über eine Kundenservice-Software. Allerdings können entsprechende Tools über Integrationen eingebunden werden. Die Kontakt- und Kundenverwaltung ist sehr umfangreich und ermöglicht die Speicherung von allen denkbaren Kontaktinformationen. Das macht die Usability allerdings etwas schwerfälliger.

Wie schneidet andere Kundenservice-Software im Vergleich ab?

Kunden- und Kontaktdaten können umfangreich gespeichert werden: Informationen wie persönliche Daten, E-Mails, Dokumente, Kontakthistorie, Notizen, Aktivitäten und sogar Marketing-Kampagnenauswertungen sind an einem Ort festgehalten. Anrufe, Meetings und Aufgaben werden ebenfalls mit Kontakten verknüpft. Filter in den verschiedenen Bereichen helfen bei der Strukturierung der Kontakte. Weiterhin lassen sich die Kontakte als Liste oder in Detailansicht anzeigen. Ein Import-Tool hilft beim unkomplizierten Upload von Kontakten. Nutzer können entweder eine .csv-Datei hochladen oder die Kontakte aus einem anderen CRM-System importieren. Ein Schritt-für-Schritt-Guide hilft durch den Prozess. Die Felder aus dem alten System oder der Datei müssen mit den Feldern in Act! gemappt werden.

Act! Screenshot Kontaktverwaltung

E-Mail Marketing Software

Marketing Automation Features sind bei Act! reichlich vorhanden. Ein Drag&Drop Editor hilft bei der Erstellung von E-Mailings und Kampagnen, für die viele Design Templates zur Auswahl stehen. Auch die Möglichkeiten, Formulare zu platzieren, sind vielfältig. A/B Testing ist erst im teuersten Tarif verfügbar. Kleine Defizite sind in der Erstellung von Landingpages zu verzeichnen: Der Prozess ist hier etwas umständlich. Automatisierungen von Workflows und Kampagnen sind allgemein sehr umfangreich.

Wie schneidet andere E-Mail Marketing Software im Vergleich ab?

Drag&Drop Editor

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Act! Screenshot Drag&Drop Editor

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Formular-Editor

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Ein Tracking Tool gibt die Kampagnenkennzahlen in Echtzeit an, darunter die Öffnungs- und die Klickrate sowie vergleichende Statistiken je Kampagne. Andere Kennzahlen sind Zustellrate, Bounces, Abmelderate, Spam-Markierungen oder gelieferte E-Mails im Vergleich zu Klicks. 

Im Landingpage Tool besteht eine Auswahl an Templates für verschiedene Branchen oder Seitentypen. In den nächsten Schritten können User auswählen, welchen Call-to-Action sie auf der Webseite platzieren wollen, und zum Beispiel ein Formular kreieren. Um das Design der Landingpage anzupassen, müssen Nutzer in den E-Mail-Template-Bereich wechseln und dort ein neues E-Mail Template erstellen. Dann klicken sie zurück in den Landingpage-Bereich und importieren das Template, was den Prozess etwas aufwändig macht. In das Template muss der zuvor gestaltete CTA ebenfalls manuell eingefügt werden. 

Act! Preise

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Kostenlose Testphase

Das Act! CRM-System bietet vier Komplettpakete an, die pro Nutzer abgerechnet werden. Sie unterteilen sich in die Tarife Starter, Professional, Premier und Ultimate und werden jährlich bezahlt. Die Preisstruktur ist simpel aufgebaut, da in allen Tarifen pro Nutzer pro Monat gezahlt wird. 

Neben den Komplettpaketen gibt es eine selbst gehostete Lösung für 27 Euro pro Nutzer pro Monat. Auch Marketing-Funktionen können Kunden bei dieser Lösung hinzubuchen. Diese werden als Komplettpaket zusätzlich bezahlt, und zwar pro Konto und nicht pro Nutzer. Die Pakete unterteilen sich in Select, Complete und Advanced.  Select enthält zum Beispiel 25.000 E-Mails pro Monat an eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten, vorgefertigte Kampagnen, Landingpages und Social Sharing. Complete erlaubt das Versenden von 50.000 E-Mails pro Monat an eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten sowie erweiterte Lead-Erfassung, Lead Management und Lead Scoring und Event Marketing. Der Advanced-Tarif enthält 100.000 E-Mails pro Monat sowie zusätzlich zu den Funktionen aus dem Complete-Tarif A/B-Tests und Progressive Profiling.
Eine kostenlose Testversion erlaubt eine Benutzung des CRM-Systems für 14 Tage.

Für diesen Act!-Test wurden die aufgelisteten Funktionen der Tarife teilweise vereinfacht. Auf der Pricing-Seite von Act! gibt es die komplette Übersicht.

Starter

ab 20/Nutzer /Monat

Professional

ab 31/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus dem Starter-Tarif
Nutzerverwaltung
Microsoft Outlook-Synchronisierung
Account-Management
dynamische Gruppen und Filter
Sales Pipeline Management
Insight-Analysen
Integration in Google
Import der Ergebnisse von Marketingkampagnen in Kontakte
Add-on-Option für benutzerdefinierte Tabellen
vorgefertigte Kampagnen
Social-Sharing
Landingpages
Umfragen
Drip-Marketing
Visueller Workflow-Designer
Kampagnenkalender
25.000 E-Mails

Premier

ab 60/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus dem Professional-Tarif
Response-Driven-Nurture-Marketing
Aktivitäten aus Kampagnen automatisieren
Verkaufsaktion auslösen
HTML-E-Mail-Editor
Erweiterte Lead-Erfassung
Lead Management und Lead Scoring
Event Marketing
Tracking von Website-Aktivitäten
50.000 E-Mails /Monat

Ultimate

ab 99/Nutzer/Monat

alle Funktionen aus dem Premier-Tarif
Progressive Profiling für Marketing
A/B Tests
100.000 E-Mails/Monat
Preisvergünstigung für Add-on

Complete

ab 27/Nutzer/Monat plus 159 €

selbstgehosteter Tarif plus Marketing Automation
Response-Driven-Nurture-Marketing
Aktivitäten aus Kampagnen automatisieren
Verkaufsaktionen auslösen
HTML-E-Mail-Editor
Erweiterte Lead-Erfassung
Lead Management und Lead Scoring
Event Marketing
Tracking der Website-Aktivitäten

Act! Sicherheit und Datenschutz

Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen bei Act! können sich sehen lassen:
Act! handelt im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und hat für seine Kunden einen Guide zusammengestellt, in dem erklärt wird, wie Act! bei der Einhaltung der DSGVO unterstützt. Hier werden zum Beispiel Anleitungen zum Opt-out-Verfahren oder Hinweise gegeben, welche Daten gespeichert werden dürfen und wie Unternehmen Datenschutz in ihre Technologien integrieren können. 

Das Unternehmen hostet die Daten von europäischen Kunden in Google-Rechenzentren in Brüssel. Diese verfügen über hohe Sicherheitsstandards und Verschlüsselungstechnologien. Die Server-Überwachung erfolgt rund um die Uhr und auf jeder Server-Instanz sind Antivirenlösungen installiert. Bei Problemen wird das Cloud Operations Team benachrichtigt, das Maßnahmen ergreift. Kunden, die ihrem Produkt zusätzlichen Schutz hinzufügen wollen, steht die Option einer Private Cloud, also einer dedizierten Instanz, für einen Aufpreis zur Verfügung.Ein weiterer Vorteil in Sachen Datenschutz bei Act! ist, dass Kunden die Möglichkeit haben, neben der cloudbasierten Lösung eine selbst gehostete Lösung zu erwerben und somit die Kontrolle über ihre Daten zu behalten.
Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 für IT-Sicherheit geprüft und zertifiziert. Weiterhin ist der Datenschutz in der Cloud nach ISO 27018 zertifiziert. Act! wurde weiterhin nach der SOC 2- und SOC 3-Zertifizierung auditiert. 

Act! Integrationen

Mit Act! Connect lassen sich verschiedene Business Apps integrieren. Allerdings ist Act! Connect erst ab dem Professional-Tarif verfügbar. Auch die Anzahl an verfügbaren Apps ist überschaubar und derzeit sind die konkreten Apps nur auf der englischen Website von Act! einsehbar.

Die folgende Liste gibt einen Überblick über einige der integrierbaren Apps:

  • Outlook
  • Wufoo
  • SurveyMonkey
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Instagram
  • Shopify
  • Etsy
  • Eventbrite
  • FreshBooks
  • Zendesk
  • Freshdesk
  • Slack

Interface

Das Interface erscheint in einem sehr modernen und gut durchdachten Design. Beim ersten Login können Nutzer das Tool mit Demo-Daten befüllen lassen, sodass sie schnell einen Überblick über die Möglichkeiten der Software bekommen. Die Toolbar befindet sich am linken Bildschirmrand und die Buttons zu den jeweiligen Kategorien sind neben dem Button-Text mit simplen Icons belegt, die sich an anderen Stellen der Software immer wiederfinden. Die Farbgestaltung ist unauffällig in Blau und hellen Grautönen, die Schriftart modern gewählt.

In den Kontakt-Akten von Personen oder Unternehmen lassen sich breit gefächerte Informationen erfassen; die Kontakte werden entweder als Liste oder in einer Detailansicht angezeigt. In der Detailansicht befinden sich Reiter zu Kontaktinformationen wie Verkaufschancen, Dokumente, Gruppen, Beziehungen und viele weitere. Innerhalb dieser Bereiche gibt es Filter oder Aktionsmöglichkeiten, was die Handhabung etwas verkompliziert. Möchten Nutzer einem Kontakt eine Aufgabe oder Notiz hinzufügen, öffnet sich ein neues Fenster in altmodischem Design und verschwindet nach dem Speichern komplett, sodass man die gespeicherte Info im jeweiligen Reiter suchen muss. Hier besteht noch Vereinfachungsbedarf. Auffällig ist auch, dass sich das moderne Design nicht durch die gesamte Benutzeroberfläche zieht und sich neue Fenster oft in einer alten Aufmachung präsentieren. Auch befindet sich eine zweite Toolbar am oberen Bildschirmrand, die teilweise die gleichen Features abdeckt wie die Toolbar am linken Bildschirmrand, was für Verwirrung sorgen kann.

Mobile App

Die mobile App Act! Companion ist für Android und iOS in allen Tarifen verfügbar. Die wichtigsten Features sind hier enthalten: So können Nutzer auf ihre Kontakt- und Firmendaten zugreifen, neue Leads und Kunden hinzufügen oder Visitenkarten scannen und die entsprechenden Daten importieren. Eine besondere Funktion ist auch die interaktive Karte, die Wegbeschreibungen beinhaltet sowie nahegelegene Restaurants und andere Unternehmenskunden und -kontakte in der Nähe anzeigt. 

Des Weiteren gibt die App eine Übersicht über Anrufe, Meetings und Aufgaben, die sich allesamt aktualisieren lassen. Auch die Sales Pipeline ist einsehbar und die Verkaufschancen können Nutzer direkt in der App bearbeiten. Dashboards geben Einblicke in die Produktivität des Teams und wichtige Kennzahlen aus. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich strukturiert und in einem simplen und unauffälligen Design gehalten. Individuelle Anpassungen können Nutzer leider nicht vornehmen.

Hilfe und Support

Eine englischsprachige Community tauscht sich jederzeit im Act!-Forum aus. Auf der Hilfeseite befinden sich verschiedene Guides und eBooks, die zu Fragen rund um CRM Software und Marketing auf Deutsch beraten. Auch ein Blog gibt nützliche Tipps im Themengebiet, welcher auch auf Deutsch verfügbar ist. Anleitungen zur Installation, ersten Schritten und zur API stehen zum Download bereit. 

In der ebenfalls deutschsprachigen Knowledge Base finden Nutzer Antworten zu Fragen aus verschiedenen Kategorien. Diese Artikel sind gut strukturiert und geben ausführliche Antworten, Screenshots oder Videotutorials sucht man jedoch vergeblich. 

Videotutorials finden Kunden erst in der Training-Bibliothek und nur auf Englisch. Hier sollten Nutzer genau aufpassen, in welchem Hilfebereich sie sich befinden, denn nicht alle geben in gleichem Umfang Auskunft.
Auch ist die Suchfunktion nicht besonders zielsicher. Suchen Nutzer nach einem spezifischen Begriff, werden häufig über einhundert Ergebnisse angezeigt, die nicht relevant sind. Die Artikel, die die Suche im Help-Center ausgibt, sind teilweise auf Deutsch, teilweise auf Englisch.

Act! bietet einen Kunden-Support per Telefon, E-Mail oder Ticketsystem während der Geschäftszeiten von 9 bis 17 Uhr mitteleuropäischer Zeit (CET).
Für die Erstberatung steht jederzeit ein Sales Manager zur Verfügung. Ein Concierge-Anruf ist ab dem Professional-Tarif enthalten: Hier begleitet ein Experte den Kunden beim Onboarding und hilft ihm bei der Anmeldung und den ersten Schritten. Im Premier- und im Ultimate-Tarif ist darüber hinaus ein Voicemail-Rückruf vorhanden, bei dem Kunden eine Nachricht hinterlassen dürfen und zurückgerufen werden, wenn sie in der Warteschlange an die erste Stelle gerückt sind. Da der Vertrieb der Software über Partner stattfindet, ist jeglicher Support auf Deutsch.

Act! Alternativen

Ist Act! noch nicht das richtige CRM-System? Dann kommen eventuell die folgenden Alternativen infrage:

Fazit

Act! ist ein sicheres Tool mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis und der Möglichkeit, die Software selbst zu hosten. Kunden, die ihre Marketingaktivitäten mit Act! ausführen möchten, haben dazu vielerlei Möglichkeiten. Auch helfen Automatisierungen bei der Umsetzung von Kampagnen und der Verwaltung von Leads. Der Hilfebereich ist zwar etwas kompliziert strukturiert und nicht komplett auf Deutsch, bietet aber umfangreiche Anleitungen in verschiedenen Formen wie Text, Guides, eBooks, im Blog und in Form von Videotutorials. 

Leider ist das Interface des Act! CRM-Systems nicht konsistent durch zwei Toolbars, die ähnliche Module enthalten. Auch das Design ist nicht durchgängig gleich gehalten und die generelle Handhabe ist teilweise umständlich. Wer ein hoch individualisierbares Tool oder eine All-in-one-Lösung sucht, ist mit einer Alternative eventuell besser beraten. 

FAQ

Act! eignet sich für Freelancer, kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ihre Kontakte umfangreich verwalten wollen und Sales und Marketing Features nutzen möchte. 
Ja, Act! ist ein sicherer Anbieter. Wenngleich der Hauptsitz des Unternehmens in den USA ist, handelt es DSGVO-konform und hostet die Daten europäischer Kunden auf Servern in Brüssel.
Nein, es gibt keine kostenlose Version von Act!. Preise starten ab 20 Euro pro Nutzer pro Monat im günstigsten Tarif und steigern sich bis auf 99 Euro pro Nutzer im Ultimate-Tarif. Es steht eine kostenlose Testversion für 14 Tage zur Verfügung.