Beste Kapazitätsplanungstools

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Kapazitätsplanungs-Software

Die Kapazitätsplanung umschreibt alle Planungsprozesse, bei denen es um die Strukturierung der Mitarbeiterplanung, deren Kompetenzen und Verfügbarkeiten geht. Ein gutes Tool zur Kapazitätsplanung erfasst die verfügbaren Arbeitsstunden bezogen auf die Kompetenzen des Mitarbeiters.

Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Zeitplanung?

Auch wenn die Kapazitätsplanung und die Zeitplanung bzw. Zeiterfassung in einem direkten Zusammenhang zueinander stehen, so gibt es doch einige Unterschiede. Während die Zeiterfassung die aufgewendete Arbeitszeit insgesamt oder pro Aufgabe bzw. Projektabschnitt dokumentiert, geht es bei der Kapazitätsplanung um die damit zusammenhängende Entwicklung. Kapazitätsplanung sollte sowohl im Vorhinein stattfinden, als auch stets flexibel bleiben, um bei unvorhergesehenen Umständen schnell reagieren zu können.

Was sind die Vorteile von Kapazitätsplanung?

Auch wenn Kapazitätsplanung oft von größeren Unternehmen praktiziert wird, bietet sie sich durchaus auch für kleinere Teams und Projekte an. Bei der Kapazitätsplanung stehen drei wesentliche Vorteile im Fokus:

Optimierte Kapazitäten

Gute Kapazitätsplanung schützt die Mitarbeiter vor Unter- und Überforderung. Besonders für den verantwortlichen Manager bedeutet die genaue Planung der Kapazitäten eine große Zeitersparnis. Projekte und zugehörige Tasks werden meist in Projektstunden geplant. Diese machen die Aufgaben und später auch Projekte untereinander vergleichbar. Mit einem Tool für die Kapazitätsplanung wird schnell sichtbar, ob ein Mitarbeiter zu viele oder zu wenige Aufgaben zugeteilt bekommen hat. Ziel ist es, jeden Mitarbeiter optimal auszulasten. Eine gute Software beachtet auch die Kompetenzen des Mitarbeiters. Verschiedene Mitarbeiter benötigen verschieden lange für die gleiche Aufgabe.

Erfolgsmessung

Kapazitätsplanung macht die Arbeit des Projektteams messbar. Der verantwortliche Manager, das Team und der Aufgabenverantwortliche selbst wissen zu jeder Zeit, wie viele Stunden für die jeweilige Aufgabe vorgesehen sind. Eine gute Projektmanagement-Software mit Kapazitätsplanungs-Tool vergleicht die geplanten Stunden automatisch mit den aufgewendeten Stunden. Ein solches Zeitkonto gibt einen guten Überblick über den Erfolg der Mitarbeiter.

Zukunftsprognosen treffen

Nach einiger Zeit der Kapazitätsplanung ist es dem Projektteam möglich, fakten- und erfahrungsbasierte Rückschlüsse und Prognosen für zukünftige Projekte zu ziehen. Auch die Kompetenzen der Mitarbeiter können nach einiger Zeit besser eingeschätzt werden. Nach Projektabschluss lassen sich verlässliche Aussagen darüber treffen, ob der Workload zu hoch oder zu niedrig angesetzt war. Steht für das nächste Projekt mit ähnlichem Arbeitsumfang ein kleineres oder größeres Projektteam zur Verfügung, können Berechnungen der vergangenen Kapazitäten eine gute Basis liefern.

Kapazitätsplanung für passgenaue Auslastung

Was sind die Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung?

Die Frage, ob Kapazitätsplanung sinnvoll ist, stellt sich nicht. Die Frage ist eher, inwiefern Kapazitätsplanung für jedes Unternehmen lohnenswert ist. Aspekte, die beachtet werden sollten, sind zum Beispiel:

Kapazitätsplanung ist aufwendiger als reine Zeitplanung

Kapazitätsplanung kostet bedeutend mehr Zeit als die reine Zeitplanung oder Zeiterfassung. Das richtige Tool erleichtert diesen Prozess jedoch maßgeblich.

Mehr Strukturen bedeutet weniger Flexibilität

Auch wenn Kapazitätsplanung flexibel bleiben sollte, macht es einen Unterschied, ob die Kapazitäten der Mitarbeiter täglich zur freien Verfügung stehen oder über einen längeren Zeitraum verplant sind. Die Kunst liegt darin, trotz klarer Strukturen nicht zu sehr an diesen festzuhalten und bei unvorhersehbaren Ereignissen schnell zu handeln.

Mitarbeiter müssen diszipliniert sein

Aufgaben auszuführen gehört selbstverständlich zum Job eines jeden Mitarbeiters. Solche strikten Zeitpläne, wie es die Kapazitätsplanung vorsieht, erfordern jedoch ein gewisses Maß an Disziplin eines jeden Mitarbeiters.

Für wen sind Kapazitätsplanungstools geeignet?

Ganzheitliche Kapazitätsplanung wird oft von größeren Unternehmen oder kleineren Teams mit umfangreichen Projekten durchgeführt. Generell ist die Kapazitätsplanung allerdings für Teams und Projekte aller Größen sinnvoll.

Empfehlenswert ist die genaue Planung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten immer dann, wenn ein klares Ziel verfolgt wird und das Projekt im Vorhinein gut abgeschätzt werden kann. Für Projektteams mit festen Mitarbeitern ist die Planung der Kapazitäten nützlich, um die verwendbaren Stunden so gut wie möglich auszulasten. Die individuelle Betrachtung der Kompetenzen sollte nicht auf der Strecke bleiben: Ein eigener Mitarbeiter benötigt für die gleiche Aufgabe möglicherweise mehr Zeit als ein Freelancer. Das passiert oft dann, wenn das Projekt sehr spezifische Kompetenzen erfordert, über die nicht viele Menschen verfügen.

Kapazitätsplanung reicht von sehr simpler Dokumentation bis hin zu komplizierten Berechnungen und Aufstellungen. Wie tief ein Projektteam in die Kapazitätsplanung einsteigen möchte, ist immer eine individuelle Entscheidung. Die meisten Projektmanagement-Softwares verfügen über ein Tool, das zumindest einfache Kapazitätsplanung möglich macht. Hierzu gehört in der Regel die Planung und Auslastung der Arbeitsstunden der einzelnen Teams und Mitarbeiter sowie die Erfassung der Kompetenzen.