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Die 23 besten Ressourcenplanungstools 2020

Ihre Suche nach den besten Ressourcenplanungstools beginnt hier. Vergleichen Sie Funktionen, Fakten und Zahlen mit den Testberichten unserer Experten. So finden Sie die besten Ressourcenplanungstools für Ihr Unternehmen.

Ressourcenplanungs-Software

Das Projektmanagement beinhaltet viele verschiedene Aspekte, die beachtet werden sollten. Neben der eigentlichen Projektplanung ist es auch von Bedeutung, die benötigten Ressourcen zu planen, um das Projekt effizient und effektiv zu managen. Ressourcenplanung ist keine fixe Größe, sondern ein flexibler Prozess, der sich im Laufe der Projektplanung oft mehrmals verändert. Das hat unter anderem den Grund, dass Gefahren oder Potentiale aufgedeckt werden und ihnen entgegengesteuert wird.

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung beschreibt ganz allgemein, was genau benötigt wird, um ein Projekt erfolgreich auszuführen. Sie wird aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet. Zum einen geht es um die direkten Ressourcen für ein bestimmtes Projekt. Hierbei wird ermittelt, welche Art und Menge an Ressourcen für die Durchführung gebraucht werden. Zum anderen sollte über das Projekt hinaus die langfristige Perspektive bedacht werden. So ist es zum Beispiel möglich, dass Ressourcen für den Moment sehr gut in einem Projekt eingesetzt sind, dies jedoch langfristig eine schlechte taktische Entscheidung war und hohe Kosten verursacht.

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung ist ein Teil der Ressourcenplanung. Die Kapazitätsplanung legt die optimale Auslastung der zur Verfügung stehenden Ressourcen fest. Hierfür muss zuerst geklärt sein, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden und welche davon bereits vorhanden sind oder erst beschafft werden müssen. Kapazitätsplanung ist in der Regel relativ flexibel, hängt aber von der Art des Projektes ab. Die zwei geläufigsten Projektarten sind:

  • eigene Projekte

  • Auftragsprojekte

Eigene Projekte sind immer am einfachsten zu planen. Hier befindet sich der Projekteigentümer innerhalb des eigenen Unternehmens. Bestimmungen über Beginn und Ende des Projektes werden selbst getroffen. Dementsprechend ist auch die Kapazitätsplanung sehr flexibel.

Auftragsprojekte beinhalten immer eine gewisse Berechnung von Wahrscheinlichkeiten. Führt das Team ein Projekt im Auftrag eines Kunden durch, ist wahrscheinlich auch das Start- und Enddatum festgelegt. Die Kapazitäten müssen hier anders geplant sein. Diese Art von Projekt ist außerdem weniger flexibel.

Ressourcen bestmöglich einsetzen

Was beinhaltet gute Ressourcenplanung?

Bei diesem Begriff ist die erste Assoziation oft die Budgetplanung: Ausgaben, Verfügungsrahmen, Einnahmen oder Projektbudget. Die tatsächliche Planung von Ressourcen beinhaltet jedoch so viel mehr. Finanzielle und zeitliche Mittel sind die Mittel, die am besten vergleichbar gemacht werden können, jedoch gehören auch menschliche und sachliche Ressourcen zu einer ganzheitlichen und effektiven Planung dazu.

Art der Ressource

Kurzbeschreibung

Personalressourcen

Die Verfügbarkeit des Projektteams, oft erfasst in Personalkosten

Sachressourcen

Material wie Softwarelizenzen oder Örtlichkeiten wie Besprechungsräume, die für die Durchführung des Projektes benötigt werden

Finanzressourcen

Unterschieden wird zwischen finanziellen Mitteln für die direkte Projektdurchführung und finanziellen Mitteln für den Produktlebenszyklus des Projektergebnisses

Zeitressourcen

Aufgewendete Zeit der Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe, steht in direktem Zusammenhang mit den Personalressourcen

Personalressourcen

Personalressourcen beziehen sich direkt auf die zur Verfügung stehenden Teammitglieder für das durchzuführende Projekt. Die Ressource wird in der Regel anhand der Personalkosten erfasst und bewertet. Jedoch ist nicht nur von Bedeutung, wer zu welcher Zeit zur Verfügung steht, sondern auch, welcher Mitarbeiter über welche Kompetenzen verfügt. Ein guter Gesamtüberblick über die einsatzbereiten Kompetenzen hilft dem verantwortlichen Manager noch einmal mehr, die einzelnen Tasks innerhalb eines Projektes besser und effizienter zu verteilen. Auch Urlaub, Krankheit und sonstige Fehlzeiten gehören mit in diesen Überblick. 

Für viele Unternehmen bedeutet die genaue Berechnung der Personalkosten einen großen Aufwand oder sie sind gar nicht erst in der Lage dazu. Hier bietet es sich an, stattdessen mit ungefähren Stunden- oder Tagessätzen zu rechnen. Um Projektprozesse objektiv beurteilen zu können, ist es generell empfehlenswert, die Personalkosten wenigstens auf ein ungefähres Maß hin nachzuverfolgen. Ein Beispiel: Möglicherweise verfügt ein Freelancer in einem spezifischen Bereich über bessere Kompetenzen und Kenntnisse als die eigenen Mitarbeiter. Hier ist es möglicherweise günstiger, die Aufgabe an eine externe Personalressource abzugeben, da diese die Aufgabe schneller bewältigen kann als das eigene Team. 

Die Nutzung einer Projektmanagement-Software mit einem Tool für die Erfassung der Personalressourcen bedeutet für die meisten Unternehmen eine Ersparnis in Aufwand und Zeit und bietet besonders für Anfänger eine sehr gute Basis.

Sachressourcen

Sachressourcen werden in der generellen Planung der eigenen Mittel oft vergessen. Dies kann im Endeffekt für einige böse Überraschungen sorgen, da die Ausgaben für solche Güter oft nicht unerheblich sein können. Zu den Sachressourcen gehören ganz allgemein alle sachlichen Mittel, auf die das Team bei der Planung und Durchführung des Projekts zurückgreifen wird. Genauer gesagt umfassen die sachlichen Mittel unter anderem Besprechungsräume, Labore, Prüfungen von benötigten Maschinen, Softwarelizenzen, Fahrzeuge, neu anzuschaffende technische Geräte oder die Durchführung von notwendigen Reisen.

Viele dieser Mittel sind in der Regel bereits vorhanden, müssen nicht extra angeschafft werden und kommen daher auch nicht in der umfangreichen Planung der Ressourcen vor. Güter, die jedoch zwingend neu hinzukommen, sollten in jedem Fall in diese Berechnung einfließen. Weiterhin gilt es zu klären, welche Prioritäten die einzelnen Ressourcen haben und wer auf diese zugreifen darf. Hier sollten auch Vertretungen festgelegt werden, falls die verantwortliche Person verhindert ist. Eine Bewertung der Sachressourcen ist empfehlenswert, aber auch nicht immer transparent und leicht umzusetzen. Auch hier kann eine Projektmanagement-Software mit den entsprechenden Tools oder Integrationen Abhilfe schaffen.

Finanzressourcen

Die finanziellen Ressourcen sind die Mittel, die am häufigsten in die Planung eines Projektes einfließen und den meisten Unternehmen geläufig sind. Ein Projekt ohne die Planung der finanziellen Ressourcen durchzuführen wäre grob fahrlässig. 

Finanzressourcen sollten immer aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden: Zum einen ist es wichtig, die aufgewendeten Investitionen für die direkte Planung und Durchführung des Projekts zu veranschaulichen. Zum anderen sollte beachtet werden, welche Investitionen nach Abschluss des Projekts bezogen auf den Produktlebenszyklus oder die Verweildauer der Projektlösung wirklich sinnvoll waren und welche eventuell im Anschluss noch getätigt werden müssen. Letzteres wird von vielen Unternehmen oft übersehen und zieht zum Teil massive Konsequenzen mit sich.

Ist zum Beispiel eine bestimmte Maschine für die Durchführung eines Projekts vonnöten, wird aber nach Fertigstellung des Projekts nicht mehr gebraucht, sollte gut abgewogen werden, ob diese Investition wirklich Sinn macht. Auch sollte geklärt werden, was nach Projektbeendigung mit möglicherweise übrig gebliebenem Projektbudget passiert.

Budgetplanung ist in mehr oder weniger umfangreichem Maße ein fester Bestandteil der meisten Projektmanagement-Softwares. Entweder ist die Budgetplanung direkt in das Tool integriert oder es stehen Integrationen zur Verfügung, die die Budgetplanung möglich machen. Projektmanagement-Softwares mit einem Fokus auf Tabellen wie zum Beispiel Airtable oder Smartsheet sind besonders für datenlastige Projekte geeignet.

Zeitressourcen

Im Bezug auf das Projektmanagement ist die generelle Zeitplanung und die spezifische Zeiterfassung von Bedeutung. Die zeitlichen Ressourcen sind die, die am meisten im Zusammenhang zu den finanziellen und menschlichen Ressourcen stehen und sich in einer stetigen Wechselwirkung befinden. Ein genauer Zeitplan hilft dem Projektteam dabei, Aufgaben zeitlich gut zu strukturieren und das gesamte Projekt bis ins kleinste Detail zu planen. Selbstverständlich sind Zeitpläne auch innerhalb der Softwares stets flexibel. 

Die Zeiterfassung ist neben der direkten Ressourcenplanung auch für zum Beispiel das HR Management eine praktische Funktion. Neben der Erfassung der Gesamtarbeitszeit verfügen die meisten Tools über umfangreiche Features, die auch die geplante und aufgewendete Zeit einer einzelnen Aufgabe tracken. In der visualisierten Gesamtübersicht ist anschließend gut zu erkennen, inwiefern die Planung mit der Realität übereinstimmt und wo Potenziale und Gefahren im Zeitplan lauern.

Neben dem zeitlichen Aufwand für einzelne Aufgaben oder Projektabschnitte hilft eine gute Zeitplanungs-Software auch dabei, zu visualisieren, wann ein Mitarbeiter mit welcher Kapazität überhaupt zur Verfügung steht. Ein Projektkalender setzt dies in der Regel um. Hier sieht der verantwortliche Manager auf einen Blick, welcher Kollege beispielsweise bei spontaner Abwesenheit einspringen könnte.

Mit einem Tool für die Zeitplanung bzw. Zeiterfassung, worüber die allermeisten Projektmanagement-Softwares zumindest per Integration oder App verfügen, erleichtert sich auch diese Aufgabe für Unternehmen und Teams. 

Was sind die Vorteile von Ressourcenplanung?

Entgegen der Erwartung vieler gehört die ganzheitliche Ressourcenplanung noch immer nicht zum festen Bestandteil aller Unternehmen, die Projekte planen, leiten und durchführen. Dabei bietet die Planung der notwendigen Ressourcen drei wesentliche Vorteile:

  • Planungssicherheit für alle: Böse Überraschungen mitten im Projektablauf sind für kein Unternehmen wünschenswert. Werden die Mittel frühzeitig geplant, so wird eine gewisse Planungssicherheit für das Team sichergestellt.
  • Schutz vor Über- und Unterforderung: Eine transparente Visualisierung der Ressourcen schützt Mitarbeiter vor Über- und Unterforderung. Sind die Kapazitäten in einer Software visualisiert dargestellt, sieht der verantwortliche Manager auf einen Blick, welcher Mitarbeiter noch freie Kapazitäten hat und wer eine Reduzierung der Aufgaben benötigt.
  • Projektdokumentation für die Zukunft: Projekte zu dokumentieren ist immer eine gute Idee. Sollte ein Projekt besonders erfolgreich sein, kann im Nachhinein gut nachvollzogen werden, wie vorgegangen wurde. Beim Scheitern eines Projektes verhält es sich ähnlich. Die dokumentierten Ressourcen zeigen möglicherweise die Schwachstellen auf und schützen das Team davor, die gleichen Fehler mehrmals zu begehen.

Wie werden Ressourcen geplant?

Ressourcen überhaupt zu planen ist ein guter Anfang. Perfekte Ressourcenplanung ist keinesfalls nötig und existiert gerade durch die flexiblen Bedingungen der meisten Projekte auch nur bedingt. Der Fokus sollte darauf liegen, eine ganzheitliche Planung der Ressourcen aufzustellen und diese anschließend nach und nach zu perfektionieren. 

Verantwortliche innerhalb der Planung zu benennen hilft ebenfalls dabei, ganzheitliche Mittelplanung zu erreichen. Die regelmäßige und ausführliche Abstimmung mit dem Projektleiter ist der wichtigste Aspekt. Dieser verfügt in der Regel über die verlässlichsten Informationen über alle Ressourcen, die im Einsatz sind.

Für das Team ist es hilfreich, Tätigkeiten genau zu erfassen und jedem Mitarbeiter spezielle Aufgaben zuzuordnen. Die genaue Zuordnung erfolgt bestenfalls über die zeitliche Verfügbarkeit und die Kompetenzen des Mitarbeiters. Hier kommen sowohl menschliche als auch zeitliche Ressourcen zum Einsatz. Jedem Mitarbeiter seine einsetzbaren sachlichen Ressourcen aufzulisten, kann ebenfalls dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Wann wird eine Ressourcenplanungs-Software benötigt?

Insbesondere bei größeren oder umfangreichen Projekten bietet es sich an, die Ressourcen mit Hilfe einer Software festzuhalten. Das sorgt dafür, dass auch große Teams den Überblick behalten. Auch wenn sich viele Ressourcen per simpler Excel-Tabellen darstellen und kalkulieren lassen, geht die Visualisierung der verschiedenen Ressourcen in einer Projektmanagement-Software mit guter Ressourcenplanung weit über dieses Maß hinaus. Eine spezifische Software hilft dem Nutzer, Fehler zu vermeiden und das Projekt langfristig effizient zu managen. Außerdem wurden Tabellen-Softwares wie Microsoft Excel nicht spezifisch für die Planung von Ressourcen entwickelt.

Die meisten Projektmanagement-Softwares verfügen daher über ein Tool zur Ressourcenplanung oder bieten zumindest Integrationen an, mit denen sich diese umsetzen lässt. Solche Tools beinhalten nicht nur eine übersichtlicher Visualisierung der zur Verfügung stehenden Mittel, sondern verfügen meist auch über effiziente Lösungen zum Thema Zeitplanung, Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Budgetmanagement. Auch Kalkulationen der eigenen Finanz- und Betriebsmittel laufen oft automatisiert ab. Besonders für Verantwortliche im Management kann solch eine Software eine sehr große Hilfe sein, Aufgaben gerecht zu verteilen und Mitarbeiter vor Unter- und Überforderung zu schützen. Softwares zur Ressourcenplanung ermöglichen weiterhin ein stetiges Maß an Flexibilität: Fällt zum Beispiel kurzfristig ein Mitarbeiter aus, ist sofort ersichtlich, wer freie Kapazitäten hat und als Vertretung einspringen könnte. Auch finanzielle Fehler und Neukalkulationen sind schnell angepasst.

Wie sieht eine gute Software für die Ressourcenplanung aus?

Eine gute Software für die Ressourcenplanung beinhaltet nicht nur Features für die Budgetplanung, sondern lässt die Nutzer auch zeitliche, sachliche und menschliche Ressourcen erfassen und planen. Es macht definitiv Sinn, eine Projektmanagement-Software zu nutzen, die die Planung der eigenen Mittel direkt beinhaltet. Nicht nur stehen Projekt- und Ressourcenplanung in einem direkten Verhältnis zueinander, die Nutzung von nur einer Software spart außerdem Zeit, Geld und Mühe. Es ist außerdem praktisch, wenn das Team in nur einer Software auf alle benötigten Informationen zugreifen kann.

Projektmanagement-Softwares mit integriertem Ressourcen-Tool sind heutzutage in der Regel grafisch sehr gut konzipiert und erfreuen sich moderner Interfaces mit intuitiver Navigation. Die Navigation erfolgt oftmals per Drag&Drop-System, was auch für Anfänger eine schnelle und einfache Nutzung bedeutet. Viele Softwares eignen sich auch für Unternehmen, die Projektplanung und Ressourcenplanung bisher nicht innerhalb eines Tools genutzt haben. Ein weiterer Vorteil: Die Zeiterfassung ist nicht nur für die Kalkulation der eigenen Kapazitäten nützlich, sondern kann darüber hinaus abteilungsübergreifend für den HR-Bereich praktisch sein.