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Beste agile Projektmanagement-Software

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Agile Projektmanagement-Tools

Projekte erfordern immer mehr eine flexible und schnell wandel- und anpassbare Arbeitsmethode. Entstanden ist das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung, weil besonders hier Werte und Prinzipien walten, die schnelllebig sind. Diese Entwicklung bekam den Namen “agil”. Weil auch andere Projekte eine gewisse Flexibilität erfordern, hat sich über die Jahre das agile Projektmanagement mit eigenen Methoden entwickelt.

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement bezieht sich nicht auf festgelegte Prozesse und Strukturen und weicht von der klassischen Vorgehensweise weit ab. Stattdessen liegt der Fokus darauf, allen Beteiligten im Projektverlauf stetig gute Ergebnisse zu präsentieren und sie in jede Entscheidung mit einzubeziehen. Das agile Projektmanagement hat erkannt, dass Flexibilität wichtig und Änderungen oft erforderlich und willkommen sind. Veränderungen sind das, was oftmals die besten Ergebnisse liefert. Für das agile Projektmanagement wurden vier Grundsätze aus dem sogenannten agilen Manifest erarbeitet:

  1. Menschen und ihre Kompetenzen sind wichtiger als Prozesse und Tools

Mitarbeiter stehen mit ihren Kompetenzen im Mittelpunkt. Um dieses Potenzial voll auszuschöpfen, wird ein gewisser Handlungsspielraum benötigt, der nicht durch Prozesse und Strukturen eingeschränkt werden darf. Das ist bei klassischem Projektmanagement hingegen teilweise der Fall. Das agile Projekt entwickelt sich durch den stetigen Austausch der Beteiligten.

  1. Erfolgreiche Projekte sind wichtiger als Dokumentation

Entstanden ist dieser Grundsatz in der Softwareentwicklung mit der Aussage, dass eine funktionierende Software mehr Wert hat als eine umfassende Dokumentation des Projekts. Das Ziel von agilem Projektmanagement ist es, funktionierende Ergebnisse zu liefern, statt sich auf die Dokumentation zu konzentrieren.

  1. Zusammenarbeit mit Externen oder Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen

Auch hier wird die Bedeutung der Beteiligten deutlich. Im agilen Projektmanagement ist es wichtiger, mit Externen zusammenzuarbeiten und erfolgreiche Lösungen zu produzieren, anstatt sich lange an Vertragsverhandlungen aufzuhalten.

  1. Lieber auf Veränderungen reagieren als strikt am Plan festhalten

Projekte sind bis zu einem gewissen Maße immer unvorhersehbar. Anforderungen und Gegebenheiten können sich jederzeit und auch mehrmals verändern. In einzelnen Fällen ändert sich im Projektverlauf sogar das gesamte Ziel des Projekts. Im klassischen Projektmanagement wird ein fester Projektplan strikt abgearbeitet. In der agilen Methode wird flexibel auf Änderungen der Anforderungen reagiert. 

Was ist der Unterschied zwischen klassischem und agilem Projektmanagement?

Die Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement sind zum Teil sehr groß. Auch wenn sich agile Methoden für immer mehr Projekte auch außerhalb der Softwareentwicklung eignen, ist die Entscheidung, welche Methoden angewandt werden, immer individuell. Auch ein Mittelweg aus klassischem und agilem Projektmanagement kann eine gute Lösung sein.

Klassisches Projektmanagement Agiles Projektmanagement
Projektumfang ist fest definiert Projektumfang ist variabel
Lineare Prozesse, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden Flexible Prozesse, bei denen sich auch die Projektphasen schnell ändern können
Festgelegte Prozesse, die im Projektverlauf nicht verändert werden Prozess wird stetig angepasst und verbessert
Einfluss der Beteiligten ist sehr überschaubar Einfluss der Beteiligten ist sehr wichtig und wird stets einbezogen
Anforderungen werden am Anfang festgelegt Anforderungen sind flexibel und werden im Projektverlauf je nach Situation angepasst
Ergebnisse sind die Lösung am Ende des Projekts, das Projekt wird nur basierend auf dem Endergebnis bewertet Ergebnisse sind auch die Teilerfolge einzelner Projektabschnitte und werden prozessbasiert bewertet
Projektleiter managt das Projekt, die Kommunikation ist oft langwierig, Dokumentation ist sehr wichtig Das Team managt das Projekt gemeinsam, Kommunikation ist kurz und auf den Punkt, es findet wenig Dokumentation statt
Schnelles und flexibles Projektmanagement

Was sind agile Methoden?

Im Laufe der Zeit haben sich viele agile Methoden entwickelt, die sich neben der Softwareentwicklung auch für andere Projekte eignen. Agile Methoden sind zum Beispiel Scrum und Kanban, die auch in normalen Projekten oft Anwendung finden. 

Scrum-Methode

Die Scrum-Methode gehört zu den beliebtesten agilen Methoden im Projektmanagement, weil sie nicht nur für softwarebasierte Projekte geeignet ist. Ein Scrum-Projekt hat immer definierte Rollen: Das Entwicklungsteam, den Scrum Master und den Product Owner. Projektanforderungen sind flexibel anpassbar und werden in einem sogenannten Product Backlog stetig erfasst. Das Projekt findet basierend auf “Sprints” und “Releases” statt. Für diese gibt es wieder eigene Backlogs. Nach jedem Sprint erfolgt ein Zwischenergebnis. In Sprint Reviews und Daily Scrums tauscht sich das Projektteam schnell und effizient über den aktuellen Stand und die Ergebnisse aus.

Kanban-Methode

Die Kanban-Methode ist eine Methode zur Visualisierung von Arbeitsprozessen und Projekten. Die Visualisierung findet auf dem sogenannten Kanban-Board statt, auf dem alle Anforderungen nach ihrem Zweck sortiert erfasst sind. In der Regel ist ein Kanban-Board in Projektschritte wie “in Planung”, “in Arbeit”, “in Bearbeitung” und “erledigte Aufgaben” sortiert. Das Board ist jedoch flexibel auf die einzelnen Anforderungen anpassbar und lässt sich auch im Projektverlauf ändern. Ein Kanban-Board ist eine gute Methode für ein Projektteam, um den Überblick über das Projekt und den anstehenden Workload nicht zu verlieren. Die eigenen Ressourcen sind überschaubar und eigenverantwortliche Projektplanung wird möglich gemacht.

Was beinhaltet eine gute agile Software?

Zuerst sollten die eigenen Anforderungen definiert werden. Für die reine Softwareentwicklung oder IT-Projekte ist meist eine andere Software nötig als für sonstige Projekte, die lediglich mit agilen Methoden arbeiten wollen. Gute agile Tools bieten umfangreiche Funktionen rund um die Projektplanung. Ein absolutes Muss ist hierbei ein Kanban-Board. Die meisten Kanban-Boards lassen sich per Drag&Drop-System bedienen und sind daher auch für Anfänger intuitiv und leicht zu verstehen. Auch wenn die Scrum-Methode von vielen Softwares nicht direkt unterstützt wird, ist das Kanban-Board immer zum Beispiel auf die Sprint-Planung anpassbar. Oftmals stehen personalisierbare Templates zur Verfügung, die das Kanban-Board automatisch auf einen Sprint vorbereiten.

Agile Reports sind eine weitere Funktion, die eine gute agile Projektmanagement-Software unterstützt. Hier stehen agile Metriken, Berichte und Analysen zur Verfügung, die dem Nutzer dabei helfen, die Qualität des Projektes zu sichern und schnell auf Änderungen der Anforderungen zu reagieren. Das Fehler-Tracking kann bei vielen Softwares für agiles Projektmanagement per Integration oder App genutzt werden. Viele Softwares erlauben außerdem eine sehr gute Crossteam-Kollaboration. Arbeitet das IT-Team beispielsweise mit dem Marketing-Team zusammen, so kann dieses auf dem Kanban-Board Tickets für Bugs auf der Webseite erstellen.

Insgesamt ist eine Vielzahl von Integrationen immer eine gute Lösung, falls wichtige Features nicht zu den Software-eigenen Grundfunktionen gehören. Integrationen und Apps erweitern die Funktionsvielfalt zum Teil enorm und verleihen guten Allroundern somit zum Teil sehr spezifische Features, die sich auch für IT-spezifische Projekte eignen. Auch eine Integration zu einer anderen Software, mit der zum Beispiel das IT-Team arbeitet, ist ein wichtiger Aspekt für viele Unternehmen.