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Die 26 besten Projektmanagement-Softwares 2020

Ihre Suche nach der besten Projektmanagement-Software beginnt hier. Vergleichen Sie Funktionen, Fakten und Zahlen mit den Testberichten unserer Experten. So finden Sie die beste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen.

Projektmanagement-Software im Vergleich

Mit Projektmanagement-Tools können Unternehmen ihre Effizienz steigern und bessere Ergebnisse erzielen. Bei der Vielzahl an Anbietern von Projektmanagement-Software fällt die Marktübersicht aber nicht leicht. Teams sollten sich Zeit für die Entscheidung nehmen und zunächst ihre Bedürfnisse und Anforderungen festlegen. Hier gibt es einen Überblick über die Vorteile, verschiedene zentrale Funktionen, Preismodelle und weitere Entscheidungskriterien.

Welche Vorteile hat eine Projektmanagement-Software?

Die meisten Unternehmen setzen in ihrem Alltag Projekte um. Dazu gehören eine Vielzahl von Aufgaben, verschiedene Zuständigkeiten, Zeitpläne, komplexe Abhängigkeiten, Budgets, Kapazitäten und Abstimmungsschleifen. Ein Projektmanagement-Tool bringt all das an einem Ort zusammen. Es verbindet Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort und macht eine zielgerichtete Zusammenarbeit möglich. Für Unternehmen reduziert das Abstimmungsaufwände und doppelte Arbeit. Die Vorteile von Projektmanagement-Softwares zeigen sich auf vielen Ebenen:

  • Zusammenarbeit wird effizienter - auch abteilungsübergreifend.
  • Alle Informationen sind jederzeit verfügbar.
  • Teams können Meeting-Zeiten reduzieren.
  • Zuständigkeiten sind klar festgelegt.
  • Abhängigkeiten und Engpässe werden deutlich.
  • Eine Statusübersicht ist jederzeit möglich.
  • Ressourcen und Kapazitäten lassen sich gleichmäßig verteilen.
  • Workflows sind klar definiert, vielleicht sogar automatisiert.
  • Die Kollaboration erfolgt virtuell, auch aus dem Home Office und an verschiedenen Standorten.
  • Projektbezogener Austausch geht schnell und einfach.
  • Auswertungen zeigen Verbesserungspotenzial.

Der Markt ist groß und die Palette reicht von der simplen Task Management Software über agile Tools bis zur komplexen Allround-Lösung mit zahlreichen Spezialfunktionen. So kann jedes Unternehmen die passende Software finden. Der Auswahlprozess braucht aber eine gewisse Zeit, denn viele Faktoren spielen dabei eine Rolle, zum Beispiel der Funktionsumfang, die Teamgröße, der Preis, die benötigte Komplexität und Aspekte wie Sicherheit und Support.

Zentrale Funktionen von Projektmanagement-Tools

Welche Features die Projektmanagement-Software haben soll, hängt natürlich von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens oder Teams ab. Während manchmal simple Grundfunktionen zur Projektplanung ausreichen, brauchen andere ein umfangreiches Paket, das auch Ressourcenplanung und agile Methoden einschließt.

Diese Features von Projektmanagement-Software sind wichtig

Projektplanung Dazu gehören Task Management für eine einfache Aufgabenverteilung, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Meilenstein-Tracking für den nötigen Überblick, Workflow Management für klare und automatisierte Arbeitsabläufe sowie personalisierbare Templates für einen leichteren Einstieg.
Kommunikation und Kollaboration Chat- oder Nachrichtenfunktion erleichtern die Abstimmung, mindestens eine Kommentarfunktion zu den Aufgaben sollte vorhanden sein. Manche Tools bieten sogar Foren oder Wikis für den Austausch. Auch die Kollaboration mit externen Nutzern und ein einfaches Filesharing sollten möglich sein.
Ressourcenplanung Gute Zeitplanung und komfortable Zeiterfassung sind wichtige Funktionen in diesem Bereich. Für viele Unternehmen sind aber auch Budgetmanagement und Kapazitätsplanung zentral, damit finanzielle und personelle Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden.
Agiles Projektmanagement Agile Teams legen Wert auf Funktionen wie Scrum und agile Reports. Vor allem im IT-Bereich ist ein Fehler-Tracking relevant.

Verschiedene Arten von Software

Ein Team auf der Suche nach dem richtigen Projektmanagement-Tool steht zunächst vor einigen Grundsatzentscheidungen. Es sollte für sich klären, ob es eine umfassende oder spezialisierte Software bevorzugt, ob es eher agile oder klassische Methoden nutzen möchte und ob es sich eine webbasierte Software wünscht oder selbst hosten will.

Allrounder oder Speziallösung

Einige Tools bieten die ganze Bandbreite des Projektmanagements, andere sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert. So ist zum Beispiel Slack in erster Linie eine Kommunikations- und Kollaborationssoftware, Confluence ein Wiki-Tool, Trello eine Kanban-Software und Airtable eine Tabellen-Software. Die passende Wahl richtet sich nach dem Bedarf des Unternehmens. Allrounder sind meist etwas komplexer in ihren Funktionen und benötigen mehr Einarbeitungszeit. Dafür sind sie aber auch umfassende Lösungen und können verschiedene andere Tools ersetzen.

Agil oder klassisch

Oft müssen Teams sich gar nicht komplett zwischen diesen beiden Ansätzen entscheiden, denn viele Tools haben einen hybriden Ansatz. Sie ermöglichen einerseits agile Methoden wie Kanban und Scrum, bieten andererseits aber auch eine klassische Ansicht wie das Gantt-Diagramm. Nur Teams mit einem starken agilen Fokus sollten sich besser für eine rein agile Software entscheiden.

Cloud oder On Premise

Mittlerweile handelt es sich bei einem großen Teil der Projektmanagement-Softwares um Cloud-Lösungen. Die webbasierten Tools erleichtern die Kollaboration in Echtzeit und sind ohne Installation schnell und von überall aus einsatzbereit. Dafür liegen die Daten aber auf den Server des Anbieters. Unternehmen, die sich mehr Kontrolle wünschen, können eine Software wählen, die sie selbst hosten können. Einige Tools sind in beiden Varianten verfügbar.

Effizientere Zusammenarbeit durch Projektmanagement-Tools

Preise für Projektmanagement-Programme

Häufig ist bei der Preisgestaltung das Freemium-Modell anzutreffen: Viele Anbieter stellen eine Basisversion der Projektmanagement-Software kostenlos zur Verfügung. Für Einzelnutzer und kleinere Teams mit wenig komplexen Projekten ist das manchmal schon ausreichend. Wer zusätzliche Funktionen benötigt, kann in der Regel ein Upgrade vornehmen und einen der kostenpflichtigen Tarife wählen. Unternehmen sollten sich vor der Entscheidung etwas Zeit nehmen und ihren Bedarf bestimmen. So vermeiden sie es, zu viel zu bezahlen oder aber sich bei ihrer Projektplanung schnell eingeschränkt zu sehen.

Diese Merkmale sind oft abhängig vom gewählten Tarif:

  • Funktionsumfang: je höher der Tarif, desto mehr Funktionen
  • Nutzerzahl: Preis oft pro Nutzer pro Monat oder in Paketen, die eine bestimmte Nutzerzahl umfassen
  • Projektanzahl: in günstigen Tarifen manchmal limitiert
  • Support: in höheren Tarifen häufig auch besserer und schnellerer Support, teilweise mit eigenem Customer Success Manager
  • Cloud-Version oder eigenes Hosting (On Premise): Anbieter mit beiden Varianten haben dafür in der Regel unterschiedliche Tarife

Viele Softwareanbieter integrieren auf ihrer Seite Rechner, mit denen Unternehmen den konkreten Preis für ihre Anforderungen ermitteln können. Gut zu wissen: Häufig gibt es bei jährlicher Zahlung einen Rabatt und der Preis ist mindestens 10-20 % niedriger als bei der monatlichen Variante. Bei vielen Tools gibt es eine Enterprise-Version für große Teams mit besonders umfangreichen Features und vielen Anpassungsmöglichkeiten. Für diese muss der Preis erfragt werden und steht nicht auf der Website. In den meisten Fällen gibt es auch eine kostenlose Testphase, in der ein Unternehmen herausfinden kann, ob das Tool alle Anforderungen erfüllt.

Welche Projektmanagement-Software ist die richtige?

Am Anfang des Entscheidungsprozesses steht eine Bestandsaufnahme. Neben der Nutzerzahl, dem Preis, der benötigten Projektzahl und den gewünschten Funktionen können noch weitere Anforderungen eine Rolle spielen. Wenn nur bestimmte Softwares diese erfüllen, erleichtert das die Auswahl. Zu den Aspekten können zum Beispiel gehören:

Sicherheit und Datenschutz

Gerade deutsche Unternehmen legen häufig besonderen Wert auf die Datenschutzbestimmungen. Schließlich sind sie unter anderem durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gegenüber ihren Kunden oder Geschäftspartnern verpflichtet, gewisse Anforderungen zu erfüllen. Und auch das Unternehmen selbst möchte natürlich verhindern, dass interne Daten in die falschen Hände geraten. 

Deshalb werden hierzulande oft Softwareanbieter bevorzugt, deren Serverstandorte in Deutschland oder zumindest innerhalb der EU liegen. Das kann übrigens auch bei Firmen der Fall sein, die ihren Sitz außerhalb Europas haben: Manche davon betreiben zusätzliche Rechenzentren in der EU, um auf die Bedürfnisse europäischer Kunden einzugehen. Eine weitere Möglichkeit ist die On-Premise-Variante, die einige Anbieter zusätzlich zur Cloud-Variante zur Verfügung stellen. Dabei hosten Unternehmen die Projektmanagement-Software selbst und haben so volle Kontrolle über ihre Daten. Das ist aber auch mit einem höheren technischen Aufwand und oft auch mit höheren Kosten verbunden.

Auch weitere Sicherheitsmaßnahmen spielen oft eine Rolle bei der Entscheidung, zum Beispiel die Verschlüsselung von Daten und die Häufigkeit von Back-ups, um einen Datenverlust zu vermeiden.

Integrationen und Apps

Gibt es im Unternehmen andere Tools, die für eine bessere Zusammenarbeit integrierbar sein sollten? Das kann zum Beispiel ein Bugtracker für das IT-Team oder ein Kommunikations-Tool wie Slack sein. Aber auch die Integration von Kalender oder E-Mail-Programm kann für viele Firmen wichtig sein. Außerdem lassen sich oft Funktionen, die der Software fehlen, durch Integrationen ausgleichen, zum Beispiel für die Zeiterfassung. Tools wie IFTTT und Zapier ermöglichen zahlreiche weitere Verknüpfungen je nach Bedarf, wenn sie mit der Software kompatibel sind. Auch hier ist also eine Bedarfsanalyse vor der Entscheidung wichtig.

Interface

Ein sehr wichtiger Faktor ist auch ein benutzerfreundliches und intuitiv zu bedienendes Interface. Es erleichtert nicht nur die Einarbeitung, sondern spart auch dauerhaft Zeit ein und erhöht die Motivation im Team. Vorsicht ist hier manchmal bei übersetzten Versionen englischsprachiger Projektmanagement-Tools geboten: Das Interface ist zum Teil inkonsistent übertragen, sodass sich englische und deutsche Begriffe mischen. Das kann zu Irritationen bei den Nutzern führen.

Mobile App

Wenn Mitarbeiter häufig unterwegs sind, ist eine mobile App zur Projektmanagement-Software im Grunde unverzichtbar. Damit können sich zum Beispiel Projektleiter vor dem Kundentermin noch einen Überblick über den Status verschaffen oder auf dem Rückweg die neuen Informationen mit dem Team teilen. Die allermeisten Tools bieten eine App an, allerdings ist der Funktionsumfang manchmal gegenüber der regulären Version eingeschränkt. Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiges Kriterium: Wird die mobile Variante schnell unübersichtlich, werden Mitarbeiter sie ungern nutzen.

Hilfe und Support

Bei einer neuen Projektmanagement-Software entstehen in der Einarbeitungszeit naturgemäß Fragen und auch im weiteren Verlauf können gerade bei komplexen Projekten immer wieder Probleme auftreten. Der gewählte Anbieter sollte deshalb einen übersichtlichen Hilfebereich zur Verfügung stellen, in dem sich viele Fragen direkt klären lassen. Je nach den sprachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter sollte er auch auf Deutsch existieren.

Auch der direkte Support ist ein wichtiger Faktor: Ist er bei Bedarf schnell verfügbar oder müssen Mitarbeiter ein Ticket erstellen, auf das sie vielleicht tagelang keine Antwort erhalten? Besser ist ein Chat oder sogar ein telefonischer Support - idealerweise auch auf Deutsch. Oft ist der Servicelevel abhängig vom gewählten Tarif, es lohnt sich also ein genauer Blick auf die Gestaltung.

In 5 Schritten zum passenden Projektmanagement-Tool

Ein so elementares Werkzeug wie eine Projektmanagement-Software will sorgfältig ausgewählt werden. Der Aufwand lohnt sich aber, denn eine falsche Softwareauswahl sorgt für Frustration und unnötige Mehrarbeit. Diese Schritte bringen Teams zum richtigen Tool:

  • Bedarf analysieren: Im ersten Schritt klären Unternehmen, welche Anforderungen sie an eine Projektmanagement-Software haben. Das sollte nicht der Chef allein festlegen. Auch die Mitarbeiter, die im Alltag mit dem Tool arbeiten werden, sollten ihre Wünsche einbringen können.
  • Auswahl eingrenzen: Dieser Anforderungskatalog ist eine gute Basis, um eine Auswahl von Anwendungen zu treffen, die diese Kriterien erfüllen. Dabei hilft ein Vergleich von Projektmanagement-Softwares mit detaillierten Bewertungen. Der Fokus sollte dabei sowohl auf den Funktionen als auch auf anderen Aspekten wie Sicherheit, Interface und Support liegen.
  • Tools testen: Die drei bis fünf Softwares, die besonders vielversprechend erscheinen, sollten getestet werden. Dabei hilft ein repräsentatives Testprojekt, das so auch im Unternehmen ablaufen könnte. Dieser Schritt kann aber auch wegfallen, wenn bereits eine Anwendung der klare Favorit ist.
  • Entscheidung treffen: Das Tool, das im Test am meisten überzeugen kann, wird die neue Projektmanagement-Software. Es fehlt nur noch die Entscheidung für den passenden Tarif, die gewünschte Zahlungsweise und die benötigte Nutzerzahl. Denn vielleicht brauchen nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf das Tool.
  • Software einführen: Ein neues Tool ist für manche Mitarbeiter eine Herausforderung, weil es meist neue Prozesse mit sich bringt und sich manche Gewohnheiten ändern müssen. Eine klare Vorteilskommunikation und ein gutes Onboarding sorgen von Anfang an für Akzeptanz in den Teams.

FAQ

Eine Projektmanagement-Software erleichtert den Alltag von Projektteams deutlich. Die Zusammenarbeit wird effizienter, Informationen sind immer verfügbar, Aufgaben werden klar verteilt und der Projektstatus ist immer ersichtlich.
Die Frage nach dem besten Projektmanagement-Tool lässt sich nicht pauschal beantworten, denn es kommt auf die jeweiligen Bedürfnisse an. Asana und Trello sind zum Beispiel für einfaches Projektmanagement beliebt. Dagegen bieten Zenkit, Bitrix24, monday.com, Wrike oder MeisterTask umfangreiche Allround-Lösungen.
Es gibt kostenlose Projektmanagement-Software. Oft sind das Basisversionen von Tools, die im Funktionsumfang eingeschränkt sind. Für kleine Teams mit einfachen Projekten können sie aber schon ausreichend sein.
Das Task Management ist eine wichtige Grundfunktion: Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren und ihren Status verfolgen. Sinnvolle Ansichten sind Kanban-Boards und Gantt-Diagramme. Außerdem sollte eine Projektmanagement-Software Möglichkeiten zum Austausch bieten, zum Beispiel durch eine Chat-Funktion oder zumindest über Kommentare. Für die Ressourcenplanung sind Zeiterfassung, Budgetmanagement und Kapazitätsplanung interessant. Und agile Teams benötigen Funktionen für Scrum oder Fehler-Tracking.