Beste Content-Management-Systeme

Ihre Suche nach dem besten Content-Management-System beginnt hier. Vergleichen Sie Funktionen, Fakten und Zahlen mit den Testberichten unserer Experten. So finden Sie das beste Content-Management-System für Ihr Unternehmen.

Was ist ein Content-Management-System?

Ein Content-Management-System (englisch für Inhaltsverwaltungssystem), auch CMS genannt, ist ein Redaktionssystem, mit dem Nutzer Inhalte ihrer Website verwalten. Die Software dient zur Erstellung, Bearbeitung sowie zur Organisation und Darstellung von Web Content. Inhalte können Text oder Multimedia-Dateien sein.

Inhalte effizient managen

Ein präziserer Begriff für CMS ist Web-Content-Management-System (WCMS) und wird für ein System verwendet, das zum Erstellen einer Website dient. Im Gegensatz dazu steht das Desktop-CMS, das Autoren offline und auf dem lokalen Rechner bedienen. Dateien laden sie im Anschluss auf den Webserver hoch. 

Im Laufe der Zeit hat sich die Nutzung von Content-Management-Systemen etwas gewandelt. Während sie in ihren Anfängen zur reinen Website-Erstellung benutzt wurden, helfen sie heute auch dabei, Blogs oder Onlineshops zu verwalten.

Ein Autor oder Redakteur kann das System meist ohne Programmierkenntnisse bedienen, da das Interface in den meisten Systemen grafisch ist. Redaktioneller Inhalt und Layout sind im CMS getrennt und können unabhängig voneinander verändert werden. Das System besteht aus drei Anwendungsmodulen: Im Redaktionssystem lassen sich Inhalte verwalten, im Content Repository findet die Speicherung dieser statt und das Publishing System ist für die Ausgabe im Internet zuständig. 

Eine klassische Datenbank wie MySQL oder PostgreSQL wird meist vom CMS unterstützt und speichert die Inhalte. Weiterhin gibt es Flat-File-Content-Management-Systeme, die Inhalte in Dateien speichern. CMS-Programme sind in den meisten Fällen plattformunabhängig und wird in allen gängigen Skriptsprachen wie PHP, Python oder Perl geschrieben sowie von gängigen Webservern unterstützt. Systeme gibt es sowohl in Bezahlverisonen als auch als Open-Source-Systeme.  

Anwendungsfelder von CMS Software

Generell lassen sich Content-Management-Systeme in drei Anwendungsfelder unterteilen: 

  • Web Content Publishing: Hier liegt der Fokus auf der Inhaltserstellung für eine Website. Mehrere Redakteure greifen aus das Backend zu, pflegen Texte oder Multimedia-Dateien ein und veröffentlichen diese. 
  • Blog Publishing und News: Das Blogging steht im Mittelpunkt. Ein Autor möchte seine Inhalte möglichst unkompliziert publizieren und in Interaktion mit seinen Lesern treten. Kommentarfunktion und Kopplung zu Social Media sind besonders wichtig.
  • Social Publishing und Communities: Hier soll eine Austauschplattform für einen großen Nutzerkreis aufgebaut werden. Content wird nicht nur vom Redakteur, sondern auch von der Community erstellt. Dies erfordert einen besonderen Funktionsumfang.

CMS Tools: Auswahlkriterien und Funktionen 

Vor der Auswahl eines CMS Tools steht die Frage, wie das CMS dabei helfen soll, Unternehmensziele zu erreichen. Dadurch lassen sich einfach Kriterien aufstellen, die das System erfüllen soll. Die folgenden Punkte sollen einen Anstoß liefern, was ein gutes CMS ausmacht. Nutzer können selbstverständlich selbst bewerten, ob sie für ihr Ziel notwendig sind:

Sicherheit

Leider werden häufig Sicherheitslücken von Content-Management-Systemen aufgedeckt, weil sie durch die vielen Funktionen und die damit zusammenhängende Komplexität angreifbar sind. Bei der Auswahl der richtigen CMS Software sollten sich die Kunden folglich über die Sicherheit der Systeme informieren. Unverzichtbar sind eine Single-Sign-On-Funktion (SSO) und SSL-Verschlüsselung.

Open Source

Es gibt zwar Open-Source-Lösungen im CMS-Bereich, doch sollten sich die Nutzer im Klaren darüber sein, dass diese mit einigen Nachteilen behaftet sind. Support, Garantien und Rechtssicherheit sind bei Open-Source-Systemen oftmals nicht ausreichend gegeben. Die Quellcode-Qualität ist zudem nicht in allen Fällen den Ansprüchen genügend. Auch sind vermeintlich kostenfreie Lösungen nicht immer wirklich gratis, da im späteren Verlauf Kosten für Wartung oder interne Ressourcen zur Weiterentwicklung anfallen können. 

Kompatibilität mit anderen Systemen

Ein CMS funktioniert fast nie isoliert. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl auf die Kompatibilität mit anderer Software zu achten. Das CMS sollte Schnittstellen aufweisen, um beispielsweise CRM, Analyse-Tools oder Marketing Automation zu integrieren. Möchte der Autor alte Inhalte ins CMS importieren, sollte das CMS eine Möglichkeit zur effizienten Migration bieten. 

Responsive Design

Benutzerfreundlichkeit ist das A und O erfolgreicher Websites. Die Darstellung muss daher nicht nur für einen Desktop-PC optimiert sein, sondern auch für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. 

Mehrfachnutzung

Da Kanäle und Geräte vielfältig sein können, sollte der Redakteur seine Inhalte wiederverwenden oder weiterverarbeiten können. Eine Option für Verbreitung über Newsletter, Social Media oder Vertriebskanäle ist daher eine gute CMS-Funktion.

Usability

Online-Redakteure stellen Anforderungen an das System: Sie arbeiten die meiste Zeit damit und sollten durch eine intuitive Benutzeroberfläche unterstützt werden.

Branchen-Know-how

Manche CMS-Software-Anbieter sind auf einen bestimmten Geschäftsbereich spezialisiert. Findet der Kunde einen Experten für seine Branche, kann es lohnenswert sein, ihn in die Auswahl mit einzubeziehen. 

Support

Wer innerhalb seines Unternehmens keinen CMS-Experten hat, sollte sich das Support-Angebot von CMS-Anbietern ansehen. Tauchen nach der Implementierung Fragen zum Beispiel zum Thema Weiterentwicklung oder Anpassung auf, ist ein guter Support wichtig. 

Wachstumsmöglichkeiten

Ein CMS sollte Skalierung ermöglichen. Das beinhaltet zum einen, dass das CMS mit erhöhtem Website-Zugriff fertig wird, und zum anderen, dass es die Möglichkeit bietet, dass mehrere Autoren die Inhaltspflege übernehmen können und dabei unterschiedliche Rollen einnehmen (Administratoren und Autoren haben ggf. unterschiedliche Zugriffsrechte).

Shopfunktion

Ein Onlineshop lässt sich nicht nur mit eigens dafür entwickelter Software erstellen, sondern kann auch Bestandteil in Form von Plugins eines bestehenden CMS sein. Es kann also Sinn machen, die Shop-Funktion eines Content-Management-Systems unter die Lupe zu nehmen, um damit den E-Commerce zu regeln. Zu interessanten Features gehören Produkt- und Kundenmanagement, aber auch Schaufenster und Shoppable Content. 

Vor dem abschließenden Kauf sollten Redakteure die ausgewählte Software testen und die wichtigsten Tätigkeiten einmal durchführen und Feedback bereitstellen. Es kann lohnenswert sein, die technischen Parameter genau anzusehen, um sich nicht von einem schicken Design blenden zu lassen. 

Wichtige Funktionen von CMS Software 

Umfangreiche CMS Software bietet eine nahezu unüberschaubare Anzahl an Features. Die Wichtigsten werden hier aufgelistet und erläutert:

Berechtigung und Veröffentlichung

Damit die Redakteure Änderungen im CMS nachvollziehen können, werden ihnen mithilfe eines Berechtigungskonzeptes Nutzerrollen zugewiesen. So können zum Beispiel in einem hierarchischen Konzept bestimmte Redakteure Artikel anlegen; zur Publikation muss aber ein Administrator die Inhalte freischalten. Praktisch sind in diesem Zusammenhang E-Mail-Benachrichtigungen, die Updates an Verantwortliche senden, wenn Inhalte geändert wurden.

Bei einem vertikalen Konzept haben Redakteure nur Zugriff auf bestimmte Bereiche wie zum Beispiel eine Abteilung des Unternehmens. Oft bieten CMS eine Funktion zur zeitgesteuerten Veröffentlichung, durch die Inhalte vorbereitet und die Veröffentlichung terminiert werden können. 

Editor

Redakteure erstellen und bearbeiten ihre Inhalte im CMS mit einem Textverarbeitungsmodul, einem Editor. Dieses wird entweder im Backend angeboten oder der Autor arbeitet direkt in der Darstellung. Ein Texteditor zeigt entweder eine einfache Ausgangssprache oder einen HTML-Text. Nachteilig am Texteditor ist, dass die Endversion nur durch eine Vorschaufunktion einsehbar ist. 

Die Direktdarstellung erfolgt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) und wird auch Inline-Editor genannt. Das CMS ist so ausgelegt, dass der Autor Änderungen direkt auf der Seite vornimmt: Textblöcke sind sichtbar und können editiert werden und Bilder lassen sich per Drag&Drop platzieren. Die Bedienung wird dadurch intuitiv, zeitsparend und flexibel. 

Vorschau

Wichtig beim Erstellen von Websites ist die Vorschaufunktion im CMS. Wer einen WYSIWYG-Editor nutzt, benötigt diese Funktion nicht, da der Editor die Endversion der Seite bereits ausgibt. Andere Editoren hingegen bilden eine Vorschau nur ab, wenn der Seitenentwurf gespeichert wurde und der Autor den Vorschau-Button klickt. Ein nützliches Feature, das einige CMS bieten, ist die „Permanente Vorschau“. Das Vorschaufenster aktualisiert sich dabei automatisch und muss nicht immer wieder neu geöffnet werden. 

Internationalisierung

Möchte ein Unternehmen seine Website in verschiedenen Sprachen anbieten, bietet Content Management Software Möglichkeiten, verschiedene Sprachversionen anzulegen oder unterschiedliche Währungen und Preise anzuzeigen.

Plugins und Integrationen

Externe Datenquellen wie Kalender oder Karten werden über Programmierschnittstellen (API) integriert. Plugins, auch Extensions genannt, bieten eine Reihe von Extrafunktionen wie SEO-Optimierung, Erstellung von Kontaktformularen, Fotogalerien oder Automatisierungen. Viele Anbieter haben ein riesiges Sortiment an gratis Plugins. Bei aufwändigeren Funktionen sind sie für einen Aufpreis nutzbar.

Nutzerinteraktion

Nutzer agieren oft gern mit einer Website. Um die Voraussetzungen dafür zu schaffen, bieten CMS-Programme die Implementierung von Kommentar- und Bewertungsfunktionen sowie Foren, Communities, Likes oder die Share-Funktion für Social Media. Dies kann die Reichweite der Website massiv steigern und sollte nicht unterschätzt werden. 

Weitere CMS-Features zur Arbeitserleichterung: 

  • Verwalten von verschiedenen Versionen einer Webseite
  • semantisches Ordnen von Inhalten oder Gruppierung zu Kategorien
  • Export- und Importfunktionen der Inhalte in andere Umgebungen
  • Anzeige und Zugriff auf Metainformationen wie Veröffentlichkeitsdatum, Autor, Inhaltsverzeichnis 
  • Funktionen zum Abruf von Metriken und Analysen 
  • Bündelung unterschiedlicher Kanäle und Kampagnen 
  • SEO-Funktionen 

Kosten von CMS Software 

CMS Software gibt es in kostenlosen sowie kostenpflichtigen Varianten. Kostenlose Open-Source CMS Varianten Punkten mit ihrer großen Community und den damit Verbundenen Erfahrungen. Die Anbieter sind seit Jahren etabliert und bieten eine umfassenden Funktionbbandbreite und offenen Quellcode. Doch sollten Interessenten bedenken, dass selbst bei kostenfreien CMS Kosten bei der Installation oder Support durch dritte Dienstleister entstehen können.

Fällt die Entscheidung auf ein kostenpflichtiges CMS, sollten sich die Software-Kunden einen Überblick verschaffen, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt anfallen. 

  1. Einmalige Kosten: Einmalige Kosten decken die Entwicklung und die Implementierung der Website. Hinzu kommen eventuelle Ausgaben für benötigte Lizenzen, die technische Infrastruktur oder den Webspace. Implementierungskosten beginnen meist bei 500 € und beinhalten grafische Arbeiten, Umsetzung von Designvorlagen, die Installation des Systems auf entsprechendem Server sowie Beratung und Schulung des CMS-Anbieters.
  2. Regelmäßige Kosten: Unter diesen Punkt fallen laufende Kosten wie eventuelle Lizenz- und Hostinggebühren und Instandhaltung. Plugins sind häufig nicht durch eine Einmalzahlung erhältlich, sondern müssen jährlich bezahlt werden.
  3. Erweiterungskosten: Möchte der Kunde die Website erweitern, fallen Projektkosten an. Rundum-Pakete, die Erweiterungen automatisch decken, gibt es im Bereich CMS-Software sehr selten. Weiterentwicklung für viele Sprachen, neue Funktionen oder individuelle Anpassungen kann fünfstellige Beträge kosten. 

Kunden sollten sich ebenfalls überlegen, ob sie in ihrem Unternehmen oder in ihrer Organisation die Ressourcen dafür haben, ein Content-Management-System zu etablieren und instand zu halten. Ist beispielsweise nicht das nötige Know-How vorhanden oder gibt es nicht genug Experten, kann es sinnvoll sein, eine Webagentur einzubeziehen, die sich um die Einführung und Entwicklung der CMS-Software kümmert. Kosten dafür variieren stark und sind abhängig vom gewählten Service.