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Die 17 besten Kundenverwaltungsprogramme 2020

Ihre Suche nach dem besten Kundenverwaltungsprogramm beginnt hier. Vergleichen Sie Funktionen, Fakten und Zahlen mit den Testberichten unserer Experten. So finden Sie das beste Kundenverwaltungsprogramm für Ihr Unternehmen.

Was ist ein Kundenverwaltungsprogramm?

Ein Kundenverwaltungsprogramm hilft Unternehmen jeder Größe dabei, Kundendaten strukturiert zu erfassen, zu dokumentieren und stetig zu aktualisieren. Kunden werden in der jeweiligen Software in einer digitalen Akte erfasst. Festgehaltene Daten umfassen Stammdaten wie Name, Telefonnummer und Adresse oder Kommunikationsdaten wie E-Mails, Anrufprotokolle und Angebote. Die Akte soll die Kundenhistorie wiedergeben, damit jeder Mitarbeiter, der mit dem Kunden in Kontakt tritt, genauestens informiert ist. Auch können sie Auskunft über Abschlüsse und nächste Aktionen, Anhänge, geschlossene und offene Aktivitäten, Angebote, Aufträge und mehr geben.

Kundendaten strukturiert erfassen

Mit steigender Kundenzahl kann es für den Nutzer der Software interessant sein, die Kunden zu selektieren, wenn er zum Beispiel nur ein bestimmtes Segment in seiner E-Mail-Kommunikation ansprechen möchte. Hierfür sollten Filtermöglichkeiten beispielsweise nach Postleitzahl, Branche oder Umsatz vorhanden sein. Ebenfalls hilfreich kann eine Statistikfunktion sein, die einen Überblick über Kundendaten gibt. Auch hier lassen sich dann nach Filterkriterien Statistiken erstellen. In manchen Softwares lassen sich Kontakte mithilfe von Stichwort-Tagging segmentieren.

Für Unternehmen, die bereits über Kundendaten in einem lokalen Speicherort verfügen oder von einem anderen System wechseln wollen, ist es wichtig, dass die Kundenmanagement-Software über eine gute Importfunktion verfügt. Verschiedene Dateiformate wie .xlsx, .xlx, oder .csv sollten unterstützt werden. Damit die Daten gut strukturiert und sinnig in der Kundendatenbank abgelegt werden können, ist es häufig notwendig, dass Nutzer die Spalten aus ihrer lokalen Datei mit dem System mappen. 

Worin liegt der Unterschied zu einem CRM-System?

Oft werden die Begriffe Kontaktverwaltungs-Software und CRM-System synonym verwendet, ein CRM-System umfasst allerdings sehr viel mehr Funktionen. Folgende Funktionen enthalten die meisten CRM-Programme zusätzlich:

  • Analyse- und Reportingfunktionen
  • Lead Management und Umsatzprognosen
  • Verkaufs-Pipelines
  • Sales Force Automation Software
  • Anzeigen-Software
  • VoIP Software
  • Terminverwaltung und Kalendersynchronisation

Generell lässt sich sagen, dass eine Software zur Kundenverwaltung ein Bestandteil eines CRM-Systems ist. Denn wer Kontakte hat, möchte auch mit ihnen interagieren, Analysen aus den jeweiligen Daten erstellen oder Prognosen berechnen. Eine gute Kundendatenbank ist also der Grundstein für alle weiteren umfassenderen Funktionen eines CRM-Programms. 

Was macht eine gute Kontaktverwaltungs-Software aus?

Neben der bereits erwähnten Segmentierung und einfachen Importmöglichkeiten kann es für Nutzer auch von Vorteil sein, wenn der Zugriff auf die Kontakte rollenbasiert möglich ist. So haben Teamleiter und Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrecht auf beispielsweise Statistiken zur Performance oder zum Umsatz. Bei einigen CRM-Systemen enthalten die Kontaktkarten dynamische Informationen wie den Deal-Status. Hier ist es also wichtig, dass die Software Automatisierungsfunktionen enthält, damit die Informationen immer aktuell bleiben.

Kontaktdaten sind in den meisten Softwares in zwei bis drei Datenbanken eingeteilt: Kontakte, Leads und Kunden oder lediglich Kontakte und Kunden. Inhalte präsentieren sich oft als Liste oder Kanban-Board, in wenigen Fällen auch in Leinwandansicht. Wichtig ist auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit, um den Umgang mit dem System so intuitiv wie möglich zu gestalten. Dazu gehört auch, dass die Daten “sauber” sind. Hilfreiche Funktionen dafür sind Dublettenchecks, die doppelte Datensätze bereinigen, oder intelligente Funktionen, die Daten mit frei verfügbaren Informationen anreichern.

Für größere Unternehmen mit sehr vielen Kontakten kann es sich lohnen, eine Kundenverwaltungssoftware zu wählen, die sich individualisieren und den Anforderungen anpassen lässt. Das bedeutet, dass sich Benutzeroberflächen zuschneiden und Eingabefelder hinzufügen oder entfernen lassen. Unternehmen können Drag&Drop-Felder hinzufügen oder Anbindungen an E-Mail-Programme einfügen, damit die Nutzer direkt aus den Kontaktkarten heraus E-Mails senden können.